بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری و ویژگی‌های آن از نگاه فروشنده و مشتری (بخش اول)

احتمالا اگر شما هم در یک سازمان یا یک کسب و کار در حال فعالیت باشید، عبارت «نرم افزار یکپارچه مالی» را شنیده باشید، اما آیا تا به حال به این فکر کردید که نرم افزار یکپارچه مالی چیست؟

از گذشته تا به حال یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های کسب و کارهای کوچک و بزرگ، تهیه بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری بوده و هست و با توجه به تغییرات سریع و گسترده تکنولوژی، به نظر می‌رسد این دغدغه همواره وجود خواهد داشت و حتی در آینده ابعاد گسترده‌تری پیدا خواهد کرد. بنابراین اگر شما هم این دغدغه را دارید، توصیه می‌کنیم مقاله «نرم افزار یکپارچه مالی و اداری، مفاهیم، ویژگی‌ها و تفاوت‌ها» را مطالعه کرده تا دید بهتری برای درک این مقاله پیدا کنید.

بهترین نرم افزار، بهترین سیستم نرم افزاری، بهترین سامانه نرم افزاری و در کل هر آنچه که با واژه بهترین خطاب شود، از چند زاویه مختلف قابل بررسی و تحلیل است که برای انتخاب مناسب و امکان اختصاص صفت «بهترین» به یک نرم افزار، باید با همه این زوایا آشنایی داشته باشید و بررسی چند نرم افزار مشابه را با در نظر گرفتن پارامترهای یکسان انجام دهید تا بتوانید بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری را پیدا کنید و با اطمینان به امتیازی که به دست آورده، وارد مراحل بعدی تهیه نرم افزار شوید.

• زوایا و پارامترهای مهم بررسی نرم افزار:

نگاه از زاویه دید تولیدکننده نرم افزار (فنی و غیرفنی)

1. استفاده از تکنولوژی پرطرفدار روز دنیا و کشور
2. عملکرد مستقل و صحیح تک تک اجزا و زیرسیستم‌ها
3. تعامل با سایر نرم افزارها و زیرسیستم های نرم افزاری
4. امکان توسعه و ارتقا نرم افزارها و سیستم‌های موجود
5. امنیت اطلاعات نرم افزارها
6. امکان اصلاح و بازسازی

نگاه از زاویه دید خریدار و استفاده کننده نرم افزار (فنی و غیرفنی)

1. هزینه و قیمت نرم افزار و خدمات پس از فروش
2. سابقه، عملکرد و نتایج استفاده از نرم افزار
3. سابقه و ویژگی‌های شرکت تولیدکننده نرم افزار
4. امکان گسترش و توسعه نرم افزار
5. امنیت اطلاعات

ما قصد داریم در این مقاله ابتدا از نگاه تولیدکننده صحبت کنیم و در مقاله بعدی هم از دیدگاه مشتری به بررسی اینکه بهترین نرم افزار یکپارچه مالی چیست می‌پردازیم.

بررسی بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری از نگاه تولید کننده نرم افزار

نگاه به یک موضوع از زوایای متعدد به شما کمک می‌کند علاوه بر انتخاب بهتر، تصمیم‌گیری صحیح و مطمئن‌تری داشته باشید و پس از انتخاب دچار شک و تردید نشوید که این اصل نه تنها در انتخاب بهترین نرم افزار، بلکه در انتخاب هر چیز دیگری صادق است و تاثیر مستقیم در روند توسعه و بهبود کسب و کار و زندگی شما دارد.

بنابراین لازم است که شما به عنوان خریدار و مصرف کننده نرم افزار، از نوع نگاه تولیدکننده و پارامترهای مهم مد نظر او هم اطلاع داشته باشید تا علاوه بر افزایش آگاهی، دید بهتری در بررسی و تحلیل نرم افزار پیدا کنید. این آگاهی حتی ممکن است با توجه به وجود روش‌های مختلف در تهیه و تولید نرم افزار و برخی فرآیندهای موجود در سیستم‌ها، به شما کمک کند تا نوع تصمیم‌گیری و پارامترهای مهم خود را به‌کلی تغییر دهید و با نگاه تازه‌ای وارد فرآیند تحلیل و بررسی و انتخاب بهترین نرم افزار مالی و اداری شوید.

