حساب رایان پارس

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان، از جمله کلیدی ترین تصمیمات کسب و کار محسوب می‌شود. این راهنما ، اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری در این خصوص فراهم می سازد. بسیاری از سازمان‌ها برای مدت طولانی از سیستم‌ های سنتی فعلی حسابداری خود بهره می برند. واضح است چیزی که برای مدت مدیدی استفاده شود به عادت تبدیل خواهد شد و جدا شدن از آن و پوست اندازی کاری بس دشوار خواهد شد.

به‌علاوه برای تغییر سیستم و یادگیری سیستم جدید ، نیاز به صرف هزینه و زمان زیادی خواهد بود. سیستم جدید برای اینکه پاسخگوی نیازهای کسب و کار باشد باید با فعالیت های فعلی کسب و کار هماهنگ بوده و با نوآوری های فناوری سازگار باشد. به عبارت دیگر، در حالت ایده آل، ما نیازمند نرم افزاری هستیم که ساده و هوشمند بوده و به راحتی با اقداماتی که پیشتر در کسب و کار انجام می پذیرفت سازگار باشد.

منافع حاصل از یک سیستم حسابداری خوب

یک نرم افزار حسابداری که به طور صحیح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زیادی را برای سازمان حاصل نماید، که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• قابلیت‌های بهتر در تصمیم گیری
• بهبود جریان نقدینگی:یکپارچه سازی صورت حساب‌ها، موجودی انبار، حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختنی این امکان را برای مدیران و کارشناسان مربوطه فرآهم می سازد تا نقدینگی ارزشمند شرکت را به سادگی و بطور کارا مدیریت نمایند.
• اطلاعات صحیح تر:با دراختیار داشتن نرم افزار کاملا یکپارچه حسابداری، نه تنها دارای اطلاعات بیشتر خواهیم بود بلکه از اطلاعات صحیح تری هم برخوردار خواهیم شد.
• کنترل بیشتر اطلاعات:نرم افزار یکپارچه حسابداری امکان دسترسی به اطلاعات مهم مالی را در زمان مورد نیاز فراهم می سازد.
• مبنایی برای رشد و توسعه:نرم افزار حسابداری مناسب، با رشد و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه سازمانی، چه افزایش تعداد بخش ها و دپارتمان‌ها و چه افزای تعداد کاربران) نیز قادر است خود را سازگار نماید.

به‌طور کلی در مسیر انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش های فراوانی وجود دارد. اما از سوی دیگر به واسطه نصب و راه‌اندازی این نرم افزار، فرصت های فراوانی برای سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال می توان کنترل بیشتری بر امور مالی سازمان داشت، تصمیمات بهتری اتخاذ کرد و جریان نقدینگی را بهبود بخشید.

در ادامه این مطالعه شش گام ذیل را برای انتخاب موفقیت آمیز نرم افزار حسابداری تشریح می نماییم:

• درگیر ساختن افراد شایسته و کاردان
• تعریف چالش‌ها
• تخصیص مدیر پروژه به فرآیند
• ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی
• انتخاب یکی از فروشندگان نرم افزار
• اجرای سیستم، از طریق توسعه برنامه آموزشی و برنامه اجرایی فاز 1

در اصل نرم افزار حسابداری، اطلاعاتی را فراهم می سازد که برای اغلب بخش های سازمان قابل استفاده و بهره برداری است. بخاطر همین است که انتخاب نرم افزار جدید نباید صرفا به دپارتمان یا مدیر خاصی محول گردد. بلکه گروه های میان وظیفه ای در سازمان (که متشکل از افراد متخصصی از دپارتمان‌های گوناگون هستند) هستند که وظیفه انتخاب، اجرا و بهره برداری از این نرم افزار را بر عهده دارند.

در فرآیند انتخاب نرم افزار حسابداری خوب برای سازمان‌ها و کسب و کارها، افراد زیر باید حضور داشته باشند:

1. کاربران سیستم
2. مدیران سیستم
3. مشتریان سیستم
4. تصمیم گیران و امضاء کنندگان نهایی سیستم
5. کارکنان سیستم‌های اطلاعاتی

2) تعریف چالش‌ ها

شناخت توانمندی‌ ها و نقاط ضعف اطلاعات مالی کسب و کار برای انتخاب راه حل نرم‌افزاری مناسب حسابداری، ضروری است. هرچه فرد با چالش های کسب و کاری که توسط این نرم افزار قابل حل است، بیشتر آشنا باشد، تصمیمات آگاهانه تری می تواند در مسیر انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نماید.

سوالاتی که در این میان پیش می‌آید به شرح ذیل است:

1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هایی را از سوی سیستم حسابداری خود تجربه می‌کند ؟ برای پاسخ به این سوال لازم است در وهله نخست، فهرستی از چالش‌هایی که سازمان در حال حاضر مواجه است، تهیه شود. سپس بایستی فهرست دومی متشکل از کارهایی که باید انجام بگیرد اما سیستم فعلی قادر به انجام آن نیست، تهیه شود. این اطلاعات، فهرست اصلی نیازمندی‌ها را تشکیل خواهد داد و هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری جدید، قابل استفاده می باشند.
2) با اجرای نرم افزار جدید حسابداری چه مقداری برای TCO و TVO پیش بینی می کنید ؟ فضای فعلی و جدید کسب و کار ایجاب می کند که سازمان‌ها بر هزینه های مربوط به سرمایه‌گذاری های فناوری خود تاکید و دقت نظر نمایند. برای این منظور لازم است به محض آنکه بررسی راه حل‌های نرم‌افزار حسابداری را آغاز می نماییم، مقدار هزینه کل مالکیت (TCO) و ارزش کل مالکیت (TVO) را برآورد کنیم. TCO، برآوردی مالی برای کمک به ارزیابی هزینه های مستقیم و غیرمستقیم نرم افزار انتخابی است. در مقابل، TVO بر درک اینکه چطور سیستم می تواند بر سازمان اثرگذاشته و آن را جهت دستیابی به اهداف راهبردی کمک نماید.

اکثر سازمان‌ها، کسب و کارشان را به ترتیب زیر مکانیزه می کنند:

• پردازش کلمه و صفحه گسترده
• دفتر کل (معین عام)
• صدور صورتحساب / حساب‌ های دریافتنی
• حساب‌ های پرداختنی
• موجودی انبار
• سفارش فروش
• سفارش خرید
• لیست حقوق / منابع انسانی
• هزینه شغل / تولید
• گزارش های متعارف مدیریتی

سایر سوالاتی که می بایست پرسیده شوند به شرح ذیل است:
3- مزایای سیستم و فرآیندهای فعلی سازمان چیست ؟
4- برای تصمیم گیری راهبردی به چه داده ها و اطلاعاتی نیاز است ؟
5- برای پیش‌بینی و کنترل جریان نقدینگی سازمان به چه چیزهایی نیاز است ؟
6- برای مدیریت دارایی های به چه اطلاعاتی نیاز است ؟
7- برای رشد و توسعه سازمان، چه چیزهایی باید مکانیزه شود ؟
8- چقدر می بایست انعطاف‌ پذیر بود ؟

3) انتخاب یک مشاور معتمد و یک مدیر پروژه

این امکان وجود دارد که در بین کارکنان سازمان، افراد شایسته و متخصصی باشند که قادر به اجرای موفقیت آمیز سیستم حسابداری هستند. اما امکان اینکه افراد متخصص و زمان کافی جهت تحلیل، خرید، نصب و راه‌اندازی و نگهداری این سیستم وجود نداشته باشد، بیشتر است. در این میان یک مشاور شایسته و معتمد می تواند بطور قابل توجهی کمک کند. مشاوران، متخصصانی هستند که دارای دانش و تجربه کافی در فرآیندهای خرید و اجرای این سیستم ها هستند. به منظور یافتن یک مشاور متعهد و شایسته برای خرید و اجرای نرم افزار جدید حسابداری راهکارهای خاصی وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می شود:
درخواست از دپارتمان سیستم‌های اطلاعاتی برای ارایه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
درخواست از همکاران برای اعمال نقطه نظرات خود در این خصوص
شرکت در سمینار یا برنامه‌های تجاری صنعتی
مرور نشریات حسابداری
گفتگو با شرکای تجاری بویژه افراد فعال در صنعت مربوطه


برای یافتن مشاور یا تامین کننده اصلح نرم افزار حسابداری می بایست پرسش‌های زیر را مطرح ساخت:
آیا این تامین کننده دارای سوابق اجرایی بوده و بک گراند کاریش به چه صورت است ؟
آیا این مشاور، پکیج کاملی از خدمات ارایه می نماید ؟
آیا این تامین کننده به نقطه نظرات ما توجه می کند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد ؟
آیا این تامین کننده ارتباط شفافی با ما خواهد داشت ؟
آیا فکر می کنید قادر به همکاری با این تامین کننده هستید ؟

4) ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی

زمانی که تامین کننده یا مشاوری برای همکاری برگزیده می شود، بررسی کارکردهای خاص نرم‌افزاری زمان زیادی را می گیرد. در ادامه به موردی اشاره خواهد شد که اغلب شرکت‌های ارایه دهنده نرم افزارهای حسابداری آن را مطرح نمی کنند. این موضوع عبارت است از اینکه " اکثر برنامه های کاربردی اساسا وظایف و کارکردهای مشابهی دارند اما ماهیتا روش انجام کار در آنها با یکدیگر تفاوت دارد ".
در ادامه به برخی از نکات کلیدی در هنگام بررسی راهکارهای گوناگون نرم افزار حسابداری اشاره می شود.

• شرکت:چقدر با شرکتی که از آن نرم افزار را تهیه می کنید آشنا هستید و از سوابث اجرایی آن باخبر هستید ؟
• مقیاس پذیری نرم افزار:یعنی آن نرم افزار چقدر قادر است با رشد و توسعه سازمان سازگار باشد؟
• استقرار سیستم براساس نیاز یا فرضیات اولیه مشتریان:تا بحال، سازمان‌ها مجبور بودند نخست مجوز نرم افزار را تهیه، رایانه هایی را خریداری و برنامه های کاربردی را بر روی آن نصب و اجرا می کردند. با پیشرفت فناوری‌های شبکه ای و دسترسی گسترده به فضای اینترنت، روش های جدیدی پدیدار شده است. امروزه به منظور ارزیابی نرم افزار باید به این سوال پاسخ داد که آیا اجرای راه حل های نرم افزاری باید براساس نیاز مشتری باشد یا براساس پیش فرض‌های آنها.
• سرعت نصب و راه اندازی:یکی از تعهدات فروشنده نرم افزار حسابداری، نصب و راه اندازی این سیستم برای مشتری (سازمان) می باشد. حال نکته ای که در این خلال حایز اهمیت جلوه می نماید، این است که کارایی و سرعت نصب و راه‌اندازی این نرم افزار جدید چقدر است. بطور کلی هرچه زمان بیشتری صرف نصب و راه اندازی این نرم افزار شود، هزینه بیشتری به سازمان تحمیل خواهد شد.
• سهولت استفاده:به‌طور کلی، کسب و کار و به طور اخص حسابداری، می تواند پیچیده باشد. لذا سازمان‌ها نیازمند راه‌حل های حسابداری هستند که ساده، منطقی بوده و راحت قابل یادگیری و استفاده باشند.
• روشن شدن زوایای مواردی که ممکن است نادیده انگاشته شود:از تامین کنندگان درخواست شود که دقیقا بخش های مختلف نرم افزار را برای سازمان تشریح کرده و مشخص نماید که هریک از کارکردهای (فانکشن‌ های) اختیاری، چه هزینه ای را به سازمان تحمیل می‌نماید.
• ظرفیت:مشخص شود که آیا در نرم افزار، محدودیت‌های فنی (مثلا: در حداکثر تعداد مشتریان، فروشندگان، آیتم‌های موجودی و ...) برای هندل کردن وجود دارد؟
• قابلیت‌ های گزارش گیری:آیا نرم افزار جدید قابلیت ارایه گزارش‌های مورد نیاز سازمان را دارد؟
• سهولت ورود داده‌ها:مشخص شود که آیا اطلاعات به راحتی و به سرعت قابل ورود و ویرایش در سیستم هست یا خیر؟
• معتبرسازی داده‌ها:مشخص شود که سیستم انتخاب شده چقدر قادر به شناسایی و رفع اشتباهات داده های ورودی است؟
• رسیدگی به خطاها:مشخص شود که سیستم چقدر قادر به ممانعت از بروز تراکنش‌های ناموفق بوده و چقدر از حذف داده ها و اطلاعات کلیدی در سیستم از سوی کاربران جلوگیری می شود.
• امنیت:میزان حفاظت از گزارش‌ها و وظایف حساس از طریق پسوردها (گذرواژه‌ها) به‌طور مستقیم وابسته به میزان امنیت در برنامه است. لذا باید مشخص شود سیستم جدید از این بعد در چه وضعیتی قرار دارد.

5) انتخاب فروشنده نرم افزار

پس از شناخت قابلیت‌های گوناگون نرم افزار حسابداری حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردی را که می بایست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشریح می‌شود.

• تعداد نمایندگی ها و دفاتر فروش سازمان فروشنده: که هرچه بیشتر باشد بیانگر استقبال از آن فروشنده خواهد بود.
• به‌روزرسانی مستمر نرم افزار: تامین کننده خوب نرم افزار حسابداری، تامین کننده ای است که نرم افزار را بطور مستمر بروزرسانی نموده و ایرادات و باگ های نرم افزار را بطور دائم اصلاح و رفع می کند.
• مسیر تکامل و ارایه نسخه های جدید نرم افزار (Upgrade): شرکت خوب تامین کننده نرم افزار، شرکتی است که سرمایه گذاری هنگفتی بر مهندسی و توسعه طرح های جدید محصول خود نموده و آن را بطور منظم بهبود بخشد.
• تیم پشتیبانی فنی خوب: شرکت ارایه دهنده نرم افزار باید بطور مستمر و متعهدانه، پس از فروش نرم افزار، اقدامات پشتیبانی از نرم افزار را به خوبی انجام داده و پاسخگوی سوالات و مشکلات سازمان و کاربران باشد.

