نرم افزار محاسبان

برای رسیدن به اهداف مالی به نرم‎ افزار حسابداری دقیق نیاز داریم. تهیه نرم افزار حسابداری مناسب در تمامی کسب و کارها، بدون در نظر گرفتن اندازه و نوع آن‌ها ضروری است. گاها کسب و کارهای کوچک به صورت دستی و یا با استفاده از نرم افزارهای غیرتخصصی فرآیند حسابداری خود را پیش می‌برند. این روش برای رسیدن به اهداف بلند مدت مالی اصلا مناسب نیست. بنابراین کسب و کارهای کوچک هم به نرم افزار‎ حسابداری کسب و کار کوچک نیاز دارند. با نرم‌افزار حسابداری کسب و کار کوچک می‌توان این کار را به طور تخصصی انجام داد.

کسب و کار کوچک چیست؟

در تعاریفی که در کشور ما عنوان شده، کسب و کارهایی که کمتر از 50 پرسنل دارند، به عنوان کسب و کارهای کوچک (SME) شناخته می‌شوند. در تعاریف جهانی برای طبقه‌بندی دقیق‌تر کسب ‌وکارها شاخص‌های دیگری مثل میزان سرمایه، میزان درآمد، گردش مالی و تعداد پرسنل را در نظر می‎گیرند. طبقه‌بندی دقیق‌تر باعث می‌شود در انتخاب نرم‌ افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک تصمیم بهتری اتخاذ شود.

حسابداری کسب و کار کوچک

حسابداری کسب وکار کوچک با ثبت کامل تمام درآمدها، هزینه‌ها و استخراج دقیق اطلاعات مالی از فرآیند کسب و کارها انجام می‌‎شود. حسابداری کسب و کار کوچک علاوه بر اینکه شما را از عملکرد گذشته و حال کسب و کار خود آگاه می‌نمایند، به تولید فاکتورها و تکمیل لیست حقوق و دستمزد نیز کمک می‌کند. با استفاده از نرم ‌افزار حسابداری کسب و کار کوچک، می‌توان وضعیت مالی کسب و کار را در بهترین سطح نگه‌داشت و تصمیمات مالی مناسب گرفت.

انواع نرم افزار حسابداری

اگر بخواهیم در کسب و کار امروزی که سرعت ثبت و پردازش اطلاعات حرف اول را می زند در جایگاه مناسبی قرارداشته باشیم نیاز به یک ابزار قدرتمند داریم. اصلی ترین بدنه اطلاعات یک کسب و کار اطلاعات مالی است. با داشتن یک نرم افزار حسابداری تحت شبکه می توان با سرعت، دقت و به طور همزمان اطلاعات مالی را ثبت و در اختیار سایر کاربران و مدیران کسب و کار قرار داد. نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک با توجه به کاربردی که از آن انتظار داریم و از نظر نوع پلتفرم به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:

• سیستم حسابداری تحت ویندوز
• سیستم حسابداری تحت وب
• سیستم حسابداری ابری

ویژگی‌های نرم افزار حسابداری کسب و کار کوچک

نرم افزار حسابداری کسب و کار کوچک مناسب باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

• سادگی در ثبت اطلاعات و دریافت گزارشات مالی
• امکان دریافت گزارشات روزانه و دوره‌ای
• سرعت و امنیت بالا
• قابلیت ثبت تاریخ دار اسناد و چک‌های پرداختی و دریافتی
• ظاهر مناسب و کاربر پسند

چرا به نرم افزار حسابداری کسب و کار کوچک نیاز داریم؟

مدیریت امور مالی کسب و کارهای کوچک، همانطور که اکثر صاحبان کسب و کارهای کوچک تجربه کرده اند، آنقدر که به نظر می‌رسد آسان نیست. تخصیص منابع مالی، پیگیری هزینه‌ها، برآورد مالی تامین کنندگان، دسته‌بندی معاملات، ثبت و به‌روزرسانی دقیق اطلاعات مالی از بخش‌های حسابداری کسب و کارهای کوچک است. نرم افزار حسابداری فرآیند حسابداری را برای کسب و کارهای کوچک آسان‌تر می‌کند. در واقع، داده‌ها نشان می‌دهد که تقریباً ۷۵ درصد از وظایف حسابداری را می‎توان با نرم افزار حسابداری کسب و کارکوچک به صورت خودکار انجام داد.