1. استفاده از تکنولوژی پر طرفدار روز دنیا و کشور
   استفاده از تکنولوژی پرطرفدار روز دنیا و کشور جهت تولید نرم افزار، به شرکت تولیدکننده نرم افزار این امکان را می دهد تا ضمن دسترسی به نیروی کار فراوان و در دسترس فعال بازار کار، از افراد باتجربه و خبره این حوزه استفاده کند و در شرایط مختلف جامعه نظیر شرایط سخت اقتصادی، سیاسی و اجتماعی، امکان کوچک‌سازی یا توسعه شرکت را به‌سرعت داشته باشد. همچنین وجود نیروی تخصصی فراوان و در دسترسی به شرکت کمک می‌کند تا در مجموع بهای تمام شده تولید محصول منطقی شود و نتیجه مستقیم آن برای بهره بردار (همان مشتری) نیز ملموس می شود.بسیاری از شرکت‌ها به دلیل استفاده از تکنولوژی‌های خاص و نوین، در مواقع حساس مورد نیاز امکان تامین نیروی متخصص را نداشته و یا با مهاجرت نیروهای متخصص موجود روبرو می‌شوند و بدیهی است که برای تکنولوژی‌های خاص و جدید، نیروی کار باتجربه و ماهر اندک است و علی‌رغم همه برتری‌های فنی آن نرم افزار و محصول، در شرایط خاص کسب و کاری که تکنولوژی خاص را انتخاب کرده با مشکل مواجه شده و علاوه بر خود شرکت و کسب و کار آن، روی مشتری نیز تاثیر مستقیم می‌‎گذارد و به هر دو طرف آسیب وارد می‌‎کند.
2. عملکرد مستقل و صحیح تک تک اجزا و زیرسیستم‌ها
   نرم افزارهای یکپارچه و به‌خصوص سیستم‌های یکپارچه جامع مالی و اداری از اجزا و نرم افزارهای متعددی تشکیل شده‌اند که بسیاری از این زیرسیستم‌ها نظیر حسابداری، انبارداری، حقوق و دستمزد، بودجه و اعتبارات، تدارکات و... به‌صورت تکی و مستقل مورد نیاز برخی کسب و کارهاست.بنابراین شرکت‌هایی که محصولات نرم افزاری یکپارچه (ERP) ارائه می‌کنند و مبنای تولید محصولات خود را عملکرد صحیح و مستقل هر زیرسیستم قرار می‌دهند، علاوه بر امکان ارائه و فروش محصول یکپارچه و جامع، امکان فروش تک محصول یا ترکیب خاص مورد نظر مشتری را دارند و این نکته برای مصرف کننده نهایی محصول این معنی را می‌دهد که ضمن تامین نیاز خود، امکان مدیریت هزینه بر اساس نیاز را دارد.این نوع نگاه به تولید و ارائه محصول ضمن تامین نیاز اولیه مشتری، در آینده برای شرکت نیز سودمند است و مشتری پس از توسعه کسب و کار خود، در صورت رضایتمندی از عملکرد قبلی شرکت، سایر زیرسیستم‌های مورد نیاز خود را از همان شرکت تامین می‌کند و نتیجه این تعامل برای دو طرف سودده است و موجب رشد و توسعه هر دو کسب و کار می‌شود.
3. تعامل با سایر نرم افزارها و زیرسیستم‌های نرم افزاری
   امکان برقراری ارتباط و تبادل داده و سرویس با سایر نرم افزارها و زیرسیستم‌های شرکت و سایر شرکت‌ها نیز یکی از پارامترهای مهم تولیدکنندگان نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری است.با توجه به گستردگی حوزه عملکرد محصولات نرم افزاری، شرکت‌های تولید کننده این نرم افزارها، معمولا همه محصولات نرم افزاری مورد نیاز سازمان‌های بزرگ نظیر شهرداری‌ها یا برخی صنایع بزرگ را ندارند. به همین دلیل مشتری نرم افزارهای مورد نیاز هر حوزه را از شرکت متخصص آن حوزه تهیه می‌کند.