6) اجرای سیستم

زمانی که فروشنده و نرم‌افزار موردنظر انتخاب و خریداری شد، حال موقع نصب و اجرای نرم افزار است. این فرآیند از جمله جذاب ترین فرآیندها بوده و برای انجام موفقیت آمیز آن می بایست موارد ذیل را دنبال کرد:

• اصلاح و تکمیل نرم افزار را به زمان دیگری موکول کرد: یعنی در وهله نخست لازم است ساختارهای بنیادین نرم افزار در سازمان مستقر شده، سپس برای تکمیل، شخصی سازی و اضافه کردن ماژول های خاص به آن اقدام کرد.
• فرآهم کردن بستری مناسب جهت آموزش سیستم به کاربران.
• آگاه ساختن کارکنان و تمامی افراد درگیر در سیستم جدید با کارکردهای سیستم جدید.
• در فرآیند اجرا باید آهسته و پیوسته گام برداشت. عجله در اجرای نرم‌افزار منجر به بروز مشکلات عدیده ای خواهد شد.
• از آنجاکه ورود یک سیستم جدید و برچیدن سیستم های سنتی نیازمند تعریف شغل‌ها و پست های جدیدی برای سازمان است با دقت در این امر میزان تعهد کاربران را افزایش دهید.
• برنامه ریزی برای بررسی و ارزیابی مستمر نرم افزار (سیستم جدید)

پنج اشتباه رایجی که افراد هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری با آن مواجه می شوند به شرح ذیل است:

1. پیش از انتخاب سیستم جدید، بررسی دقیق و تحلیلی بر کارکردهای موردنیاز سیستم و انتظارات و نیازمندی های خود از سیستم انجام نمی دهند.
2. سوء برداشت از مزایای مکانیزه سازی فرآیندهای سازمان.
3. نادیده انگاشتن منافعی که کمی نبوده و محاسبه آنها دشوار است (مثل : بهره وری، تصمیم گیری بهتر و صحیح‌ تر و ... )
4. درگیر نشدن مدیران و کارکنان سازمان در فرآیند انتخاب و واگذاری کامل آن به مشاور.
5. استنباط اینکه نرم افزار حسابداری تنها به درد حسابداران خورده و سایر افراد و دپارتمان‌ها بهره‌ای از آن نمی برند.

اگر به این موضوع دقت کرده باشید که حسابداری انواع مختلفی دارد، احتمالا به این نکته که مدیریت مالی از بخش‌های مهم و اساسی در سیستم حسابداری هر سازمان محسوب می‌شود هم پی برده‌اید؛ به همین دلیل باید اذعان کنیم که بازار کار نرم افزار حسابداری بسیار بزرگ و پر رونق از چیزی که فکر می‌کنیم شده است.

ﺍﺻﻼﺡ ﻧﻈﺎﻡ ﺗﺼﻤﻴﻢ ﺳﺎﺯی ﺍﻗﺘﺼﺎﺩی، ﺍﻟﺰﺍﻣﺎﺕ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ‌ﻫﺎی ﺗﻮﺳﻌﻪ ﺩﺭﺧﺼﻮﺹ ﺍﺻﻼﺡ ﻧﻈﺎﻡ ﺑﻮﺩﺟﻪ ﺭﻳﺰی ﺍﺯ ﻭﺿﻌﻴﺖ فعلی ﺑﻪ ﻧﻈﺎﻡ عملیاتی ﻭ ﻗﻴﻤﺖ ﺗﻤﺎﻡ ﺷﺪﻩ، ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻛﺎﺭ ﺟﺪﻳﺪی ﺭﺍ ﺩﺭﺧﺼﻮﺹ ﺿﺮﻭﺭﺕ ﺍﺻﻼﺡ ﻧﻈﺎﻡ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ مالی ﺩﻭﻟﺖ ﺑﻪ ﻭﺟﻮﺩ ﺁﻭﺭﺩه ﻛﻪ ﺍﻳﻦ موضوع ﺑﻪ ﻧﻮﺑﻪ ﺧﻮﺩ ﻣاﻣﻮﺭﻳﺖ‌ﻫﺎ ﻭ ﺗﻜﺎﻟﻴﻒ ﺟﺪﻳﺪی (ﻧﺴﺒﺖ ﺑﻪ ﺁﻧﭽﻪ ﻛﻪ ﺗﺎﻛﻨﻮﻥ ﺩﺭ ﺯﻣﻴﻨﻪ ﺍﺟﺮﺍ ﻭ ﻧﻈﺎﺭﺕ ﺑﺮ ﺑﻮﺩﺟﻪ ﻣﺮﺳﻮﻡ ﺑﻮﺩﻩ ﺍﺳﺖ) ﺑﻪ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﻭﻇﺎﻳﻒ ﻭ ﺍﺧﺘﻴﺎﺭﺍﺕ ﻭﺯﺍﺭﺕ ﺍﻣﻮﺭ ﺍﻗﺘﺼﺎﺩی ﻭ ﺩﺍﺭﺍیی ﺩﺭ ﺣﻮﺯﻩ ﺍﺟﺮﺍ ﻭ ﻧﻈﺎﺭﺕ ﺑﺮ ﺑﻮﺩﺟﻪ ﺍﻓﺰﻭﺩه است. نقطه ﻋﻄﻒ ﭼﻨﯿﻦ اﺻﻼﺣﺎﺗﯽ در ﺣﺴﺎﺑﺪاری ﺑﺨﺶ ﻋﻤﻮﻣﯽ ﺗﻐﯿﯿﺮ از ﻣﺒﻨﺎی ﻧﻘﺪی ﺑﻪ ﻣﺒﻨﺎی ﺗﻌﻬﺪی اﺳﺖ. ﯾﻌﻨﯽ ﺗﻐﯿﯿﺮ از ﯾﮏ ﻧﻈﺎم ﺣﺴﺎﺑﺪاری ﮐﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻔﯿﺪ ﮐﻤﺘﺮی اراﺋﻪ ﻣﯽ‌ﮐﻨﺪ ﺑﻪ ﻧﻈﺎﻣﯽ دﯾﮕﺮ ﮐﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻔﯿﺪ بیشتری را ﻋﺮﺿﻪ ﻣﯽﮐﻨﺪ.

حسابداری بر مبنای تعهدی چیست؟

• در مبنای تعهدی (Accrual Basis) درآمد در زمان انجام خدمات یا فروش کالا و هزینه‌ نیز در زمان دریافت کالا یا خدمات و ایجاد تعهد در حساب‌ها در نظر گرفته می‌شوند.
• صورتحساب عملکرد بر مبنای تعهدی، موفقیت شرکت را در عملیات خود نشان می‌دهد به همین دلیل سود و زیان خالص در این مبنا، در نتیجه ترکیب درآمدهای کسب شده (صرف نظر از وجوه نقد دریافتی) و هزینه‌های تحمیل شده در طی دوره مالی (صرف نظر از وجوه نقد پرداختی) است.
• حسابداری تعهدی، اطلاعاتی در مورد دارائی‌ها و بدهی‌های یک سازمان و تغییرات آن فراهم می‌آورد که با حسابداری دریافت و پرداخت وجه نقد به هیچ وجه قابل تامین نیست.
• این روش تعداد بی‌شماری از دارائی‌ها، بدهی‌ها، معاملات و دیگر رویدادهای مؤثر بر آن‌ها را مورد شناسایی قرار می‌دهد. نتیجه کار حسابداری تعهدی امکان‌پذیر ساختن «سنجش عملکرد سازمان‌ها، بنگاه‌ها و مؤسسات تجاری است» که این کار را با شناسایی و اندازه‌گیری آثار مالی عملیات، معاملات و رویدادها در دوره تحقق آن‌ها به انجام می‌رساند.

هدف سیستم حسابداری تعهدی

هدف اصلی استقرار سیستم حسابداری تعهدی شفاف‌سازی حساب‌ها و ارائه گزارش‌های مالی جامع از طریق:

• محاسبه بهای تمام شده خدمات و مدیریت بر هزینه‌ها
• تهیه صورت‌های مالی تجمیعی و تلفیقی کل و گزارش‌های عملکرد دوره‌ای

مزایای مبنای تعهدی

• دستیابی سریع به اطلاعات جامع، کامل و دقیق از وضع موجود سازمان
• امکان تشخیص لزوم خرج کرد، براساس اطلاعات صحیح از منابع و نیازها
• مشخص شدن میزان درآمدهای وصول نشده هر دوره مالی و امکان برنامه‌ریزی برای وصول آنها
• دسترسی به اطلاعات دقیق‌تر و کامل‌تر از درآمدها و هزینه‌های هر دوره (اعم از نقدی و غیر نقدی)
• امکان ایجاد ارتباط بین هزینه‌ها و عملکرد آن‌ها و در نتیجه ایجاد زمینه برای ورود به بحث بودجه عملیاتی
• امکان تعیین نقطه سر به سر درآمد و هزینه در هر دوره، با مقایسه درآمدها و هزینه‌های هر دوره و نتایج حاصل از تهاتر آن‌ها
• امکان محاسبه و ثبت استهلاکات به عنوان هزینه‌های دوره
• دسترسی به اطلاعات لازم جهت برنامه‌ریزی و اعمال کنترل‌های مدیریتی
• امکان تعیین قیمت تمام شده هر پروژه با استفاده از اطلاعات سیستم حسابداری
• امکان سنجش دقیقتر تناسب واحدهای پشتیبانی با واحدهای عملیاتی و تعیین تناسب لازم بین آن‌ها و همچنین ارزیابی سنواتی آنها
• امکان سنجش مسئولیت پذیری مسئولین و مدیران سازمان‌ها و ارزیابی عملکرد ایشان در پایان هر دوره و در سطوح مختلف سازمانی
• اطلاع از میزان و ارزش موجودی‌ها و دارایی‌های در اختیار سازمان به وسیله ثبت و ضبط موجودی‌های کالا و دارایی‌های ثابت مانند اموال، ماشین آلات و تجهیزات در سیستم حسابداری
• امکان ارزیابی و انعکاس کلیه دارائی‌های تحصیل شده اعم از خرید یا واگذاری بابت سایر حقوق سازمان، براساس مبانی مربوطه
• امکان مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب و تناسب آن با ماموریت‌های سازمان از نظر منابع، دارایی‌ها و خدمات ارائه شده
• اطلاعات و گزارش‌های مالی صحیح‌تر و دقیق‌تری را جهت برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری و دیگر عملیات اجرایی در اختیار مدیران قرار می‌دهد
• در مؤسسات انتفاعی وابسته به دولت، تعیین درآمدها و هزینه‌های واقعی متعلق به دوره مالی و بکارگیری نتیجه صحیح فعالیت‌های مالی و وضع مالی واقعی در پایان سال، تنها با به کارگیری مبنای تعهدی امکان پذیر است.

شرکت حساب رایان با نزدیک به دو دهه فعالیت در حوزه تولید نرم افزارهای مالی واداری، نرم افزارهای تحت وب با رویکرد دولتی و حوزه بخش عمومی را ارایه می‌دهد که با استفاده از مشاوره و تجربه متخصصین با سابقه و همچنین تیم تحلیل و برنامه نویسی توانمند جهت ارائه گزارشات ویژه دیوان محاسبات و سازمان امور اقتصاد و دارایی ساخته شده‌اند.

یک استدلال قوی برای از بین بردن خلاقیت توسط تکنولوژی بچه هایی(بزرگسالانی) که همیشه سرشان در گوشی ها، تبلت ها، یا لپ تاپهای خودشان است ، فعالیت های خلاقی ندارند که به ارتقا خلاقیت کمک کند، می باشد.آلدوس هاکسلی می گوید، آیا دستگاهی که دارید باعث حواس پرتی تکنولوژیکی می شود، فکرتان را دور نگه دارید.

مطالعات علمی بیان می کند که به زمان نیاز داریم تا خیالبافی کنیم و خیال بافی خلاقیتمان را افزایش می دهد. اگر ما هر زمان ممکنی که قابل استفاده نیست با چرخیدن در دستگاه ها پرکنیم، آیا مانع زمان خیالبافی می شویم؟ خلاقیت اغلب به عنوان نظام "استفاده یا از دست بدهید" اشاره می کند. شما ممکن است در یک نقش شغلی خلاقانه مشغول به کار باشید. اما می توانید خلاقیتتان را توسط اتصال دائم به دستگاه متوقف کنید.

کپی کردن و فقدان شایع خلاقیت:

شما می توانید به هرچیزی که دوست دارید به طور آنلاین دسترسی داشته باشید. الگوهایی برای همه چیز و حتی اطلاعات آکادمیک موجود در اینترنت که منجر به کپی برداری و ادعای بیشتر شده، تفکر خلاقانه کمتر وقتی که به تنظیمات دانشگاهی متصل هستید، وجود دارد. مجله Smashing درباره ناپدید شدن خلاقیت در طراحی و توسعه وب نوشت. آنها درباره الگوها، شبکه و قوانین طراحی وب که مانع طراحی خلاقانه می شود، صحبت می کند. نویسنده نتیجه گرفته است که تکنولوژی خلاقیت را بی شک تا حدی از بین می برد، اما نابود نمی کند. این به یک نبردی از ماشین آلات در مقابل نیروی انسانی جاییکه نیروی انسانی براساس تخیل(درصورت تمایل به پرورش آن) برنده می شود، تبدیل شده است.

محتوا را از بین می برد:

فقدان خلاقیت یک چیز با محتوا است، اما تکنولوژی نیز متهم به ارتقا ارتباطات کند و کاهش خلاقیت در آن ناحیه می باشد. گاردین چه می‌گوید: در حقیقت، وب سهم مهمی را در از بین خلاقیت مردم دارد. از استفاده ایموجی به جای کلمات تا گسترش عملیات از پیش تعیین شده برای بیان دیدگاه هایمان، دلخواه، اشتراک گذاری و در برخی موارد ناخوشایندی. این تعامل پربازده جدید همگانی مردم- اما کند- رفتارها را ارتقا می دهد بنابراین ما می توانیم بیشترین زمان را برای مصرف محتوای بیشتر اختصاص دهیم.

امتیازات خلاقیت را کاهش می دهد:

Newsweek در مورد یافته های مطالعه اخیر نشان می دهد درحالیکه امتیازات اطلاعات به طور پیوسته افزایش می یابد، امتیازات خلاقیت از سال 1990 کاهش یافته است. به این معنا که می گوید: ضرورت نوآوری انسان، انکار ناپذیر است. نظرسنجی اخیر IBM درمورد 1500 مدیرعامل، خلاقیت را به عنوان رتبه 1 " صلاحیت رهبری" در آینده شناسایی می کند. با این وجود صرفا" در مورد حفظ رشد اقتصادی ملت نیست. همه چیز در اطراف ما مربوط به اهمیت مسائل ملی و بین المللی است که شدیدا" به راه حل های خلاقانه نیاز دارد. درحالیکه هنوز به طور قطعی تعیین نکرده اند که چه چیزی پشت کاهش امتیاز است، آنها این را با توجه به تکنولوژی گفته اند. متهم احتمالی تعداد ساعاتی است که کودکان مشغول به تماشای تلویزیون و بازی های ویدئویی هستند تا مشغول فعالیت های خلاقانه باشند.