اهمیت سیستم حسابداری برای این کسب و کارها در سازمان‌دهی و گزارش‌دهی اطلاعات مالی نمایان می‌شود. برای تهیه گزارش‌های مهم حسابداری مثل ترازنامه، صورت سود و زیان، درآمدها و هزینه‌ها به نرم ‌افزار حسابدرای کسب و کار کوچک نیاز داریم. این گزارش‌های مالی برای بهبود عملکرد کسب و کار ضروری است.

مزایای نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک

مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم افزارهای حسابداری کسب و کار کوچک در موارد زیر بیان شده است:

• اطلاعات را به صورت دقیق ثبت و سازماندهی می‌نماید تا روند مالی منظم شود.
• به روزرسانی اطلاعات آسان می‌شود تا بتوان به صورت لحظه‌ای به اطلاعات مالی دسترسی داشت.
• احتمال خطا پایین می‌آید و می‌توان به گزارشات و اطلاعات آن اعتماد کرد.
• گزارشات دقیق ارائه می‌دهد و می‌توان بر اساس گزارشات آن تصمیم مناسب گرفت.
• در زمان صرفه‌جویی می‌شود.

بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک

با توجه به موارد بیان شده در بالا، برای تهیه یک نرم افزار حسابداری مناسب باید به استفاده آسان از آن و دسترسی به گزارشات دقیق مالی توجه کنیم. کسب وکارها برای مدیریت بهتر امور مالی خود نیاز به یک نرم افزار حسابداری شرکتی دارند. همچنین باید در صورت رشد کسب و کار، جوابگوی نیاز آن‌ برای ثبت اطلاعات و ارائه گزارشات بیشتر باشد. در تهیه نرم افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک به نکات زیر توجه کنید:

• استفاده از فناور های جدید
• جامع و یکپارچه بودن
• قابلیت ارتقا و بروز‌رسانی
• امنیت بالا
• اعتبار شرکت تامین کننده
• قیمت مناسب نرم افزار
• پشتیبانی خوب و به موقع از نرم افزار
• کاربر پسند بودن نرم افزار
• مناسب بودن برای تمامی کسب و کارها
• قابلیت انتقال اطلاعات به سایر نرم افزارها

۲۵% تخفیف شرکت های دانش بنیان تا پایان سال ۱۴۰۱

نرم افزار حسابداری محاسبان

شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد. شرکت حساب رایان پارس در ارائه نرم افزار حسابداری  و داشبورد مالی محاسبان، بیش از ۴۰۰۰ مشتری در سراسر کشور دارد.

افتخارات شرکت حساب رایان پارس

• دارای رتبه یک شورای عالی انفورماتیک کشور در ۳ حوزه
• قیمت بسیار مناسب فروش نرم افزار و بهای خدمات آموزش و استقرار،‌ بومی سازی و خدمات پشتیبانی
• دریافت تندیس و کسب گواهی نامه ملی رعایت حقوق مصرف کننده در شش سال پیاپی از 1395 تا 1400 از سازمان حمایت از مصرف کنندگان و تولید کنندگان
• دریافت تندیس و کسب گواهی نامه شرکت برتر نرم افزاری در سال های ۱۳۹۳ و ۱۳۹۶ از وزارت صنعت و معدن و تجارت
• بهره گیری از توان تخصصی کارشناسان مجرب IT و امور مالی کسب کارهای مختلف درجهت شناخت وضعیت موجود و اتخاذ مناسب ترین روش برای رفع مشکلات قبلی،‌ کانورت اطلاعات، راه اندازی و استقرار کامل نرم افزار در کوتاه ترین زمان ممکن
• دارای مجوز از دیوان محاسبات کشور و وزارت امور اقتصاد و دارائی
• طراحی 35 محصول متفاوت در حوزه های مالی، لجستیک، اداری، منابع انسانی جهت کسب کارهای متنوع
• دارای پروانه بهره برداری تولید نرم افزار از وزارت صنعت، معدن و تجارت
• بیش از ۳۸۵۰۰۰ کلاینت و کاربر در سراسر کشور
• بیش از ۶۰۰ پایگاه شهری در سراسر کشور