بنابراین وجود امکانی برای ارتباط با سایر نرم افزارها به تولیدکنندگان این امکان را می‌دهد که بتوانند برای ورود به بازارهای جدید، بسته جامعی متشکل از نرم افزارهای تخصصی خود را ارائه کنند که نتیجه آن برای شرکت‌ها بسیار سودمند است و هر یک از تولیدکنندگان صرفا روی حوزه تخصصی خود متمرکز می‌شوند و در آن حوزه ضریب نفوذ خود را افزایش می‌دهند.این موضوع برای استفاده کننده از نرم افزار هم بسیار مهم است و اگر شما یک سازمان بزرگ نظیر شهرداری، بانک، وزارتخانه، صنایع مادر و ... هستید، هنگام بررسی شرکت‌های نرم افزاری بهتر است به این نکته نیز توجه داشته باشید.شرکتی که دارای همکاران متعدد در سایر حوزه‌هاست نشان از آن دارد که در این زمینه به‌خوبی عمل کرده و اگر امکان تامین نیاز آینده شما توسط آن شرکت فراهم نباشد، حداقل خیال شما از این بابت راحت است که سیستم موجود شما امکان برقراری ارتباط با سیستم جدید را دارد.
4. امکان توسعه و ارتقا نرم افزارها و سیستم‌های موجود
   استفاده از معماری مناسب در طراحی نرم افزار به گونه‌ای که بر اساس حجم داده‌ها، تعداد تراکنش‌ها، تعداد کاربران، نوع و تعداد موضوعات، میزان گردش حساب‌ها و صدها عامل مهم دیگر مرتبط با مسائل مالی و اداری، امکان توسعه ظرفیت‌ها و قابلیت‌های نرم افزار فراهم باشد، ضمن جلوگیری از دوباره کاری در شرکت و درگیر کردن تیم تولید برای بازطراحی محصول، امکان پیش‌روی سریع‌تر و چابکی به شرکت می‌دهد و تمرکز شرکت روی توسعه نرم افزار و بهبود عملکرد بر اساس بازخورد مشتریان قرار می‌گیرد.در چنین شرایطی شرکت‌ها ضمن اضافه کردن محصول جدید به سبد محصولات خود، نیازهای جدید مشتریان را به‌سرعت برآورده کرده و تبدیل به ویژگی یا امکان جدید برای سایر مشتریان مشابه می‌کنند و در نهایت هم رضایت مشتریان قبلی و هم رضایت مشتریان جدید را به‌دست می‌آورند.از سوی دیگر این نوع نگاه و معماری نرم افزار برای شرکت و مشتری این امکان را به ارمغان می‌آورد که در صورت بروز یک تغییر اساسی در یک فرآیند یا روش یا الزام به پیاده‌سازی یک روش جدید از سوی قانون گذار نظیر اتفاقی که با پیاده‌سازی مالیات بر ارزش افزوده یا پیاده‌سازی استانداردهای IFRS برای اولین بار در کشور رخ داد، آمادگی و چابکی لازم برای اجرای آن در بستر نرم افزاری موجود وجود دارد و نیازی نیست که کل سیستم تغییر بنیادی داشته باشد.
5. امنیت اطلاعات نرم افزارها
   نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری ذاتا شامل حساس‌ترین داده‌های یک سازمان هستند که این داده‌ها شامل اطلاعات هویتی و مالی سازمان هستند که از درجه اهمیت بسیار بالایی برخوردارند.در کنار میزان اهمیت اطلاعات، با توجه به فراگیر شدن بستر اینترنت و کوچ اکثر نرم افزارها به بستر وب و سرویس دهی ابری، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات یکی از دغدغه‌های اصلی برنامه نویسان و تولیدکنندگان نرم افزار است.