تکنولوژی، باعث بهبود خلاقیت می شود:

بله، درحالیکه خسته کننده بودن داده های کپی شده و تکراری زیاد ذهن را به سمت خلاقیت سوق می دهد نمی توان انتظار آن را داشت که تکنولوژی که اجازه تولید و تکثیر محتوای تکراری را می دهد جلوی بحث ها را بگیرد و یک منبع ثابتی برای سرگرمی به وجود بیاورد. آیا موردی در تکنولوژی برای بهبود خلاقیت وجود دارد؟

اطلاعات به خلاقیت پایان نمی دهد:

حتی با تمام داده هایی که در دسترس ما است و محتوای موجود درحال حاضر، ما هنوز به نوآوری، خلاقیت نیاز داریم تا بدانیم که چه کاری باید با آن انجام دهیم. خود نوآوری ها تکنولوژیکی نیازمند تفکر خلاق هستند تا انجام شوند، در غیر اینصورت چگونه با Google، Uber و  Air BnB به آن برسیم؟ مثال دیگری در بازاریابی وجود دارد، همه نوع از داده های بزرگ در دسترس است تا بازار را دقیق تر از آنچه که قبل بوده محدود کنیم، حتی اگر شما یک بازار جدید یا بخش را شناسایی کنید، باید درباره اینکه چگونه آن را تسخیر کرده اید نوآور باشید.

تکنولوژی میتواند به پرورش استعداد خلاقانه کمک کند:

تکنولوژی مرزهای انچه که با پیگیری های خلاقانه مانند ساخت فیلم، موزیک و طراحی گرافیک ممکن است را گسترش می دهد. این محدوده بیشتری را برای خلاقیت فراهم می‌کند، شاید حتی شرکت کنندگان بیشتری برای عضو شدن در آن دعوت شده اند. به ویدئو های Youtube و حتی مفاهیم Instagram نگاه کنید- اینها پلتفرم های قابل دسترس هستند که به هرکسی امکان شرکت کردن و ایجاد کردن را می دهند. برای حرفه ای ها، به نمونه هایی مانند CGI در فیلم ها یا ابزار شناخته شده برای ایجاد طرح گرافیکی در دسترس تر، به پلتفرم های آنلاین برای ارتقا محتوا نگاه کنید. این قابلیت دسترسی از طریق گستره پیگیری خلاقانه قابل اجرا است. قبل از اینترنت، ممکن بود عموم مردم در معرض آنهایی که توسط کارشناسان برای داشتن مهارت خلاقیت معروف بودند، قرار بگیرند. (با اینترنت، پرده ها کنار رفته و مردم بیشتری هر روز به صورت آنلاین کشف می شوند. هنرمندانی مثل باخ و ون گوق(van gogh) در زمان خودشان افراد مشهوری نبودند، درحالیکه اگر الان زنده بودند شانس معروف شدن را داشتند. آیا این آشکار سازی در خلاقیت کلی کمک می کند؟ خب، این قطعا به جرقه ایده در دیگران کمک می کند و آنها را در معرض رسیدن بیشتر به راهنمایی، آموزش و رشد خلاقیتشان قرار می دهد. همانطور که گاباردین می گوید: تکنولوژی شایسته اعتبار برای ترفیع موانع سازمانی و بروکراتیک است که اغلب استعداد خلاقانه را محدود می کند.

تکنولوژی باعث ارتباط می شود:

این ممکن است برخلاف چیزی که وجود دارد باشد، زمانیکه هرکسی تلفن همراهش را در مقابل صورتش گرفته به نظر برسد، اما تکنولوژی از راه های دیگری باعث ارتباط می شود. شما می توانید با افراد در سر تا سر دنیا چت کنید، ایده هایتان را به اشتراک بگذارید و ایده های خلاقانه ایجاد کنید.(دانش آنلاین، مشاغل خلاقانه چند وجهی زیادی در اقتصاد آزاد(به عنوان مثالبه وجود آورده است.)

پاسخ چیست؟

شما می توانید به راحتی یک بحث پویا داشته باشید یا به بحث در مورد هر دو طرف بپردازید، بنابراین کجا ما را ترک کرد؟ تکنولوژی اینجاست که می ماند و فقط به پیشرفت ادامه می دهد، بنابراین شاید یکی از معقول ترین بحث ها، تعادل میزان مصرف تکنولوژی و اطلاعات شبیه به چگونگی مشاهده رژیم غذایی است. فکر می کنم اجداد پیشین ما از دریافت اطلاعات تا جاییکه امکان داشته بهره برده اند. برای زنده ماندن باید به محیط اطرافشان توجه کنند. مشکل الان این است که در دوره استفاده بیش از حد اطلاعات، مغز ما برای اجتناب از فراوانی و فیلتر کردن چیزی که مورد نیازش است، نیاز به آموزش دارد. این با چیزهایی که ما در مورد نیاز به پرورش محیط مناسب برای خلاقیت می دانید، متناسب است. David Ryan Polgar ایده بشقاب غذای ذهن، یک نوع رژیم متعادل مناسب برای ذهن را ارائه می دهد. بخشی از این مفهوم شامل فکر کردن درباره چیزی که مصرف می کنید و ورزش عضلات مغز است.

نتیجه نهایی:

استدلال خوبی برای هر دو طرف این بحث وجود دارد. بله، ما شواهدی را مشاهده میکنیم مانند امتیاز پایین خلاقیت که ممکن است تقصیر تکنولوژی بیاندازیم. ما می دانیم که افراد زمان زیادی را صرف استفاده از وسایل الکترونیک می کنند و احتمالا مانع خلاقیت می شود.(چیزی که می تواند باعث خستگی شود و افکارشان را سرگردان کند.) از طرف دیگر، تکنولوژی امکان توسعه همه نوع فعالیت های خلاق را می دهد که باعث جابجایی مرزها از محدوده های قبلی شان می شود. این نیز فرم های بسیاری از خلاقیت و دانش مورد نیاز برای پیگیری کردن آنها را از چیزی که نسل های قبلی بوده قابل دسترس تر کرده. این در حال حاضر یک بحث است که نیاز به مطالعات بیشتری دارد، اما چیزیکه بیشتر می تواند مور توافق باشد نیاز به تعادل است. اگر می خواهید خلاقیتتان را پرورش دهید، باید به اینکه چگونه شما تاثیر تکنولوژی و اطلاعات با فضای ذهنی مورد نیاز را برای ایجاد متوازن می کنید، نگاه کنید.

از زمانی که اینترنت پا به دنیای ما گذاشته، زندگی بشر دست‌خوش تغییرات بسیار زیادی شده است؛ در عصر مدرنیزه و دیجیتال، سرعت تغییر تکنولوژی‌ها به قدری بالا و چشم‌گیر است که به جرات می‌توان گفت هرروز مزایای جدیدی به آن‌ها اضافه می‌شود و تنها راه به‌روز ماندن و بقا در این شرایط، پیگیری تغییرات و وفق دادن خودمان با آن‌هاست.

علم حسابداری و نرم افزارهای مالی و اداری نیز از این قائده مستثنی نیستند و آثار این تغییرات در پیشرفت آن‎‌ها و تمامی افزارهای دیگر به وضوح دیده می‌شود. به همین دلیل تمامی حسابداران، مدیران و مدیران ارشد سازمان‌ها با این سوال که "حال چه کنیم؟" درگیر هستند، آیا باید ‌نرم افزارهای تحت ویندوز را به تحت وب تغییر دهیم یا با همان روش قدیمی سر کنیم؟ قبلا با ساده‌ترین نرم افزارها می‌توانستیم تمامی امور  شرکت یا سازمان‌ها (چه حسابداری و چه اداری) را پیش ببریم ولی در حال حاضر اگر با این جریان هم‌قدم نشویم بدون شک راهی جز پذیرش شکست نداریم. به همین دلیل گذار از نرم افزارهای تحت ویندوز به نرم‌افزار تحت وب بسیار مهم است. در ادامه دلایل خرید و مهاجرت به نرم افزار حسابداری تحت وب و مزایای آن را با هم مرور خواهیم کرد.

مزایای نرم افزار حسابدرای تحت وب

• امنیت و پشتیبان‌گیری

تصور کنید نرم افزار حسابداری شما تحت ویندوز و اصطلاحا لوکال (Local) است و تمامی اطلاعات حسابداری، ترازنامه و گزارشات تحلیلی در آن ثبت و نگهداری می‌شود، حال احتمال دارد به دلایلی مانند ایراد در سیستم سخت افزاری، ویروسی شدن و یا حتی اخاذی سودجویان، اطلاعات بسیار زیادی را از دست بدهید که بعضی اوقات جبران ناپذیر هستند. ولی با استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب و تهیه فایل پشتیبان، دیگر جای نگرانی نیست.

• دسترسی

دسترسی در هر مکان، هر زمان و با استفاده از هر نوع پلت‌فرمی که قادر به استفاده از اینترنت باشد، بزرگ‌ترین ویژگی این نرم افزارهاست. با وجود نرم افزار حسابداری تحت وب، کاربران دیگر محدود به حضور در محل شرکت یا سازمان نیستند و در هر زمان و هر جایی، امکان دسترسی به آن با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود را دارند. بنابراین در صورت عدم حضور کاربر در محل شرکت یا سازمان، مشکل خاصی پیش نخواهد آمد و به سادگی زمینه دورکاری هم فراهم می‌شود.

• کاربران نامحدود

تصور کنید نیازمند استفاده از چند سیستم کامپیوتری با چندین کاربر مختلف برای نرم افزارهای خود هستید اما زیرساخت و بودجه لازم برای ایجاد شبکه داخلی را ندارید. با استفاده از نرم افزارهای تحت وب، مشکلی از جهت افزودن به تعداد کاربران نخواهید داشت.

• یکپارچگی و به‌روز رسانی

امکان به‌روزرسانی سریع تمامی کاربران به دلیل قرارگیری بر روی سرور اصلی وجود دارد و با این ویژگی نیز در صرف زمان و هزینه، صرفه جویی چشم‌گیری خواهد شد.

نتیجه گیری

شاید این سوال برای شما به‌وجود بیاید که با وجود اخاذان و باج‌گیران اینترنتی، آیا می‌توان به امنیت نرم افزارهای تحت وب اطمینان کرد؟ در این مورد باید گفت که امنیت سیستم عامل سرورها، به مراتب بیشتر و قدرتمندتر از سیستم عامل‌های لوکال است. امروزه حجم بسیار زیادی از اطلاعات مختلف (مانند ایمیل، اینترنت بانک، شبکه‌های اجتماعی، انواع پروژه‌های ملی و جهانی و غیره) در اینترنت وجود دارد و روز به روز به حجم آن اضافه می‌شود. به لطف سیستم عامل‌های مدرن و فرم‌ورک‌های توسعه (Framework)، می‌توان اطمینان داشت که امنیت این سیستم‌ها در سطح بسیار بالایی قرار دارد و جای نگرانی در این زمینه نیست. پس با خیال راحت از نرم افزار حسابداری تحت ویندوز خود به نرم افزار حسابداری تحت وب مهاجرت کنید.

با مرور تمام دلایلی که ذکر شد، حتما به اهمیت استفاده از نرم افزارهای تحت وب به جای نرم افزارهای تحت ویندوز پی برده‌اید. اگر اهمیت زیادی برای اطلاعات خود قائل هستید، پیشنهاد ما به شما این است که هرچه زودتر به فکر تغییر به آخرین نسل نرم افزارهای حسابداری و مالی باشید.

در این راستا می‌توانید به صفحه خرید نرم افزار حسابداری تحت وب محاسبان مراجعه کنید، همچنین همکاران ما نیز آماده ارائه هرگونه راهنمایی و مشاوره اختصاصی به شما هستند.

تحلیل SOAR مخفف چهار کلمه نقاط قوت (Strenghs)، فرصت‌ها (Opportunities)، چشم اندازها (Aspirations)، و نتایج (Results) است. آنالیز سوآر (SOAR) یک ابزار برنامه ریزی استراتژیک است که روی قدرت‌ها و چشم انداز یک سازمان (یا کسب و کار) برای توسعه اهداف استراتژیک آن‌ها تمرکز می‌کند.

این ابزار استراتژیک با ماتریس سوآت (SWOT) کاملا فرق می‌کند. ابزار SOAR تمام سطوح و مناطق کاربردی یک سازمان (یا کمپانی) را درگیر می‌کند در حالی که ماتریس SWOT معمولا یک رویکرد از بالا به پایین است. با ابزار سوآر، به جای اینکه روی تهدیدات (Threats) یا نقاط ضعف (Weakness) تمرکز کند، روی کل ساختار سازمان و تقویت اموری که به خوبی اتمام یافته‌اند متمرکز است.

هنگامی که می‌خواهیم آنالیز SOAR را مورد استفاده قرار دهیم چه سوالاتی مطرح می‌شود؟

1. بهترین نقاط قوت ما چیست؟
2. بهترین فرصت‌های پیش روی ما کدامند؟
3. غایت و چشم انداز ایده‌آل ما چیست؟
4. نتایجی قابل اندازه گیری که به ما می‌گویند آیا به اهدافمان رسیدیم یا خیر چه هستند؟

مزایا

• نمایندگان و پرسنل را از هر سطح سازمان در اختیار شما قرار می‌دهد تا در مورد استراتژی و برنامه‌ریزی استراتژیک به بحث و گفت و گو بپردازید و به همین خاطر مقاومت در برابر تغییرات بین پرسنل به حداقل می‌رسد، بنابراین کارمندان به اهدافی که تعیین شده است بیشتر متعهد می‌شوند.
• انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است، بنابراین برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری متناسب با نیازها و فرهنگ سازمانی می‌توانند تنظیم شوند.
• با تکیه بر نقاط قوت سازمان، نتایج مناسب‌تری در مقایسه با اینکه به نقاط ضعف توجه کنیم کسب می‌شود.

چگونگی پیاده سازی ابزار سوآر (SOAR)

قدم اول: شناسایی ذینفعانی که قصد شرکت دارند و تعیین فرمت و نوع جلسات (یک جلسه بزرگ و یا چندین جلسه کوچک؟). شرکت کنندگان در جلسه باید از تمامی سطوح سازمان و مناطق اجرایی آن انتخاب شوند.

قدم دوم: تشکیل یک جلسه پرسشی یا راهنمایی برای کسب اطلاعات درباره نقاط قوت، دیدگاه‌ها و چشم انداز کارمندان و ذی‌نفعان.

قدم سوم: درگیر کردن پرسنل و دیگر ذی‌نفعان (شامل مشتریان، فروشندگان و یا شرکا در صورت لزوم) برای کشف شرایطی که بزرگترین موفقیت سازمان را ایجاد کرده است. طرح سوالات قوی و مثبت برای تصور احتمالات و پتانسیل‌ها.

قدم چهارم: تهدیدها و نقاط ضعف یا مشکلات دیگر نباید نادیده گرفته شوند، بلکه بایستی مجددا تنظیم شوند. مباحث باید حول محور اینکه "چی می‌خواهیم" تشکیل شوند نه اینکه "چی نمی‌خواهیم".

قدم پنجم: هسته مثبت سازمان را خلاصه سازی کنید، که شامل امتیازات، منابع، توانایی‌ها و دارایی‌های منحصر به فرد آن است.