کلیه شرکت‌ها می توانند با تکمیل فرم درخواست دمو، جلسه ای را با دپارتمان فروش در خصوص قابلیت‌ها و امکانات محاسبان داشته باشند.

شماره تماس دپارتمان فروش: ۸۷۷۶۰ (داخلی ۲۲۵) و یا شماره همراه (۰۹۱۹۹۹۸۷۱۳۸)

خزانه داری و استقرار خزانه داری کل (واحد) در کشورمان پیشینه ای نردیک به یکصد سال دارد، که متاسفانه در شهرداری ها به این مساله کمتر توجه شده بود به نحوی که پس از گذشت پنجاه سال از تصویب آئین نامه مالی شهرداری ها، بالاخره وزارت کشوردر اردیبهشت ماه سال ۱۳۹۶ در اجرای ماده ۴۳ آئین نامه مالی شهرداری ها دستورالعمل «خزانه داری در شهرداری ها» را جهت اجراء ابلاغ نمود.

این موضوع یکی از مهمترین تغییر مسیرها است که باید در حوزه مالی شهرداری رخ دهد؛ علی‌رغم آنکه خزانه‌داری کل در کشور قدمت طولانی دارد، اما جای آن در شهرداری‌ها به عنوان نهادهای عمومی درآمد-هزینه‌ای خالی بوده و هنوز هم جای آن در بسیاری از شهرداری‌ها خالی است.

دستورالعمل خزانه داری و پیشینه آن در ایران

نظام حسابداری و گزارشگیری مالی در نهادهای بخش عمومی از جمله شهرداری ها بر مبنای پاسخگویی مستقرگردیده، که در این میان مسئولیت پاسخگویی مدیران شهری در ارتباط به تحصیل منابع بر اساس قوانین و مقررات و مصرف آنها در محل های تعیین شده و ردیف های بودجه ای از اهمیت ویژه ای برخوردار است. ازاین رو طراحی شیوه های لازم برای تجمیع منابع درآمدی و سایر منابع تامین اعتبار و مصرف آن ها با در نظر گرفتن ظرفیت های مالی، نقدینگی، بودجه ای و سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است، لذا وزارت کشور در راستای وظایف قانونی طبق مواد ۴۲ و ۴۱ آئین نامه مالی شهرداری ها ، اقدام به تدوین دستورالعمل خزانه داری و آئین نامه اجرایی آن در شهرداری ها نموده است.

همچنین لازم به ذکر است که در اجرای مفاد ماده ۷۹ قانون شهرداری ها تبصره ذیل بند ۱۲ ماده ۷۱ قانون تشکیلات، وظایف و انتخابات شوراهای اسلامی و انتخاب شهرداران نسخه اول دستورالعمل خزانه داری شهرداری ها ابلاغی وزیر محترم کشور به شماره ۲۵۴۵۹ مورخ ۱۳۹۶٫۲٫۲۰ و به منظور هماهنگی رویه های حسابداری و ارتقای پاسخگویی مالی در شهرداری ها، شیوه نامه اجرایی کمیته تخصیص اعتبار در شهرداری ها ابلاغ گردید که این نسخه با هدف تجمیع منابع و تخصیص منابع به مصارف با اولیت بالا در شهرداری های دارای سازمان و منطقه لازم الجرا بود که در مرحله اول راه اندازی این شیوه نامه به دلیل تغییر اساسنامه سازمان ها از ماده ۸۴ به ماده ۵۴ و تغییر مدل حسابداری سازمان های تابعه شهرداری، با چالش های متعددی مواجه بود که بعد از عملیاتی شدن این دستورالعمل، شیوه نامه حسابداری دستورالعمل مذکور و اصلاحات مربوطه طی دستورالعملی به شماره ۱۹۹۰۰۹ مورخ ۱۳۹۹٫۱۲٫۹ به شهرداری ها ابلاغ و در همه شهرداری ها لازم الاجرا شد.