این دغدغه‌‌های فنی در کنار تلاش برای حفظ امنیت بستر ارائه خدمات شامل سخت افزار و نرم افزار، اکثر شرکت‌های باتجربه و سازمان یافته را به سمت داشتن واحد تخصصی شبکه و فناوری اطلاعات سوق می‌دهد و شرکت با تامین نیازهای خود در درون سازمان، ضمن رفع بخش مهم دغدغه‌های خود، امکان رفع نیازهای مشتریان خود را نیز پیدا می‌کند.بنابراین شرکت‌هایی که دارای واحد تخصصی فناوری اطلاعات و شبکه اختصاصی هستند، امتیاز ویژه‌ای نسبت به سایر شرکت‌های مشابه فاقد این واحد دارند.پارامتر امنیت، اولین و شاخص‌ترین نتیجه آن است که ضمن کاهش بهای تمام شده محصولات و خدمات برای مشتری، امتیازات منحصر به‌فرد ویژه‌ای نظیر صرفه‌جویی در هزینه‌های وابسته و نیروی انسانی مورد نیاز نیز به همراه دارد.
6. اگر نرم افزار یکپارچه مالی و اداری استفاده شد امکان بررسی و اصلاح داده و ها و محاسبات را فراهم کرده باشد، حتی پس از گذشت زمان طولانی از شناسایی خطا، شرکت تولید کننده نرم افزار می تواند با ارائه یک بسته بروزرسانی، به سرعت مشکل پیش آمده را برطرف کندامکان اصلاح و بازسازی
   تولید نرم افزار گرچه یک موضوع تکنولوژی محور است، اما نیروی انسانی تاثیر مستقیم در طراحی، معماری و پیاده سازی آن دارد. بنابراین خطای انسانی در هر یک مراحل ساخت نرم افزار، می‌تواند وجود داشته باشد و امری اجتناب ناپذیر است.این خطا اگر یک خطای محاسباتی باشد، معمولا طی فرآیند تست و مشاهده نتایج آن قابل شناسایی و تشخیص است. اما اگر یک خطای منطقی باشد که نتایج آن در نهایت پس از ورود حجم زیادی اطلاعات پس از گذشت یک زمان طولانی مشخص شود که در طی زمان آن فرآیند تکمیل شده یا تغییر کند، شناسایی خطای مذکور تا حد زیادی سخت و غیرممکن می‌شود.در چنین شرایطی شرکت‌های باتجربه و باسابقه، با اشراف به وجود همیشگی چنین مشکلی، ضمن تلاش برای استانداردسازی روش‌های تولید، در طراحی محصول شرایط و امکاناتی در نظر می‌گیرند که حتی پس از گذشت زمان طولانی از فعالیت نرم افزار، در صورت پیدا شدن خطاهای محاسباتی و منطقی، امکان بازگشت به قبل و اصلاح کلیه خطاها از گذشته تا به امروز مقدور باشد و بدون نیاز به دوباره کاری جهت ورود اطلاعات و درگیر کردن پرسنل مشتری، خطای پیش آمده را اصلاح و کل ساختار را بازسازی کنند.این نوع مشکلات بیشتر در شرکت‌های تولیدی و صنعتی مشاهده می‌شود که معمولا در طی زمان فرآیندهای تولید محصول خود را بهبود بخشیده و بر اساس گام‌های بهبود فرآیند، محاسبات در نرم افزارهای مالی و بازرگانی را تغییر داده و بروزرسانی می کنند.در طی بروزرسانی این گام ها، بعضی مواقع تبدیل واحدها یا استانداردهای محاسباتی نظیر دما و وزن از نگاه کاربر نرم افزار پنهان می ماند و پس از آن فرایند محاسبات بر اساس داده های جدید مطابق با استانداردهای قبلی انجام می گیرد.

همانطور که در ابتدای مقاله گفتیم، در مقاله بعدی به بررسی همین نکات از نظر مشتری (خریدار) می‌پردازیم تا ببینیم مشتریان در مورد بهترین نرم افزار یکپارچه مالی چه دیدگاهی دارند...