قدم ششم: شناسایی چشم اندازها و نتایج قابل انتظاری که دیدگاهی متقاعد کننده از آینده به ما می‌دهد، این مورد می‌تواند به وسیله استفاده از نتایج مطلوب گذشته انجام شود.

قدم هفتم: تصمیم گیری در مورد اینکه کدام فرصت‌ها پتانسیل بیشتری دارند.

قدم هشتم: مکتوب کردن وضعیت اهداف برای هر یک از فرصت‌های استراتژیک و شناسایی .

قدم نهم: برنامه ریزی برای اقدامات و پیاده سازی برنامه برای هر هدف مشخص.

تعاریف مربوطه

(S= Strenghs): نقاط قوت، چیزهایی که یک سازمان یا کسب و کار به خوبی انجام می‌دهد، که حتی شامل دارایی‌های آن، قابلیت‌ها و دستاوردهای بزرگ آن می‌شود.

(O= Opportunities): فرصت‌ها، عوامل خارجی که می‌توانند مزیت ایجاد کنند.

(A= Aspirations): چشم انداز، چیزی که سازمان می‌خواهد به خاطر آن شناخته شود و می‌تواند به آن برسد.

(R= Results): نتایج، آیتم‌های محسوس و قابل اندازه گیری که نشان دهنده دستیابی به اهداف و چشم اندازها هستند.

مثالی از تحلیل SOAR

یک شرکت کوچک که در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری فعالیت دارد با تحلیل SOAR به موضوعات زیر دست یافته و سپس نتایج را مورد تحلیل قرار داده است.

نقاط قوت

• به دلیل کوچک بودن شرکت می‌توانیم به صورت منعطف با مشتریان و مخاطبان کار کنیم.
• بروکراسی زیاد و دست و پا گیر نداریم.
• به دلیل نزدیکی همکاران، صمیمیت بین پرسنل و همکاران بیشتر است و در نتیجه بهره‌وری افزایش یافته است.
• به دلیل کوچک بودن شرکت و بالا نبودن هزینه‌های آن می‌توانیم سود محصول را کم در نظر بگیریم تا با قیمت تمام شده کمتر، مشتریان دیگر شرکت‌ها را جذب کنیم.

فرصت‌ها

• امکان استفاده از روش‌های خلاقانه در تامین مالی برای گسترش فعالیت شرکت استفاده کنیم.
• رقبا، از وجود ما خبر ندارند بنابر این می‌توانیم چراغ خاموش پیش برویم.
• می‌توانیم بر بخش حاشیه‌ای بازار تمرکز کنیم.

چشم انداز

• چابکی (چالاکی) و انعطاف پذیری.
• کسب چهره نوآورانه در ذهنیت مردم.
• جهت دهی به بازار هدف.
• وفادار کردن مشتریان.

نتایج

• رشد مثبت 15 درصد سالیانه به دلیل کسب مشتریان جدید.
• جلب توجه مشتریانی که تا به حال ما را نمی‌شناختند.

سرعت تغییر و تحول در کسب و کارها، استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری را از یک گزینه آپشنال (قابل بررسی) به یک پیش نیاز مهم و اصلی تبدیل کرده است، اما بیایید به این سوال پاسخ دهیم که چرا در عصر تحول دیجیتال از دوره «چرایی استفاده از نرم‌افزار» به دوره «انتخاب نرم‌افزار مالی مناسب و قابل اعتماد» رسیده‌ایم؟

هر کسب و کاری یا سازمانی در بحث انتخاب نرم‌افزار و مخصوصا نرم‌افزار مناسب برای رفع نیازهای روزمره مالی و اداری خود، نیازمند آگاهی از برخی اطلاعات پایه‌ای و مهم است که با داشتن این اطلاعات و آگاهی از ابعاد مختلف آنها می‌توانند با هزینه‌ای منطقی نرم‌افزار مناسبی انتخاب کرده و هزینه را به سرمایه تبدیل کند.

سرفصل‌های مهمی که به بررسی آنها می‌پردازیم عبارتند از:

• تفاوت نرم‌افزار و نرم‌افزار یکپارچه
• تفاوت نرم‌افزار جامع و نرم‌افزار یکپارچه
• تفاوت سیستم یکپارچه و نرم‌افزار یکپارچه
• انواع نرم‌افزار‌های یکپارچه از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت

تفاوت نرم‌افزار با نرم‌افزار یکپارچه

برای بیشتر مردم و کاربران عمومی نرم‌افزار، در شرایط عادی تفاوت خاصی بین یک نرم‌افزار و نرم‌افزار یکپارچه وجود ندارد و در حقیقت این مفهوم ممکن است برای آنها اهمیتی نداشته باشد. بنابراین با یک مثال کاربردی، تفاوت، کاربرد و اهمیت یکپارچگی را توضیح خواهیم داد تا مشخص شود که حتی کاربران عادی نرم‌افزار نیز بدون آگاهی و دانش در این خصوص، استفاده از نرم‌افزار یکپارچه را ترجیح داده و در بسیاری از امور روزمره خود، از نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری استفاده می‌کنند.

نرم‌افزار اصولا ابزاری است برای رفع یک نیاز مشخص نظیر تایپ نامه، ویرایش عکس، تدوین فیلم، ارسال و دریافت ایمیل، تبادل پیام و سایر موارد که هر کاربر موبایل یا رایانه حداقل با یک یا چند مورد از موارد ذکر شده در روز سروکار دارد. برای مثال نرم‌افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) یک نمونه نرم‌افزار عمومی و پرکاربرد برای امور تایپی است که می‌توان گفت روی هر کامپیوتری وجود دارد و اکثر مردم با آن آشنایی دارند.

از همین شرکت نرم‌افزار صفحه گسترده اِکسل (Microsoft Excel) برای رفع نیازهای مدیریتی نظیر ثبت و محاسبات مالی نیز وجود دارد که علاوه بر اینکه به‌صورت مستقل فعالیت می‌کند، می‌تواند نیازهای مخاطب خود را به‌صورت کامل و جامع پوشش دهد و این امکان را دارد که با نرم‌افزار ورد نیز تبادل اطلاعات کند. برای مثال می‌توان در اِکسل یک چارت آماری طراحی کرد و از آن در متن یک نامه در وُرد استفاده کرد یا می‌توان یک متن خاص با طراحی خاص را در نرم‌افزار وُرد طراحی و در نرم‌افزار اِکسل استفاده کرد.

در کنار وُرد و اِکسل نرم‌افزارهای دیگری از شرکت مایکروسافت نیز  موجود است که برای رفع نیازهایی نظیر مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (Microsoft Access) یا مدیریت پست الکترونیکی (Microsoft Outlook) استفاده می‌شوند و بسیاری از کاربران کامپیوتر با آنها آشنایی دارند. هر کدام از نرم‌افزار‌های معرفی شده، به تنهایی قابل استفاده هستند و نیاز کاربر را در حوزه تخصصی خود رفع می‌کنند.

اما همه نرم‌افزار‌های نام برده شده امکان ارتباط با هم و استفاده از امکانات یکدیگر را دارند و به‌صورت یک بسته جامع نرم‌افزاری به نام مایکروسافت آفیس قابل تهیه، نصب و استفاده هستند، به همین دلیل اکثر مردم به جای تهیه تک به تک هر نرم‌افزار، پکیج نرم‌افزار آفیس را تهیه و نصب می‌کنند.

نرم‌افزار‌های نام برده شده در مثال قبل، به تنهایی هر کدام یک نرم‌افزار هستند، اما نرم‌افزار مایکروسافت آفیس یک «نرم‌افزار یکپارچه» است که از چند نرم‌افزار تخصصی با ویژگی‌های متفاوت اما با قابلیت ارتباط با یکدیگر تشکیل شده و حتی می‌توان آن را یک نرم‌افزار یکپارچه اداری دانست.

بنابراین به سادگی می‌توان متوجه شد که بسیاری از کاربران کامپیوتر بدون آگاهی و اطلاع قبلی، کاربر نرم‌افزار یکپارچه هستند و حتی می‌توان گفت که استفاده از نرم‌افزار یکپارچه یا نرم‌افزار‌های یکپارچه را ترجیح می‌دهند و تمایل دارند از ابزاری استفاده کنند که همه نیازهای آنها را برآورده کند و در عین حال قابل اعتماد و اطمینان باشد.

تفاوت نرم‌افزار جامع و نرم‌افزار یکپارچه

نرم‌افزار جامع همانند نرم‌افزار یکپارچه می‌تواند از یک یا چند نرم‌افزار تهیه شده باشد با این تفاوت که هدف نرم‌افزار جامع معمولا پوشش نیازهای تخصصی یک حوزه خاص کسب و کار یا یک حوزه تخصصی فعالیت است. تمرکز یک نرم‌افزار جامع بیشتر روی برآورده کردن نیازهای مختلف یک کسب و کار تخصصی است که مفاهیم پایه و نوع فعالیت آن با سایر کسب و کارها متفاوت و به تنهایی از گستردگی زیادی برخوردار است. این نوع نرم‌افزارها معمولا یکپارچه هستند و به‌صورت جامع و کامل امکان تبادل اطلاعات بین یکدیگر را دارند.

برای مثال می‌توان به حوزه شهرداری‌ها اشاره کرد که در سطح کشور از تعدد و پراکندگی بسیار زیادی برخوردارند و علاوه بر اینکه وظایف متعددی بر عهده دارند، پاسخگوی عموم مردم نیز هستند. به نرم‌افزار‌های یکپارچه مالی و اداری که دارای نرم‌افزارهای تخصصی حوزه شهرداری نیز باشند، نرم‌افزار جامع شهرداری گفته می‌شود. برخی از نرم‌افزار‌های تخصصی حوزه شهرداری عبارتند از نرم‌افزار کمیسیون ماده ۷۷، نرم‌افزار مدیریت املاک و مستغلات، نرم‌افزار درآمد، بودجه و اعتبارات و...

شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار‌های جامع مالی و اداری پس از ورود به یک حوزه کسب و کار جدید و استقرار نرم‌افزار‌های مورد نیاز مشتری، وارد فاز شخصی‌سازی یا همان سفارشی‌سازی می‌شوند و مطابق درخواست‌ها و نیازهای اختصاصی مشتری، اقدام به ایجاد تغییرات در ابزارها و روش‌های عملکردی نرم‌افزارهای خود می‌نمایند؛ این شرکت‌ها پس از رفع نیازهای مشتری فعلی، سیستم جامع مالی و اداری خاص آن حوزه را ارایه می‌کنند و سپس برای پوشش نیاز مخاطبان بعدی خود از همان صنف و حوزه کسب و کار، نرم‌افزار‌های تخصصی و بهینه‌سازی شده‌ای دارند که حاصل تجربه قبلی آن شرکت با مشتری تخصصی مربوطه بوده و اینگونه می‌شود که برای مشتریان بعدی سرعت استقرار بیشتر و بهبود عملکرد نرم‌افزار را به ارمغان می‌آورد.

به همین دلیل شرکت‌هایی که در حوزه‌های تخصصی فعالیت دارند و برای آن حوزه نرم‌افزار جامع ارائه می‌دهند، در صورت داشتن رزومه قوی‌تر، مشتریان سرشناس و شاخص در آن حوزه، قطعا قابل اعتمادتر بوده و بیشتر می‌توان به تجربه و سابقه آنها اعتماد کرد؛ همچنین می‌توان با بررسی سابقه عملکرد این نوع شرکت‌ها، مشاهده شکست‌ها، موفقیت‌های آن و بررسی مشتریان، مناسب‌ترین شرکت و نرم‌افزار را انتخاب کرد.

تفاوت سیستم یکپارچه و نرم‌افزار یکپارچه

اگر امکان مدیریت فرآیندها و سیستم گردش کار در یک نرم‌افزار یکپارچه قابل پیاده‌سازی باشد و با کمک نرم‌افزار بتوان برخی فرآیندها را به‌صورت هوشمند به‌نحوی پیاده سازی کرد که سرعت کار افزایش یابد و از تعداد کارهای دستی و وابسته به نیروی انسانی کاسته شود، می‎توان از عبارت سیستم یکپارچه به جای نرم‌افزار یکپارچه استفاده کرد.

برای مثال شرکتی را در نظر بگیرید که کارشناسان حسابداری آن شرکت صرفا داده‌ها را در نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری خود وارد می‌کنند و آن نرم‌افزار، کلیه گزارشات مورد نیاز واحدهایی مختلف درون سازمان و خارج سازمان را به‌صورت اتوماتیک و لحظه‌ای از داده‌های ثبت شده ایجاد و آماده استفاده می‌کند.

گزارش صورت معاملات فصلی برای اداره امور مالیاتی یا گزارش حقوق و دستمزد پرسنل برای هیات مدیره بخشی از این نوع گزارشات هستند که در دوره‌های زمانی مختلف طی سال بر اساس پارامترهای و فیلترهای مختلف بارها و بارها مورد نیاز و استفاده قرار می‌گیرند و اگر این نوع گزارشات به‌صورت اتوماتیک توسط نرم‌افزار تولید نشده و نیاز به اختصاص حداقل یک نفر برای این منظور باشد، علاوه بر طولانی شدن پروسه تهیه گزارشات، خطای انسانی و هزینه سربار نیروی انسانی نیز به شرکت تحمیل می‌شود؛ در صورت وجود چنین خطای بزرگی در محاسبات، تصمیم سازی هیات مدیره یا کارشناسی امور مالیاتی بر اساس آن داده‌های غلط، آینده شرکت به مخاطره می افتد و ممکن است تا مدتی نسبتا طولانی کسی متوجه اشتباه پیش آمده نشود. این موضوع در مورد شهرداری‌ها که سیستم جامع شهرداری نیاز دارند نیز صدق می‌کند.

البته این مثال و مشکل ایجاد شده ناشی از خطای انسانی در مقیاس یک شرکت کوچک و خصوصی، ممکن است عمق فاجعه را نشان ندهد و حتی پس از یک زمان نسبتا طولانی این مشکل شناسایی و داخل شرکت قابل حل و فصل باشد؛ اما در سطح یک سازمان بزرگ مانند شهرداری، اداره دولتی یا یک شرکت تولیدی صنعتی که درصد قابل توجهی از نیاز روز بازار یک منطقه یا یک کشور را پوشش میدهد، این نوع اشتباهات ممکن است فاجعه ایجاد کرده و حتی منجر به ورشکستگی شوند یا توسعه و پیشرفت را مدت‌ها عقب بیاندازند و در عین حال پیامدهای اقتصادی قابل توجهی برای ذی‌نفعان آن سازمان یا شرکت به وجود آورد که جبران آن به سادگی میسر نباشد.

بنابراین نقش مهم یک سیستم جامع نرم‌افزاری که براساس سوابق و تجربیات چند ساله یک شرکت، تولید و پشتیبانی شده باشد در موفقیت سازمان‌ها کاملا مشهود است و می‌تواند به مدیران آن سازمان اطمینان خاطر دهد تا با اعتماد به فعالیت و خروجی‌های آن سیستم بدون ترس و دغدغه روی آینده کسب و کار خود تصمیم گیری و برنامه‌ریزی کنند.