تغییرات دستورالعمل خزانه داری

از مهمترین تغییرات این دستورالعمل نسبت به گذشته می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• لازم الاجرا بودن در همه شهرداری ها
• الزامی شدن موضوع مبادله موافقتنامه
• الزامی بودن انجام تعهدات شهرداری بر اساس فرایند کمیته تخصیص
• داشتن دفاتر مستقل خزانه نسبت به شهرداری
• الزام بر ارائه صورت های مالی توسط خزانه دار در انتهای دوره
• انجام ثبت های بودجه ای
• تشکیل حساب های مستقل در حوزه خزانه در جهت تمرکز وجوه و مدیریت نقدینگی
• قرار گرفتن پیگیری وصول مطالبات و ارائه گزارشات بودجه عملکرد به تفکیک واحد اجرایی در وظایف خزانه دار
• ثبت املاک و مستغلات به عنوان یک حساب کنترلی در دفاتر خزانه
• انجام ثبت های کنترلی اسناد دریافتی در جهت پیگیری وصول در دفاتر خزانه
• شناسایی درآمد های غیر نقدی در دفاتر خزانه

از مهمترین وظایف خزانه داری، ایجاد سازوکار لازم برای اعمال مدیریت صحیح منابع مالی ، وجوه نقد در راستای بودجه مصوب ، مدیریت کنترل در دریافت و پرداخت های نقدی، حفظ و حراست از وجوه و اوراق بهادار و سایر دارایی های مالی، برنامه ریزی وام های کوتاه مدت و بلند مدت، تهیه و تنظیم صورت جامع درآمد و هزینه ماهانه، شش ماهه و سالانه شهرداری جهت ارایه به شورای اسلامی شهر و سایر مبادی قانونی ذیصلاح را می توان نام برد و کلیه مدیران امور مالی و اقتصادی شهرداری ها باید ضمن تسریع در راه‌اندازی واحد خزانه‌داری نسبت به راه‌اندازی سامانه جامع مدیریت درآمد و بدهی و مطالبات که سبب شناسایی درآمدها و همچنین شناسایی بدهی‌های شهرداری اعم از تسهیلات بانکی، اوراق و سایر بدهی‌ها می‌شود اقدام کند.

بر اساس تبصره ۲ ماده ۵ این دستورالعمل،. سازمان ها و شرکت های تابعه شهرداری می بایست هرگونه منابع درآمدی و سایر وجوهی که به موجب بودجه مصوب هر سازمان یا شرکت وصول می گردد باید نزد حساب های خاص خزانه واریز گردد.

پیاده‌سازی واحد خزانه‌داری به یکپارچه‌سازی حساب‌های شهرداری با هدف جلوگیری از رسوب نقدینگی، افزایش شفافیت سازمانی و برقراری انضباط مالی، بازبینی و یکپارچه‌سازی در سامانه‌های پرسنلی و حقوق و دستمزد و اولویت‌بندی در هزینه‌کرد اعتبارات متناسب با تحقق درآمد با اولویت هزینه‌های اجتناب ناپذیر، پروژه‌های اولویت‌دار، بدهی پیمانکاری و بانکی منجر می شود و واحد خزانه‌داری، سازوکارهای لازم برای اعمال مدیریت صحیح منابع مالی و وجوه نقد را در راستای بودجه مصوب تدارک می بیند و دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی را کنترل و صورت جامعی از درآمد و هزینه ماهانه، شش ماهه و سالانه شهرداری را جهت ارائه به شورای اسلامی شهر و سایر مبادی قانونی ذی‌صلاح مهیا می کند.

در نهایت می توان گفت که استقرار خزانه واحد در شهرداری می‌تواند سرآغاز تحول منابع مالی و وجوه نقد در اداره امور شهر باشد و فرصت بهبود و اصلاح رویه‌های مدیریتی را فراهم سازد، همچنین این موضوع سرآغاز ایجاد ساختارها و نیروی انسانی در واحد خزانه‌داری می گردد، که باعث «شفافیت»، «قانون‌مداری» و «کارایی» در امور مالی شهری می شود.

مزایای پیاده سازی دستورالعمل خزانه داری در شهرداری ها توسط شرکت حساب رایان

تیم خدمات مالی حساب رایان که به صورت تخصصی ماموریت اجرای دستورالعمل های ابلاغی وزارت کشور را در شهرداری ها دنبال می کنند اهداف اجرای دستورالعمل خزانه داری را به شرح ذیل توصیف می کنند که باعث تقدیر چندین شهرداری در اجرای دستورالعمل مذکور شده است:

• رفع چالش های شهرداری ناشی از کمبود نقدینگی
• تخصیص منابع به مصارف با اولویت بالاتر
• کنترل فرایند وصول و نقدینگی شهرداری
• کاهش بدهی ها و دیون کوتاه مدت و بلند مدت شهرداری
• ایجاد امکان تهیه صورت های مالی و صورت جریان وجوه نقد
• ارتقا قدرت تصمیم گیری شهرداری با پیش بینی نقدینگی و ارائه گزارشات مربوطه
• کنترل، تفکیک بودجه و عملکرد شهرداری در واحدهای اجرایی
• ایجاد انگیزه بیشتر در واحدهای اجرایی در جهت جذب منابع و نقدینگی بیشتر و کنترل مصارف منطبق با بودجه
• ارتقا سطح پاسخگویی و گزارشگری مالی
• جلوگیری از آسیب های حقوقی در شهرداری و امور مالی

افتخارات شرکت حساب رایان پارس

• دارای رتبه یک شورای عالی انفورماتیک کشور در ۳ حوزه
• قیمت بسیار مناسب فروش نرم افزار و بهای خدمات آموزش و استقرار،‌ بومی سازی و خدمات پشتیبانی
• دریافت تندیس و کسب گواهی نامه ملی رعایت حقوق مصرف کننده در پنج سال پیاپی ۱۳۹۵، ۱۳۹۶، ۱۳۹۷، ۱۳۹۸ و ۱۳۹۹ از سازمان حمایت از مصرف کنندگان و تولید کنندگان
• دریافت تندیس و کسب گواهی نامه شرکت برتر نرم افزاری در سال های ۱۳۹۳ و ۱۳۹۶ از وزارت صنعت و معدن و تجارت
• بهره گیری از توان تخصصی کارشناسان مجرب IT و امور مالی کسب کارهای مختلف درجهت شناخت وضعیت موجود و اتخاذ مناسب ترین روش برای رفع مشکلات قبلی،‌ کانورت اطلاعات، راه اندازی و استقرار کامل نرم افزار در کوتاه ترین زمان ممکن
• دارای مجوز از دیوان محاسبات کشور و وزارت امور اقتصاد و دارائی
• طراحی ۳۵ محصول متفاوت در حوزه های مالی، لجستیک، اداری، منابع انسانی جهت کسب کارهای متنوع
• دارای پروانه بهره برداری تولید نرم افزار از وزارت صنعت، معدن و تجارت
• بیش از ۳۸۵۰۰۰ کلاینت و کاربر در سراسر کشور
• بیش از ۶۰۰ پایگاه شهری در سراسر کشور