انواع نرم‌افزار‌های یکپارچه از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت

نرم‌افزارهای مالی و اداری را می‌توان به چند شکل و روش مختلف دسته‌بندی کرد و هرکدام از این دسته‌بندی‌ها در جایگاه خود ارزشمند و مورد استفاده هستند و در تصمیم‌گیری برای خرید نرم‌افزار توسط کسب و کارها یا سازمان‌ها نقش دارند. اما دسته‌بندی نرم‌افزارها از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت شاید یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین انواع دسته‌بندی باشد که در دنیای امروز با توسعه و فراگیر شدن بستر وب و پلتفرم‌های موبایل بیشتر مورد توجه و نیاز است.

بنابراین می‌توان نرم‌افزارها را از یک نظر بر اساس تکنولوژی و زبان تولید شده دسته‌بندی کرد که عبارتند از:

• فریم ورک دات نت مایکروسافت و بانک اطلاعاتی SQL Server
• زبان جاوا (Java) و بانک اطلاعاتی اوراکل (Oracle)
• زبان پایتون (Python) و بانک‌های اطلاعاتی NoSQL و SQL Based
• سایر زبان‌ها و تکنولوژی‌های مرتبط

همچنین می‌توان بر اساس بستری که امکان نصب و اجرا دارند دسته‌بندی کرد که عبارتند از:

• قابلیت نصب روی سیستم مشتری
• قابلیت نصب و اجرا تحت وب
• قابلیت اجرا به‌صورت ابری (Cloud)
• قابلیت نصب و اجرا روی موبایل و تبلت (اپلیکیشن)

البته هر یک از دسته‌بندی‌های بالا صرفا به عنوان نمونه بوده و در حقیقت نوع و تعداد دسته‌ها بسیار بیشتر و متنوع‌تر از نمونه‌های ذکر شده است. اما مشتریان مختلف بر اساس گستردگی و ساختار سازمانی خود به روش‌های مختلف، شرکت‌ها را طبقه‌بندی می‌کنند و علاوه بر طبقه‌بندی، موارد مهم دیگری نظیر سابقه فعالیت و عمر شرکت، گستردگی فعالیت شرکت در سطح کشور، تعداد دفاتر و نمایندگی‌ها در شهرهای مختلف، گستردگی و توانمندی‌های مرتبط با خدمات پس از فروش و پشتیبانی، کیفیت مواجهه با بازخوردهای مثبت و منفی مشتری و برخورداری از واحد صدای مشتری، اعتبار شرکت نزد متولیان حوزه‌های مختلف نظیر شورای عالی انفورماتیک کشور، گواهینامه‌های فنی و امنیتی و افتخارات کسب شده در حوزه‌های مختلف و پارامترهای متعدد دیگری که برای مشتریان از درجه اهمیت متفاوتی برخوردار است، در تصمیم‌گیری نهایی آنها نقش دارد.

با در نظر گرفتن کلیه مواردی که ذکر شد، مشتریان سازمانی بزرگ با تحقیق و بررسی کامل نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری مورد نظر خود را انتخاب می‌کنند و پس از برگزاری جلسات دمو و مشاهده محیط و امکانات نرم افزار، با در نظر گرفتن ملاحظات سازمانی، نرم‌افزار یا سیستم را تهیه کرده و معمولا برای چند سال و یا برای همیشه کاربر آن سیستم خواهند بود. به همین دلیل شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزارهای جامع مالی و اداری معمولا در رده شرکت‌های متوسط و بزرگ محسوب می‌شوند و در صورتی‌که پارامترهای ذکر شده را داشته باشند، شریک دائمی مشتری خود خواهند شد.

آیا به دنبال خرید نرم افزار حسابداری و مالی هستید؟ آیا می‌دانید نرم افزارهای حسابداری و مالی چه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند و کدام نرم افزار حسابداری مناسب شماست؟ کدام معیار مناسب انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری است؟ اگر تازه شروع کردید به جستجو و مقایسه برای اینکه متوجه شوید چه نرم افزاری مالی و حسابداری مناسبی وجود دارد! با ما همراه باشید تا در ادامه جواب پاسخ‌هایتان را بیابید؛

نرم افزارهای حسابداری و مالی زیادی تا به حال تولید و به صنعت نرم افزارهای مالی و اداری معرفی شده‌اند، بسیاری از این نرم افزارها اصول و پایه حسابداری را به خوبی رعایت کرده‌اند اما تفاوت اصلی این همه نرم افزار حسابداری و مالی در چیست؟ سوالی که ذهن هر مدیر یا صاحب کسب و کار را درگیر می‌کند چون تهیه نرم افزار حسابداری و مالی از اقدامات اساسی برای هر سازمان یا کسب و کاری محسوب می‌شود که جای هیچ‌گونه خطا و بازگشتی ندارد زیرا در صورت انتخاب اشتباه، سرمایه و زمان زیادی از دست می‌رود.

تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری و مالی خوب با یکدیگر

تصور کنید قصد خرید یک ساعت مچی ساده دارید که صرفا زمان را به شما نشان دهد، شال و کلاه می‌کنید و به سراغ یک مغازه ساعت فروشی می‌روید تا اولین ساعت ساده‌ای را که دیدید خریداری کنید اما زمانی که به مغازه ساعت فروشی رسیدید و چند نمونه زیباتر و مجهزتر را پشت ویترین می‌بینید، خارج از بحث قیمت و پولی که قرار است پرداخت کنید این حس در شما به وجود می‌آید که حالا که این همه زمان و انرژی صرف کردم، چه بهتر که ساعت مچی مجهزتر، با کیفیت‌تر و دارای گارانتی خریداری کنم. در اصل هر دو مدل ساعت ساده و مجهز یک کار مهم که همان «نمایش زمان» است را انجام می‌دهند اما تفاوت اصلی در امکانات، ویژگی‌ها و گارانتی ساعت مجهزتر است که شما را ترغیب می‌کند بیشتر هزینه کنید تا کالایی با کیفیت‌تر خریداری کنید.

نرم افزار حسابداری نیز ابزاری نوین برای حسابداران و مدیران مالی است تا بتوانند اسناد مالی و اطلاعات مهم مالی را پردازش کنند و گزارشات جامعی بعد از پردازش این اطلاعات به دست آورند.

تفاوت نرم افزارهای مالی و اداری از نظر پارامترهای فنی در مبحثی جداگانه می‌گنجد اما همانطور که پیش‌تر گفتیم، تفاوت نرم افزارهای مالی و حسابداری در اصول پایه و مفاهیم حسابداری نیست، بلکه در امکانات و ویژگی‌هایی است که شرکت تولیدکننده آن نرم افزار حسابداری بر اساس تجربیات قبلی و همینطور احترامی که برای مشتری خود قائل است در اختیار مصرف کننده قرار می‌دهد. ما در ادامه به بعضی از این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:

1. یکپارچگی و تعامل با سایر نرم افزارهایکی از مهم‌ترین تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار، یکپارچگی و ارتباط آن با دیگر نرم افزارهای مالی و اداری است؛ یک نرم افزار حسابداری خوب زمانی کارآمد و با ارزش است که بتواند اسناد مالی و حسابداری را از دیگر نرم افزارهای مرتبط مالی و اداری مثل نرم افزار خزانه داری، نرم افزار فروش، نرم افزار انبارداری و... دریافت کند و اطلاعاتی سازمان یافته در اختیار ذی‌نفعان قرار دهد. اگر بنا بر این باشد که تمامی این اطلاعات را در هر نرم افزار به صورت جداگانه و دستی وارد نماییم که چه چیزی به غیر از اتلاف وقت و سرمایه نصیب ما می‌شود.با این تفاسیر حتما به یکپارچگی و ارتباط نرم افزار حسابداری و مالی با دیگر نرم افزارهای مرتبط دقت کنید.
2. خدمات پشتیبانی مناسبیک فروشنده خوب کسی است که حتی بعد از فروش محصول خود، ارتباطش را با مشتری قطع نکند و در ادامه مسیر، با خدمات پشتیبانی قوی، رضایت حداکثری مشتری را جلب کند. اینکه تولید کننده نرم افزار مالی و اداری، خدمات پشتیبانی با کیفیت به مشتری خود ارائه دهد، به شکل ضمنی از اطمینانی که خودش به کیفیت نرم افزاری که ساخته است خبر می‌دهد و همین موضوع می‌تواند قوت قلبی برای مشتری باشد که بعد از خرید نرم افزار حسابداری، در صورت برور مشکلات احتمالی از سوی تولید کننده نرم افزار حمایت می‌شود.
3. امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابداریهمانطور که با گذر زمان همه چیز دستخوش تغییر و تحول می‌شوند، تکنولوژی نرم افزارهای مالی و حسابداری هم پیشرفته‌تر تکامل یافته‌تر می‌شوند. به همین دلیل امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابدار در طی زمان با استفاده از خدمات پشتیبانی شرکت تولیدکننده، یک مزیت رقابتی به شمار می‌رود. ممکن است زمان خرید نرم افزار حسابداری با گزینه‌های ارزان‌تر مواجه شوید اما این ارزانی می‌تواند به بهای از دست دادن توسعه و ارتقا نرم افزار حسابداری شما در آینده‌ای نزدیک تمام شود؛ پس حتما به این نکته توجه کنید.
4. کاربری آسانهدف اصلی استفاده از نرم افزار مالی و حسابداری، تسهیل امور مالی و کاهش خطای انسانی در این حوزه است. حسابداری و بازی با اعداد و ارقام به خودی خود دارای چالش و پیچیدگی‌های زیادی است، حالا اگر استفاده از این نرم افزار دچار پیچیدگی و مشکلات دسترسی باشد، همین نرم افزار می‌تواند عامل اصلی بروز خطاهای جبران ناپذیر شود.به همین دلیل باید رابط کاربری نرم افزار ساده و قابل فهم و در عین حال جذاب  باشد تا کاربران نرم افزار حسابداری با خیال آسوده و بدون اینکه گمراه یا چشمانشان خسته شوند از آن استفاده کنند.
5. قابلیت گزارش‌گیری با تعیین سطوح دسترسیدر اختیار قرار دادن سطوح دسترسی و شناوری‌های مختلف یکی از توانایی‌های مهم نرم افزار مالی و حسابداری خوب است که می‌تواند در اختیار کاربران آن مخصوصا مدیران ارشد قرار دهد، زیرا همین گزارش‌ها هستند که امکان تحلیل کسب و کار و سازمان را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.از طرفی گزارشات بی نقص یک نرم افزار حسابداری خوب می‌تواند در جلوگیری از جریمه‌های احتمالی مراجع ذی‌صلاح مانند سازمان امور مالیاتی تاثیرگذار باشد. هیچ مدیر و مسئولی دوست ندارد سازمان یا کسب و کار تحت هدایت او دچار پیچیدگی و دردسر جریمه‌های مالی و مالیاتی شود زیرا خارج شدن از آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار زیادی است.پس چه بهتر که پیشگیری کنید و به جای صرف هزینه برای جریمه، همان هزینه را برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی با کیفیت‌تر خرج کنید. البته مشاوره خدمات مالی و مالیاتی که توسط شرکت‌های معتبر ارائه می‌شود نیز می‌تواند در این زمینه گره گشای کار باشد.
6. امنیت اطلاعاتنرم افزارهای حسابداری و مالی، حساس‌ترین و مهم‌ترین اطلاعات یک شرکت، کسب و کار یا یک سازمان بزرگ را در اختیار دارند که گاهی اوقات حتی محرمانه تلقی می‌شوند. علاوه بر این با توجه به فراگیر شدن بستر اینترنت و تبدیل اکثر نرم افزارهای تحت ویندوز به نرم افزارهای مالی تحت وب، جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به این اطلاعات در سطح وب نیز اهمیت این موضوع را دوچندان کرده است. بنابراین در انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی که ضامن امنیت اطلاعات شما باشد بسیار دقت کنید.درست است که ما پارامتر امنیت را به عنوان گزینه آخر مطرح کردیم اما باید بگوییم که امنیت نرم افزار حسابداری، مهم‌ترین المان برای خرید این نرم افزارهاست.

برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی خوب، چطور اقدام کنیم؟

همانطور که در مثال ساعت مچی بیان کردیم، ممکن است هر دو کالا یک کار را انجام دهند، اما تفاوت هنگامی مشخص می‌شود که در طی زمان نیاز به ویژگی‌های خاصی داشته باشید. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم زمانی که قصد خرید یک نرم افزار حسابداری خوب داشتید، حتما به تمامی مواردی که ذکر کردیم توجه کنید و  بهتر است که خودتان هم بیشتر هم تحقیق کنید، البته ممکن است شما به دلیل مشغله کاری، زمان و فرصت کافی برای تحقیق نداشته باشید.

اما هستند افرادی که بتوانند به شما در این زمینه راهنمایی کنند یا اصلا می‌توانید با شرکت‌های معتبر تولیدکننده نرم افزارهای مالی و اداری مانند شرکت حساب رایان پارس تماس بگیرید و درخواست مشاوره ارائه دهید. مطمئن باشید افرادی که در این حوزه سالیان طولانی فعالیت داشتند، نیازهای شما را به خوبی می‌سنجند و بهتر از هر شخص دیگر می‌‌توانند در خرید نرم افزار مالی و حاسبداری مناسب و دیگر نرم افزارهای مرتبط که همان نرم افزارهای مالی و اداری یکپارچه هستند به شما یاری برسانند.

بررسی بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری از نگاه مشتری نرم افزار

مشتری به‌عنوان استفاده کننده نرم افزار یکپارچه مالی و اداری و عاملی که نقش اصلی و تعیین‌کننده در مشخص کردن کیفیت نرم افزار را بر عهده دارد، علاوه بر پارامترهایی که از نگاه تولید کننده نرم افزار مطرح شده و برای وی نیز حائز اهمیت است، پارامترها و عوامل مهم دیگری مد نظر دارد که درجایگاه خود بسیار مهم و قابل توجه است.

هر مشتری بر اساس صنعتی که در آن فعالیت دارد، مقیاس کسب و کار، نوع فعالیت و خدمات، تعداد و گستره دفاتر و نیروی انسانی و ده‌ها ویژگی دیگر، نیاز به تعداد زیادی نرم افزار عمومی و تخصصی دارد که فارغ از زمینه فعالیت شرکت و نوع نرم افزارهای مربوط به آن حوزه، نرم افزار یکپارچه مالی و اداری جزو تفکیک ناپذیر و یکی از نیازهای اصلی و مهم است و حتی شاید بتوان آن را قلب نرم افزارهای شرکت دانست.

هر جا که تبادلات مالی وجود داشته باشد، قطعا اطلاعات طرفین این تبادلات نیز وجود دارد و حتما علاوه بر اطلاعات مالی، اطلاعات نیروی انسانی و اموال و دارایی‌ها نیز وجود دارد. بنابراین همه چالش‌ها و دغدغه‌های مربوط به این موضوعات نیز دارای اهمیت بوده و باید مورد توجه قرار گیرد. اما اولویت‌های کاربر و مشتری نرم افزار با توجه به شرایط اقتصادی و مالی، نوع نیاز و میزان دانش مدیران آن متفاوت است؛ به همین دلیل می‌توان به جرات بیان کرد بین کلیه کسب و کارها این اولویت‌ها تفاوت دارد. ما به برخی از این اولویت‌های مشترک اشاره می‌کنیم تا شما هم دید بهتری پیدا کنید.

1. هزینه و قیمت نرم افزار و خدمات پس از فروش
   اولین معیار تصمیم گیری شرکت‌ها و کسب و کارها برای خرید یک محصول یا خدمت، بودجه در اختیار برای آن است. کسب و کارهایی که به این میزان از بالندگی و بلوغ رسیده‌اند که در صدد پیاده سازی اتوماسیون اداری هستند، معمولا دارای مدیرانی با تجربه و با ادراک بالای ساختار سازمانی هستند، این مدیران عموما از سازمانی دیگر به سازمان جدید منتقل شده‌اند و تجربه‌های ارزنده‌ای همراه خود دارند.بر اساس تجارب مدیران و شناختی که از قیمت و هزینه‌های نهان نرم افزارهای مطرح موجود در بازار دارند، شرکت‌ها بودجه‌ای برای تهیه نرم افزار در نظر می‌گیرند که این بودجه معمولا تعیین کننده عناوین موجود در فهرست شرکت‌های مورد نظر جهت خرید نرم افزار است.اما بعضی از مدیران پا را فراتر نهاده و بودجه را از پارامتر اول حذف می‌کنند و در اسرع وقت از شرکت باسابقه‌ای که از قبل نسبت به آن شناخت و تجربه دارند نرم افزار خرید می‌کنند. قیمت خرید اولیه نرم افزار ممکن است بالا به نظر برسد، اما تجربه مدیری که در این خصوص اقدام کرده، شامل هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی نیز بوده و در واقع مدیر خریدار نرم افزار، هزینه تمام شده نرم افزار را در یک دوره چند ساله در نظر گرفته است.بنابراین اگر شما هم با فهرستی از چند شرکت روبرو هستید که از نظر فنی بر اساس معیارهای شما مورد قبول واقع شده‌اند، اما با طیف وسیع و متنوعی از قیمت نرم افزار روبرو هستید، بهتر است جزئیات هزینه‌های پنهان نرم افزار شامل نگهداری، پشتیبانی و ارتقا را هم بررسی و به قیمت‌های فوق اضافه کنید، به این ترتیب امکان تصمیم‌گیری برای شما راحت‌تر خواهد بود و شرکت‌های باسابقه و موفق در این زمینه، قیمت‌های شفافی برای میزان خدمات بر اساس ساعت یا بازه‌های زمانی دارند که به راحتی تغییر نخواهد کرد.
2. سابقه، عملکرد و نتایج استفاده از نرم افزار
   خوشبختانه در عصری زندگی می کنیم که دسترسی به اطلاعات بسیار راحت و سریع شده است، به‌خصوص در حوزه نرم افزار می‌توان اطلاعات جامعی از شرکت‌های تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری به‌دست آورد. در بین این اطلاعات، فهرست مشتریان راضی و ناراضی شرکت‌ها نیز معمولا پیدا می‌شود و می‌توان با مشاهده تعداد زیاد شرکت‌ها یا سازمان‌های فعال در یک حوزه یا صنعت خاص، متوجه موفقیت و توانمندی فعالیت شرکت نرم افزاری در آن حوزه شد.پس از انتخاب برخی مشتریان که دارای ویژگی‌های مد نظر شما هستند، می‌توانید با آنها تماس گرفته و بابت سابقه نرم افزار، چالش‌ها و راهکارها از مدیران راهنمایی بگیرید و در این بین به اطلاعات با ارزشی از شرکت تولید کننده نرم افزار و محصول آن دست پیدا کنید. برای مثال وقتی شرکتی، نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری بیش از نیمی از شهرداری‌های کل کشور را تامین کرده است که در بین آنها مراکز استان‌ها نیز مشاهده می‌شوند، بدون شک می‌توان به سابقه آن شرکت در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری شهرداری‌ها اعتماد و با خیال راحت از آن شرکت خرید کرد.
3. سابقه و ویژگی‌های شرکت تولیدکننده نرم افزار
   همانطور که برای رفع بسیاری از نیازهای زندگی از محصولات و خدمات برندهای خوش نام و خوش سابقه استفاده می‌کنیم و اعتماد ما به نام برند گاهی موجب خرید محصولات جدید آن برند بدون نگرانی و دغدغه می‌شود، خرید نرم افزار نیز شامل همین قاعده می‌شود و شناخت از سوابق یک شرکت و برند می‌تواند در مسیر خرید نرم افزار مالی اداری به ما کمک شایانی کند.برای شناخت بهتر از یک برند به‌خصوص در حوزه نرم افزار، خوشبختانه تاییدیه‌ها و گواهی‌نامه‌هایی وجود دارند که به‌صورت آنلاین امکان استعلام آنها برای عموم فراهم است. شرکت‌هایی که دارای این گواهی‌نامه‌ها و مجوزها هستند، در حقیقت استانداردهای بالایی را پاس کرده‌اند و نمره قبولی به‌دست آورده‌اند. برخی از این مراجع ارائه کننده گواهینامه یا رتبه عبارتند از: شورای عالی انفورماتیک کشور، معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری، وزارت صنعت، معدن و تجارت، سازمان حمایت مصرف کنندگان و تولیدکنندگان،  سازمان نظام صنفی رایانه‌ای، مرکز توسعه تجارت الکترونیکی، اتحادیه کشوری کسب و کارهای مجازی و...در صورت نیاز به استعلام کافیست به سایت مجموعه‌های معرفی شده مراجعه شود و با جستجوی نام شرکت در بخش مربوطه نسبت به بررسی و اعتبارسنجی گواهینامه‌ها و مجوزهای شرکت‌ها اقدام کرد. برای مثال اگر در سامانه ساجار متعلق به شورای عالی انفورماتیک کشور نام شرکت حساب رایان پارس را جستجو کنید، اطلاعات مربوط به سه رتبه یک در سه حئزه مختلف از شورای عالی انفورماتیک و چند رتبه و اعتبار دیگر شرکت قابل مشاهده است.
4. امکان گسترش و توسعه نرم افزار
   بسیاری از شرکت‌ها و کسب و کارهای موفق که اقدام به گسترش حوزه فعالیت خود می‌کنند، ضمن توسعه سطح خدمات و افزایش تعداد محصولات، با تاسیس دفاتر و کارخانه‌ها در نقاط مختلف کشور، موجب توسعه همه جانبه کسب و کار می‌شوند. در چنین شرایطی که همزمان با توسعه، تعداد نیروی انسانی و گردش مالی رو به افزایش است، همراهی نرم افزار و امکان توسعه آن جهت پوشش گستردگی شرکت بسیار اهمیت دارد و اولویت مالک کسب و کار در چنین شرایطی در درجه اول استفاده از نرم افزار موجود و ارتقا ظرفیت‌های آن است.بنابراین شرکت‌های تولید کننده نرم افزار یکپارچه مالی و اداری که محصولات نرم افزاری با قابلیت پوشش نیازهای شرکت‌های در حال توسعه داشته باشند در چنین شرایطی می‌توانند با تامین نیازهای مشتری، ضمن ارتقا نرم افزار فعلی، سایر نرم افزارهای مرتبط با نیاز مشتری را در اختیار وی قرار دهند.با تمام این تفاسیر بهتر است هنگام انتخاب بهترین نرم افزار یکپارچه مالی اداری، این پارامتر بسیار مهم را در نظر بگیرید که شرکتی را انتخاب کنید که امکان همراهی شما در فرآیند توسعه و پیشرفت را داشته باشد و در رزومه آن شرکت، سازمان‌های بزرگ با گستره مشابه وجود داشته باشد. برای مثال شهرداری‌های کلان‌شهرها نمونه‌ای از این سازمان‌های بزرگ هستند که علاوه بر شهرداری مرکز و  شهرداری‌های مناطق، سازمان‌های زیرمجموعه مستقلی هم دارند که همگی دارای گردش بالای اطلاعات اداری و مالی هستند و در عین استقال عملکرد، از یک سیستم یکپارچه مالی و اداری استفاده می‌کنند.
5. امنیت اطلاعات
   موضوع امنیت اطلاعات از دیدگاه مشتری با دیدگاه شرکت تولیدکننده کاملا متفاوت است. مشتری علاوه بر موارد زیرمجموعه امنیت که مورد نظر شرکت بوده و در همین مقاله مورد بحث و بررسی قرار گرفت، برای بحث محرمانگی داده ها و اطلاعات خود نیز اهمیت ویژه‌ای قائل است و این پارامتر برای برخی کسب و کارهای حساس دارای اولویت بسیار بالاتری است.ممکن است به‌دلیل اینکه یکی از رقبای مطرح و خوب شما از نرم افزار شرکت خاصی استفاده کرده و طی چند سال همچنان به استفاده از آن ادامه می‌دهد، تصمیم به خرید همان نرم افزار گرفته باشید و اصلی‌ترین دلیل شما همان شرکت رقیب باشد. اما از طرفی نگرانی بابت دسترسی همان رقیب به اطلاعات شما از طریق شرکت تولیدکننده نرم افزار مشترک مورد استفاده، یکی از مواردی است که نمی‌توان از آن چشم پوشی کرده و به آن توجه نکرد.در چنین شرایطی چند راه پیشنهاد می‌کنیم که به شما کمک می‌کند تا این دغدغه برای همیشه حل شود و حتی برای اقدامات بعدی به شما برای تصمیم‌گیری بهتر کمک کند.راه اول و ساده‌ترین راه برای الزام تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری، امضای توافقنامه و قرارداد منع افشای اطلاعات محرمانه (NDA) است و مشتری می تواند NDA را به دلخواه خود تهیه و در اختیار شرکت قرار دهد.قراردادهای منع افشای اطلاعات محرمانه یا پیمان عدم افشای اطلاعات یا قرارداد محرمانگی (CA) نوعی از قرارداد هستند که شرکت‌های باسابقه در حوزه تولید نرم افزار و به‌خصوص نرم افزارهای حاوی اطلاعات محرمانه و مهم نظیر نرم افزارهای یکپارچه و جامع مالی و اداری، به‌خوبی با آن آشنایی دارند و در صورت مطرح کردن درخواست امضای NDA یا CA، ضمن استقبال از آن، می‌توانند جهت اطمینان خاطر مشتری، نمونه‌های کامل‌تری از موارد مشابه امضا شده با سایر مشتریان را در اختیارتان قرار دهند تا ضمن اطمینان بخشی به مشتری، حسن نیت خود را هم نشان دهند.برای همین معمولا شرکت‌های موفق نرم افزاری، چندین مشتری از یک صنعت خاص را دارند و هم‌زمان ضمن جلب اعتماد همه آنها، بدون هیچ مشکل و چالشی خدمات مختلف و متفاوتی به آنها ارائه می‌کنند. این شرکت ها علاوه بر تعهد خود به مشتری، تعهدات مشابهی با همکاران و پرسنل خود در قالب NDA یا CA دارند و در مواردی که پرسنل مستقر در محل مشتری داشته باشند، بندهای تعهدی زمان دار نیز امضا می‌کنند تا خیال مشتری بابت استفاده‌های بعدی از داده‌ها تا مدت زمان مشخصی آسوده باشد.سخن آخردر این مقاله سعی کردیم به دور از مسائل فنی، از دو زاویه مختلف و از نگاه تولیدکننده و مشتری، برخی ویژگی‌های کاربردی جهت انتخاب بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری را برای شما مطرح کنیم تا برای تصمیم‌گیری و انتخاب نرم افزار مناسب مسیر صحیح را طی کنید و با در نظر گرفته دغدغه‌هایی که شاید همگی فنی نباشند، نرم افزار و شرکت مناسب انتخاب کنید.

کلیه شرکت ها و سازمان ها می توانند جهت برگزاری جلسه و دریافت اطلاعات بیشتر و دمو نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری محاسبان با ما در تماس باشند. همچنین می توانند با ورود به سایت شرکت حساب رایان پارس و تکمیل فرم درخواست دمو، جلسه ای را با دپارتمان فروش در خصوص قابلیت ها و امکانات محاسبان داشته باشند.
شماره تماس دپارتمان فروش: ۸۷۷۶۰ (داخلی ۲۲۴ و ۲۲۵) و یا شماره همراه (۰۹۱۹۹۹۸۷۱۳۸)

احتمالا اگر شما هم در یک سازمان یا یک کسب و کار در حال فعالیت باشید، عبارت «نرم افزار یکپارچه مالی» را شنیده باشید، اما آیا تا به حال به این فکر کردید که نرم افزار یکپارچه مالی چیست؟

از گذشته تا به حال یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های کسب و کارهای کوچک و بزرگ، تهیه بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری بوده و هست و با توجه به تغییرات سریع و گسترده تکنولوژی، به نظر می‌رسد این دغدغه همواره وجود خواهد داشت و حتی در آینده ابعاد گسترده‌تری پیدا خواهد کرد. بنابراین اگر شما هم این دغدغه را دارید، توصیه می‌کنیم مقاله «نرم افزار یکپارچه مالی و اداری، مفاهیم، ویژگی‌ها و تفاوت‌ها» را مطالعه کرده تا دید بهتری برای درک این مقاله پیدا کنید.

بهترین نرم افزار، بهترین سیستم نرم افزاری، بهترین سامانه نرم افزاری و در کل هر آنچه که با واژه بهترین خطاب شود، از چند زاویه مختلف قابل بررسی و تحلیل است که برای انتخاب مناسب و امکان اختصاص صفت «بهترین» به یک نرم افزار، باید با همه این زوایا آشنایی داشته باشید و بررسی چند نرم افزار مشابه را با در نظر گرفتن پارامترهای یکسان انجام دهید تا بتوانید بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری را پیدا کنید و با اطمینان به امتیازی که به دست آورده، وارد مراحل بعدی تهیه نرم افزار شوید.