سرعت تغییر و تحول در کسب و کارها، استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری را از یک گزینه آپشنال (قابل بررسی) به یک پیش نیاز مهم و اصلی تبدیل کرده است، اما بیایید به این سوال پاسخ دهیم که چرا در عصر تحول دیجیتال از دوره «چرایی استفاده از نرم‌افزار» به دوره «انتخاب نرم‌افزار مالی مناسب و قابل اعتماد» رسیده‌ایم؟

هر کسب و کاری یا سازمانی در بحث انتخاب نرم‌افزار و مخصوصا نرم‌افزار مناسب برای رفع نیازهای روزمره مالی و اداری خود، نیازمند آگاهی از برخی اطلاعات پایه‌ای و مهم است که با داشتن این اطلاعات و آگاهی از ابعاد مختلف آنها می‌توانند با هزینه‌ای منطقی نرم‌افزار مناسبی انتخاب کرده و هزینه را به سرمایه تبدیل کند.

سرفصل‌های مهمی که به بررسی آنها می‌پردازیم عبارتند از:

• تفاوت نرم‌افزار و نرم‌افزار یکپارچه
• تفاوت نرم‌افزار جامع و نرم‌افزار یکپارچه
• تفاوت سیستم یکپارچه و نرم‌افزار یکپارچه
• انواع نرم‌افزار‌های یکپارچه از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت

تفاوت نرم‌افزار با نرم‌افزار یکپارچه

برای بیشتر مردم و کاربران عمومی نرم‌افزار، در شرایط عادی تفاوت خاصی بین یک نرم‌افزار و نرم‌افزار یکپارچه وجود ندارد و در حقیقت این مفهوم ممکن است برای آنها اهمیتی نداشته باشد. بنابراین با یک مثال کاربردی، تفاوت، کاربرد و اهمیت یکپارچگی را توضیح خواهیم داد تا مشخص شود که حتی کاربران عادی نرم‌افزار نیز بدون آگاهی و دانش در این خصوص، استفاده از نرم‌افزار یکپارچه را ترجیح داده و در بسیاری از امور روزمره خود، از نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری استفاده می‌کنند.

نرم‌افزار اصولا ابزاری است برای رفع یک نیاز مشخص نظیر تایپ نامه، ویرایش عکس، تدوین فیلم، ارسال و دریافت ایمیل، تبادل پیام و سایر موارد که هر کاربر موبایل یا رایانه حداقل با یک یا چند مورد از موارد ذکر شده در روز سروکار دارد. برای مثال نرم‌افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) یک نمونه نرم‌افزار عمومی و پرکاربرد برای امور تایپی است که می‌توان گفت روی هر کامپیوتری وجود دارد و اکثر مردم با آن آشنایی دارند.

از همین شرکت نرم‌افزار صفحه گسترده اِکسل (Microsoft Excel) برای رفع نیازهای مدیریتی نظیر ثبت و محاسبات مالی نیز وجود دارد که علاوه بر اینکه به‌صورت مستقل فعالیت می‌کند، می‌تواند نیازهای مخاطب خود را به‌صورت کامل و جامع پوشش دهد و این امکان را دارد که با نرم‌افزار ورد نیز تبادل اطلاعات کند. برای مثال می‌توان در اِکسل یک چارت آماری طراحی کرد و از آن در متن یک نامه در وُرد استفاده کرد یا می‌توان یک متن خاص با طراحی خاص را در نرم‌افزار وُرد طراحی و در نرم‌افزار اِکسل استفاده کرد.

در کنار وُرد و اِکسل نرم‌افزارهای دیگری از شرکت مایکروسافت نیز  موجود است که برای رفع نیازهایی نظیر مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (Microsoft Access) یا مدیریت پست الکترونیکی (Microsoft Outlook) استفاده می‌شوند و بسیاری از کاربران کامپیوتر با آنها آشنایی دارند. هر کدام از نرم‌افزار‌های معرفی شده، به تنهایی قابل استفاده هستند و نیاز کاربر را در حوزه تخصصی خود رفع می‌کنند.