• زوایا و پارامترهای مهم بررسی نرم افزار:

نگاه از زاویه دید تولیدکننده نرم افزار (فنی و غیرفنی)

1. استفاده از تکنولوژی پرطرفدار روز دنیا و کشور
2. عملکرد مستقل و صحیح تک تک اجزا و زیرسیستم‌ها
3. تعامل با سایر نرم افزارها و زیرسیستم های نرم افزاری
4. امکان توسعه و ارتقا نرم افزارها و سیستم‌های موجود
5. امنیت اطلاعات نرم افزارها
6. امکان اصلاح و بازسازی

نگاه از زاویه دید خریدار و استفاده کننده نرم افزار (فنی و غیرفنی)

1. هزینه و قیمت نرم افزار و خدمات پس از فروش
2. سابقه، عملکرد و نتایج استفاده از نرم افزار
3. سابقه و ویژگی‌های شرکت تولیدکننده نرم افزار
4. امکان گسترش و توسعه نرم افزار
5. امنیت اطلاعات

ما قصد داریم در این مقاله ابتدا از نگاه تولیدکننده صحبت کنیم و در مقاله بعدی هم از دیدگاه مشتری به بررسی اینکه بهترین نرم افزار یکپارچه مالی چیست می‌پردازیم.

بررسی بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری از نگاه تولید کننده نرم افزار

نگاه به یک موضوع از زوایای متعدد به شما کمک می‌کند علاوه بر انتخاب بهتر، تصمیم‌گیری صحیح و مطمئن‌تری داشته باشید و پس از انتخاب دچار شک و تردید نشوید که این اصل نه تنها در انتخاب بهترین نرم افزار، بلکه در انتخاب هر چیز دیگری صادق است و تاثیر مستقیم در روند توسعه و بهبود کسب و کار و زندگی شما دارد.

بنابراین لازم است که شما به عنوان خریدار و مصرف کننده نرم افزار، از نوع نگاه تولیدکننده و پارامترهای مهم مد نظر او هم اطلاع داشته باشید تا علاوه بر افزایش آگاهی، دید بهتری در بررسی و تحلیل نرم افزار پیدا کنید. این آگاهی حتی ممکن است با توجه به وجود روش‌های مختلف در تهیه و تولید نرم افزار و برخی فرآیندهای موجود در سیستم‌ها، به شما کمک کند تا نوع تصمیم‌گیری و پارامترهای مهم خود را به‌کلی تغییر دهید و با نگاه تازه‌ای وارد فرآیند تحلیل و بررسی و انتخاب بهترین نرم افزار مالی و اداری شوید.

1. استفاده از تکنولوژی پر طرفدار روز دنیا و کشور
   استفاده از تکنولوژی پرطرفدار روز دنیا و کشور جهت تولید نرم افزار، به شرکت تولیدکننده نرم افزار این امکان را می دهد تا ضمن دسترسی به نیروی کار فراوان و در دسترس فعال بازار کار، از افراد باتجربه و خبره این حوزه استفاده کند و در شرایط مختلف جامعه نظیر شرایط سخت اقتصادی، سیاسی و اجتماعی، امکان کوچک‌سازی یا توسعه شرکت را به‌سرعت داشته باشد. همچنین وجود نیروی تخصصی فراوان و در دسترسی به شرکت کمک می‌کند تا در مجموع بهای تمام شده تولید محصول منطقی شود و نتیجه مستقیم آن برای بهره بردار (همان مشتری) نیز ملموس می شود.بسیاری از شرکت‌ها به دلیل استفاده از تکنولوژی‌های خاص و نوین، در مواقع حساس مورد نیاز امکان تامین نیروی متخصص را نداشته و یا با مهاجرت نیروهای متخصص موجود روبرو می‌شوند و بدیهی است که برای تکنولوژی‌های خاص و جدید، نیروی کار باتجربه و ماهر اندک است و علی‌رغم همه برتری‌های فنی آن نرم افزار و محصول، در شرایط خاص کسب و کاری که تکنولوژی خاص را انتخاب کرده با مشکل مواجه شده و علاوه بر خود شرکت و کسب و کار آن، روی مشتری نیز تاثیر مستقیم می‌‎گذارد و به هر دو طرف آسیب وارد می‌‎کند.
2. عملکرد مستقل و صحیح تک تک اجزا و زیرسیستم‌ها
   نرم افزارهای یکپارچه و به‌خصوص سیستم‌های یکپارچه جامع مالی و اداری از اجزا و نرم افزارهای متعددی تشکیل شده‌اند که بسیاری از این زیرسیستم‌ها نظیر حسابداری، انبارداری، حقوق و دستمزد، بودجه و اعتبارات، تدارکات و... به‌صورت تکی و مستقل مورد نیاز برخی کسب و کارهاست.بنابراین شرکت‌هایی که محصولات نرم افزاری یکپارچه (ERP) ارائه می‌کنند و مبنای تولید محصولات خود را عملکرد صحیح و مستقل هر زیرسیستم قرار می‌دهند، علاوه بر امکان ارائه و فروش محصول یکپارچه و جامع، امکان فروش تک محصول یا ترکیب خاص مورد نظر مشتری را دارند و این نکته برای مصرف کننده نهایی محصول این معنی را می‌دهد که ضمن تامین نیاز خود، امکان مدیریت هزینه بر اساس نیاز را دارد.این نوع نگاه به تولید و ارائه محصول ضمن تامین نیاز اولیه مشتری، در آینده برای شرکت نیز سودمند است و مشتری پس از توسعه کسب و کار خود، در صورت رضایتمندی از عملکرد قبلی شرکت، سایر زیرسیستم‌های مورد نیاز خود را از همان شرکت تامین می‌کند و نتیجه این تعامل برای دو طرف سودده است و موجب رشد و توسعه هر دو کسب و کار می‌شود.
3. تعامل با سایر نرم افزارها و زیرسیستم‌های نرم افزاری
   امکان برقراری ارتباط و تبادل داده و سرویس با سایر نرم افزارها و زیرسیستم‌های شرکت و سایر شرکت‌ها نیز یکی از پارامترهای مهم تولیدکنندگان نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری است.با توجه به گستردگی حوزه عملکرد محصولات نرم افزاری، شرکت‌های تولید کننده این نرم افزارها، معمولا همه محصولات نرم افزاری مورد نیاز سازمان‌های بزرگ نظیر شهرداری‌ها یا برخی صنایع بزرگ را ندارند. به همین دلیل مشتری نرم افزارهای مورد نیاز هر حوزه را از شرکت متخصص آن حوزه تهیه می‌کند.بنابراین وجود امکانی برای ارتباط با سایر نرم افزارها به تولیدکنندگان این امکان را می‌دهد که بتوانند برای ورود به بازارهای جدید، بسته جامعی متشکل از نرم افزارهای تخصصی خود را ارائه کنند که نتیجه آن برای شرکت‌ها بسیار سودمند است و هر یک از تولیدکنندگان صرفا روی حوزه تخصصی خود متمرکز می‌شوند و در آن حوزه ضریب نفوذ خود را افزایش می‌دهند.این موضوع برای استفاده کننده از نرم افزار هم بسیار مهم است و اگر شما یک سازمان بزرگ نظیر شهرداری، بانک، وزارتخانه، صنایع مادر و ... هستید، هنگام بررسی شرکت‌های نرم افزاری بهتر است به این نکته نیز توجه داشته باشید.شرکتی که دارای همکاران متعدد در سایر حوزه‌هاست نشان از آن دارد که در این زمینه به‌خوبی عمل کرده و اگر امکان تامین نیاز آینده شما توسط آن شرکت فراهم نباشد، حداقل خیال شما از این بابت راحت است که سیستم موجود شما امکان برقراری ارتباط با سیستم جدید را دارد.
4. امکان توسعه و ارتقا نرم افزارها و سیستم‌های موجود
   استفاده از معماری مناسب در طراحی نرم افزار به گونه‌ای که بر اساس حجم داده‌ها، تعداد تراکنش‌ها، تعداد کاربران، نوع و تعداد موضوعات، میزان گردش حساب‌ها و صدها عامل مهم دیگر مرتبط با مسائل مالی و اداری، امکان توسعه ظرفیت‌ها و قابلیت‌های نرم افزار فراهم باشد، ضمن جلوگیری از دوباره کاری در شرکت و درگیر کردن تیم تولید برای بازطراحی محصول، امکان پیش‌روی سریع‌تر و چابکی به شرکت می‌دهد و تمرکز شرکت روی توسعه نرم افزار و بهبود عملکرد بر اساس بازخورد مشتریان قرار می‌گیرد.در چنین شرایطی شرکت‌ها ضمن اضافه کردن محصول جدید به سبد محصولات خود، نیازهای جدید مشتریان را به‌سرعت برآورده کرده و تبدیل به ویژگی یا امکان جدید برای سایر مشتریان مشابه می‌کنند و در نهایت هم رضایت مشتریان قبلی و هم رضایت مشتریان جدید را به‌دست می‌آورند.از سوی دیگر این نوع نگاه و معماری نرم افزار برای شرکت و مشتری این امکان را به ارمغان می‌آورد که در صورت بروز یک تغییر اساسی در یک فرآیند یا روش یا الزام به پیاده‌سازی یک روش جدید از سوی قانون گذار نظیر اتفاقی که با پیاده‌سازی مالیات بر ارزش افزوده یا پیاده‌سازی استانداردهای IFRS برای اولین بار در کشور رخ داد، آمادگی و چابکی لازم برای اجرای آن در بستر نرم افزاری موجود وجود دارد و نیازی نیست که کل سیستم تغییر بنیادی داشته باشد.
5. امنیت اطلاعات نرم افزارها
   نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری ذاتا شامل حساس‌ترین داده‌های یک سازمان هستند که این داده‌ها شامل اطلاعات هویتی و مالی سازمان هستند که از درجه اهمیت بسیار بالایی برخوردارند.در کنار میزان اهمیت اطلاعات، با توجه به فراگیر شدن بستر اینترنت و کوچ اکثر نرم افزارها به بستر وب و سرویس دهی ابری، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات یکی از دغدغه‌های اصلی برنامه نویسان و تولیدکنندگان نرم افزار است.این دغدغه‌‌های فنی در کنار تلاش برای حفظ امنیت بستر ارائه خدمات شامل سخت افزار و نرم افزار، اکثر شرکت‌های باتجربه و سازمان یافته را به سمت داشتن واحد تخصصی شبکه و فناوری اطلاعات سوق می‌دهد و شرکت با تامین نیازهای خود در درون سازمان، ضمن رفع بخش مهم دغدغه‌های خود، امکان رفع نیازهای مشتریان خود را نیز پیدا می‌کند.بنابراین شرکت‌هایی که دارای واحد تخصصی فناوری اطلاعات و شبکه اختصاصی هستند، امتیاز ویژه‌ای نسبت به سایر شرکت‌های مشابه فاقد این واحد دارند.پارامتر امنیت، اولین و شاخص‌ترین نتیجه آن است که ضمن کاهش بهای تمام شده محصولات و خدمات برای مشتری، امتیازات منحصر به‌فرد ویژه‌ای نظیر صرفه‌جویی در هزینه‌های وابسته و نیروی انسانی مورد نیاز نیز به همراه دارد.
6. اگر نرم افزار یکپارچه مالی و اداری استفاده شد امکان بررسی و اصلاح داده و ها و محاسبات را فراهم کرده باشد، حتی پس از گذشت زمان طولانی از شناسایی خطا، شرکت تولید کننده نرم افزار می تواند با ارائه یک بسته بروزرسانی، به سرعت مشکل پیش آمده را برطرف کندامکان اصلاح و بازسازی
   تولید نرم افزار گرچه یک موضوع تکنولوژی محور است، اما نیروی انسانی تاثیر مستقیم در طراحی، معماری و پیاده سازی آن دارد. بنابراین خطای انسانی در هر یک مراحل ساخت نرم افزار، می‌تواند وجود داشته باشد و امری اجتناب ناپذیر است.این خطا اگر یک خطای محاسباتی باشد، معمولا طی فرآیند تست و مشاهده نتایج آن قابل شناسایی و تشخیص است. اما اگر یک خطای منطقی باشد که نتایج آن در نهایت پس از ورود حجم زیادی اطلاعات پس از گذشت یک زمان طولانی مشخص شود که در طی زمان آن فرآیند تکمیل شده یا تغییر کند، شناسایی خطای مذکور تا حد زیادی سخت و غیرممکن می‌شود.در چنین شرایطی شرکت‌های باتجربه و باسابقه، با اشراف به وجود همیشگی چنین مشکلی، ضمن تلاش برای استانداردسازی روش‌های تولید، در طراحی محصول شرایط و امکاناتی در نظر می‌گیرند که حتی پس از گذشت زمان طولانی از فعالیت نرم افزار، در صورت پیدا شدن خطاهای محاسباتی و منطقی، امکان بازگشت به قبل و اصلاح کلیه خطاها از گذشته تا به امروز مقدور باشد و بدون نیاز به دوباره کاری جهت ورود اطلاعات و درگیر کردن پرسنل مشتری، خطای پیش آمده را اصلاح و کل ساختار را بازسازی کنند.این نوع مشکلات بیشتر در شرکت‌های تولیدی و صنعتی مشاهده می‌شود که معمولا در طی زمان فرآیندهای تولید محصول خود را بهبود بخشیده و بر اساس گام‌های بهبود فرآیند، محاسبات در نرم افزارهای مالی و بازرگانی را تغییر داده و بروزرسانی می کنند.در طی بروزرسانی این گام ها، بعضی مواقع تبدیل واحدها یا استانداردهای محاسباتی نظیر دما و وزن از نگاه کاربر نرم افزار پنهان می ماند و پس از آن فرایند محاسبات بر اساس داده های جدید مطابق با استانداردهای قبلی انجام می گیرد.

همانطور که در ابتدای مقاله گفتیم، در مقاله بعدی به بررسی همین نکات از نظر مشتری (خریدار) می‌پردازیم تا ببینیم مشتریان در مورد بهترین نرم افزار یکپارچه مالی چه دیدگاهی دارند...

همه ما کم و بیش با مفهوم بودجه آشنا هستیم، اما وقتی در تعریف به آن نگاه می‌کنیم دارای پیچیدگی‌هایی است. آیا شما با پیچیدگی‌های بودجه آشنایی دارید؟ در این مطلب به شما توضیحات کاملی در مورد بودجه و همچنین بودجه ریزی بر مبنای عملکرد خواهیم داد؛

اصلا بودجه چیست؟

همه ما کم و بیش با مفهوم بودجه آشنا هستیم، اما وقتی در تعریف به آن نگاه می‌کنیم دارای پیچیدگی‌هایی است. آیا شما با پیچیدگی‌های بودجه آشنایی دارید؟ در این مطلب به شما توضیحات کاملی در مورد بودجه و همچنین بودجه ریزی بر مبنای عملکرد خواهیم داد؛

در اصل بودجه یک واژه فرانسوی است که از معادل انگلیسی آن برگرفته شده است. در فرانسه کیف چرمی که وجوه نقد در آن را نگهداری می‌کردند «بوژه» می‌نامیدند و در انگلستان (Budget) نیز به کیف چرمی که حاوی صورت مخارج مورد نیاز پادشاه بوده گفته می‌شد.

بر همین اساس و طی زمان، واژه بودجه تعریفی مبنی بر تخمین درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی (که معمولا یک ساله در نظر گرفته می‌شود) دریافت کرد و امروزه نیز با همین تعریف آن را می‌شناسیم.

بودجه در تمامی سازمان‌ها مخصوصا سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها کاربرد بسیار زیادی دارد زیرا بودجه دستورالعملی است که بر اساس آن منابع یک سازمان به بخش‌های مختلف برای دستیابی به اهداف و برنامه‌های تعیین شده اختصاص می‌یابد و از هدر رفت منابع مالی و هرج مرج در سازمان جلوگیری می‌کند.

علاوه بر این با استفاده از بودجه می‌توان در انتهای دوره، عملکرد مدیران یک سازمان را سنجید تا متوجه شویم که آیا مدیران آن سازمان در راستای اهداف و سیاست‌های کلان سازمان قدم برداشته‌اند یا خیر، به همین دلیل بودجه در دیدگاه مدیران از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

روش‌های بودجه ریزی

قبل از اینکه بخواهیم بودجه ریزی بر مبنای عملکرد یا همان بودجه ریزی عملیاتی را توضیح دهیم، ابتدا انواع بودجه ریزی را معرفی می‌کنیم تا دیدگاه کامل‌تری نسبت به بودجه ریزی داشته باشیم؛

انواع بودجه:

بودجه جامع

همانطور که از نام بودجه جامع مشخص است، این بودجه به تمامی موارد مالی و غیر مالی سازمان در  یک دوره مالی می‌پردازد.

بودجه عملیاتی (بر مبنای عملکرد)

بودجه عملیاتی یا همان بودجه عملکردی بر اساس موارد از پیش تعیین شده که باید برای آنها هزینه شود نگارش می‌شود، برای مثال در یک بخش یا یک پروژه مشخص بودجه‌ای تعریف و به آن تخصیص داده می‌شود.

بودجه هزینه سرمایه‌ای

این بودجه برای پروژه‌های سرمایه گذاری بلندمدت و معمولا برای دارایی‌های ثابت در نظر گرفته می‌شود.

بودجه ثابت

بودجه ثابت بر اساس شرایط فروش و درآمد ثابت مانند رکود اقتصادی بسته می‌شود و در شرایطی که متغیرهای مختلف در حال نوسانات زیاد باشند، کارآمد نیست.

بودجه انعطاف پذیر

با توجه به اینکه شرایط کسب و کارها به صورت مداوم در حال تغییر و غیر قابل پیش‌بینی است، بودجه انعطاف پذیر مناسب‌ترین گزینه برای کسب و کارها و سازمان‌های خصوصی خواهد بود.

برای تعیین این بودجه باید فاکتورهای مختلفی مانند دامنه نوسان هزینه‌های متغیر و ترکیبی از دیگر متغیرها را در نظر گرفت.

بودجه نقدی

تمرکز این نوع بودجه ریزی روی برنامه ریزی برای وجوه نقد است که ورودی و خروجی وجه نقد را در یک بازه زمانی نشان می‌دهد.

بودجه ریزی بر مبنای عملکرد (بودجه ریزی عملیاتی) چیست؟

همانطور که در بخش انواع بودجه گفتیم، بودجه ریزی برمبنای عملکرد بر اساس موارد از پیش تعیین شده که باید برای آنها هزینه شود نگارش می‌شود، اگر واضح‌تر بخواهیم توضیح دهیم باید بگوییم که بودجه ریزی عملیاتی (بودجه ریزی عملکرد) فرآیند مرتبط ساختن هزینه‌ها با نتایج آن هزینه‌هاست، یعنی برای شاخص‌های عملکردی، تخصیص منابع انجام شود.

اولین بار این نوع بودجه ریزی در چارچوب اصلاحات بودجه‌ای پس از جنگ جهانی دوم در کشورهای صنعتی به کار گرفته شد، بنابراین با توجه به اینکه بودجه ریزی بر مبنای عملکرد در کشورهای پیشرفته مورد استقبال قرار گرفته است و به نوعی توانسته پاسخگوی نیازهای این کشورها بر اساس فرآیندهای دقیق و محاسبه شده آنها باشد، در ایران نیز توجه مسئولین به  بودجه ریزی عملیاتی منعطف شده و به سرعت در حال گسترش در تمامی سازمان‌ها به‌خصوص سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها است.

بودجه ریزی بر مبنای عملکرد (بودجه ریزی عملیاتی) به شکلی دقیق و روشن، اجرای طرح‌ها و برنامه‌های سازمان را از دیدگاه هزینه و فایده  تجزیه و تحلیل می‌کند و با روش‌های اندازه گیری کار، قیمت تمام شده را بر اساس استانداردها مقایسه و تحلیل می‌کند.

در واقع نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد به عنوان یک نظام مدیریتی، استراتژی‌هایی برای ارتقای اثربخشی و کارآیی مصرف منابع سازمانی در راستای ارائه محصول یا خدمت با اهداف کوتاه مدت و نتایج آنها که همان اهداف بلند مدت هستند ارائه می‌دهد تا در نهایت شفافیت در سازمان‌ها و همچنین پاسخگویی مدیران درقبال تصمیمات خود را افزایش دهد.

البته در اینجا باید بین «کارایی» و «اثربخشی» تمایز قائل شویم زیرا «کارایی» به استفاده مفید از منابع می‌پردازد در حالی که «اثربخشی» به عملکرد و نتیجه مطلوب اشاره می‌کند.

مفاهیم اصلی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد

• ورودی‌ها

منابع تخصیص داده شده برای خروجی (محصول) و نتایج است که معمولا به صورت مبلغی از هزینه بیان می‌شود.

• خروجی‌ها یا همان محصولات (Outputs)

کالا، محصول یا خدمت تولید شده که بر اساس فعالیت یا برنامه از پیش تعیین شده به دست آمده است.

• نتایج (Outcomes)

نتیجه همان وضعیتی است که میزان موفقیت در دستیابی به اهداف برنامه از پیش تعیین شده را بیان می‌کند.شاخص نتایج می‌تواند نمایانگر کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده و میزان رضایت مصرف کننده باشد که بر اساس درصد و میزان تحقق اندازه گیری می‌شود.

• کارایی و بهره‌وری (Efficiency and Productivity)

این دو شاخص نسبت بین ورودی و نتیجه را بیان می‌کند؛ همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، کارایی و بهره وری با یکدیگر تفاوت دارند که این تفاوت در نحوه بیان نسبت‌ها کاملا حس می‌شود.

«کارایی» به صورت نسبت ورودی به خروجی بر اساس تعداد کارکنان، بودجه یا زمان صرف شده تعریف می‌شود اما «بهره‌وری» نسبت میزان نتیجه به ورودی است که به ازای هر واحد ورودی بیان می‌شود.

اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد

اگر علاقه دارید که جزئیات اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد را بدانید خواندن ادامه این بخش را حتما به شما پیشنهاد می‌کنیم، در غیر این صورت می‌توانید از این بخش عبور کرده و بخش کاربرد نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد در ایران را مطالعه کنید.

قبل از اینکه اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد را توضیح دهیم، یک مقدار درباره چگونگی پیدایش و ماهیت آن صحبت کنیم؛

بعد از اینکه جنگ جهانی دوم پایان یافت و نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد مورد توجه کشورهای غربی و پیشرفته واقع شدT باعث ایجاد اصلاحاتی در بودجه ریزی این کشورها شد. دو ویژگی مهم در اصلاحات بودجه ریزی آنها وجود داشت:

1. تاکید بر خروجی (محصول و خدمت) به جای ورودی در بخش دولتی
2. تجدید ساختار عملیات دولت بر اساس برنامه‌ها و فعالیت‌هایی که تولیدکننده محصولات هستند.

نظام بودجه ریزی عملیاتی اولین بار به طور جدی در دهه 1950 میلادی و در ایالات متحده آمریکا مورد استفاده قرار گرفت. نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد یک ویژگی کلیدی داشت که آن هم چیزی نبود جز تلفیق اهداف نظام مدیریت بودجه با پاسخگویی مناسب. به زبان ساده‌تر، عملکرد خوب تشویق و عملکرد نامطلوب تنبیه می‌شود.

چیزی که واضح است موفقیت این نظام وابستگی زیادی به تداوم آن توسط دستگاه‌های اجرایی دارد و برای دستیابی به این موفقیت سه چیز لازم است:

1. شاخص‌های عملکرد مشخص شوند.
2. دستگاه‌های اجرایی از استقلال بیشتر برخوردار شوند.
3. عوامل انگیزشی و تنبیهی برای مدیران در نظر گرفته شود.

خب حالا زمان آن رسیده که بریم سراغ اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد که به ترتیب زیر هر کدام را توضیح دادیم:

بازبینی برنامه‌های اجرایی

مهم‌ترین اصل نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد «برنامه» است. در اینجا منظور از  برنامه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های تحت نظر دستگاه یا واحد اجرایی خاصی است که با استفاده از منابع سازمان، برای دستیابی به اهداف مد نظر تلاش می‌کند و در عین حال باید این اهداف برآورد شدنی هم باشند.

به همین دلیل بودجه ریزی باید به شکلی انجام شود که هزینه‌ها و درآمدهای هر برنامه برای تصمیم‌گیران اصلی سازمان کاملا واضح و مشخص باشد و هیچ ابهامی وجود نداشته باشد.

البته ممکن است با توجه به برنامه و نوع هدف، برنامه‌ها به صورت مشترک از سوی چند دستگاه اجرایی اجرا شوند که به همین ترتیب هم مسئولیت آن تقسیم می‌شود.

تعیین شاخص عملکرد و اعداد و ارقام اهداف آن

برای آن که مدیران سازمان بتوانند اهداف برنامه را محقق کنند، باید جزئیات شاخص‌های عملکردی که بر فعالیت مدیر تاثیر می‌گذارد، در چارچوب اهداف برنامه به صورت قابل اندازه گیری مشخص شود تا مدیر بتواند بر اساس انتظاری که از او وجود دارد پاسخگو باشد. به این ترتیب بهره وری، زمان مورد نیاز، تقاضا برای خدمات و در نهایت بودجه مورد نیاز مشخص خواهد شد.

هزینه یابی برنامه‌ها

برای آن که برنامه اجرا شدنی باشد، باید ساز و کار کافی برای هزینه یابی آن وجود داشته باشد به شکلی که برای ارزیابی عملکرد برنامه، محصولات برنامه را بتوان به هزینه‌های بودجه و در نهایت به منافعی که از آن به دست آمده ارتباط داد.

از نظر بودجه ریزی برنامه‌ای، مهم‌ترین معیار ارتباط مستقیم یا غیر مستقیم هزینه با برنامه است. نظام هزینه یابی نه تنها باید قادر باشد اطلاعات هزینه‌ای دقیق در مورد برنامه‌ها تولید کند، بلکه باید قادر باشد این هزینه را به درستی به موضوع هزینه مرتبط کند.

مدیریت عملکرد نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد

همیشه تصور می‌شود که اگر منابع مورد نیاز برای اصلاحات تامین شود، حتما هم آن اصلاح با موفقیت اجرا می‌شود در حالی که تجربه، خلاف چنین چیزی را ثابت کرده است زیرا عدم موفقیت در مدیریت فرآیند اصلاحات، مهم‌ترین مشکل پیش روی آن محسوب می‌شود.

به همین دلیل در مدیریت نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد باید به نکاتی توجه کرد که این نکات عبارتند از:

1. تاکید بر اهداف
2. جلب توجه عموم به اهمیت اهداف
3. ارزش‌یابی عملکرد به عنوان ابزاری برای بهبود عملکرد
4. تشویق عملکرد خوب و تنبیه عملکرد نامطلوب
5. توجه به استانداردها
6. ارتقای ابزار مدیریت

نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد در ایران

بد نیست بدانید سابقه طلب بودجه در ایران به زمان مشروطیت بر می‌گردد و اولین بودجه تاریخ ایران در زمان وزارت صنیع‌الدوله (1289 شمسی) در دوره دوم قانون گذاری تهیه و تقدیم مجلس شد.

اما بعد از گذشت حدود یکصد سال و بعد از چندین تلاش ناموفق برای پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی، بالاخره در سال 1378 بحث اصلاح نظام بودجه ریزی در سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور با جدیت بیشتر دنبال شد و اقدامات مهمی برای تغییر نظام بودجه ریزی ایران از حالت سنتی به بودجه ریزی عملیاتی (مبتنی بر عملکرد) انجام شد. بر اساس مصوبه‌ای که ستاد اقتصادی دولت ارائه داد، مقرر شد این اصل در دو مرحله انجام شود:

مرحله اول

اصلاحات کوتاه مدت و ظاهری، که در قالب اطلاح نظام طبقه‌بندی، کاهش تبصره‌ها، تعداد دستگاه‌ها و ردیف‌های بودجه و... بود

مرحله دوم

اصلاحات ماهیتی که مهم‌ترین آن به کارگیری نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد بود.

بودجه ریزی عملیاتی در ایران دچار مشکلات زیادی است که تصمیم‌گیری درباره آن را دشوار می‌کند. تصمیم‌گیری بودجه توسط دو قوه مقننه و مجریه قابل تجزیه و تحلیل است. ابتدا در مجلس شورای اسلامی و سپس در دولت.  از  طرفی دولت خود را ملزم به اختصاص اعتبارات بیشتر می‌داند و بایستی به عموم مردم پاسخگو باشد و از سوی دیگر نمایندگان مجلس با توجه به اینکه مصالح مملکتی را در نظر می گیرند بایستی پاسخگوی نیازهای منطقه‌ای باشند. اجرای نظام بودجه‌ریزی عملیاتی مشروط به این است که دستگاه‌های اجرایی دارای چشم انداز و برنامه مدون دراز مدت باشند و برنامه اجرایی آنها به صورت عملیاتی تنظیم شود. برای تدوین یک نظام بودجه ریزی عملیاتی در ایران ابتدا باید سیستم حسابداری نقدی به حسابداری تعهدی تغییر پیدا کند که این موضوع خود نیازمند ایجاد بستر و شرایط مناسب توسط بدنه مالی کشور است.

مزایای متعدد بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد و مشکلاتی که نظام بودجه ریزی در ایران با آن مواجه است، منجر شده تا پیاده سازی آن برای سالیان طولانی به عنوان یک هدف در نظر گرفته شود ولی هنوز این هدف، محقق نشده است. به همین دلیل شرکت حساب رایان پارس قصد دارد با استفاده از تجارب کارشناسان و متخصصان این حوزه به همراه راهکارهای نرم افزاری محاسبان، به سازمان‌ها، شهرداری‌ها و دستگاه‌های ذی‌ربط برای پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی، خدمت رسانی کند. کافیست از طریق لینک درخواست مشاوره، درخواست خود را با ما مطرح نمایید.