اما همه نرم‌افزار‌های نام برده شده امکان ارتباط با هم و استفاده از امکانات یکدیگر را دارند و به‌صورت یک بسته جامع نرم‌افزاری به نام مایکروسافت آفیس قابل تهیه، نصب و استفاده هستند، به همین دلیل اکثر مردم به جای تهیه تک به تک هر نرم‌افزار، پکیج نرم‌افزار آفیس را تهیه و نصب می‌کنند.

نرم‌افزار‌های نام برده شده در مثال قبل، به تنهایی هر کدام یک نرم‌افزار هستند، اما نرم‌افزار مایکروسافت آفیس یک «نرم‌افزار یکپارچه» است که از چند نرم‌افزار تخصصی با ویژگی‌های متفاوت اما با قابلیت ارتباط با یکدیگر تشکیل شده و حتی می‌توان آن را یک نرم‌افزار یکپارچه اداری دانست.

بنابراین به سادگی می‌توان متوجه شد که بسیاری از کاربران کامپیوتر بدون آگاهی و اطلاع قبلی، کاربر نرم‌افزار یکپارچه هستند و حتی می‌توان گفت که استفاده از نرم‌افزار یکپارچه یا نرم‌افزار‌های یکپارچه را ترجیح می‌دهند و تمایل دارند از ابزاری استفاده کنند که همه نیازهای آنها را برآورده کند و در عین حال قابل اعتماد و اطمینان باشد.

تفاوت نرم‌افزار جامع و نرم‌افزار یکپارچه

نرم‌افزار جامع همانند نرم‌افزار یکپارچه می‌تواند از یک یا چند نرم‌افزار تهیه شده باشد با این تفاوت که هدف نرم‌افزار جامع معمولا پوشش نیازهای تخصصی یک حوزه خاص کسب و کار یا یک حوزه تخصصی فعالیت است. تمرکز یک نرم‌افزار جامع بیشتر روی برآورده کردن نیازهای مختلف یک کسب و کار تخصصی است که مفاهیم پایه و نوع فعالیت آن با سایر کسب و کارها متفاوت و به تنهایی از گستردگی زیادی برخوردار است. این نوع نرم‌افزارها معمولا یکپارچه هستند و به‌صورت جامع و کامل امکان تبادل اطلاعات بین یکدیگر را دارند.

برای مثال می‌توان به حوزه شهرداری‌ها اشاره کرد که در سطح کشور از تعدد و پراکندگی بسیار زیادی برخوردارند و علاوه بر اینکه وظایف متعددی بر عهده دارند، پاسخگوی عموم مردم نیز هستند. به نرم‌افزار‌های یکپارچه مالی و اداری که دارای نرم‌افزارهای تخصصی حوزه شهرداری نیز باشند، نرم‌افزار جامع شهرداری گفته می‌شود. برخی از نرم‌افزار‌های تخصصی حوزه شهرداری عبارتند از نرم‌افزار کمیسیون ماده ۷۷، نرم‌افزار مدیریت املاک و مستغلات، نرم‌افزار درآمد، بودجه و اعتبارات و...

شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار‌های جامع مالی و اداری پس از ورود به یک حوزه کسب و کار جدید و استقرار نرم‌افزار‌های مورد نیاز مشتری، وارد فاز شخصی‌سازی یا همان سفارشی‌سازی می‌شوند و مطابق درخواست‌ها و نیازهای اختصاصی مشتری، اقدام به ایجاد تغییرات در ابزارها و روش‌های عملکردی نرم‌افزارهای خود می‌نمایند؛ این شرکت‌ها پس از رفع نیازهای مشتری فعلی، سیستم جامع مالی و اداری خاص آن حوزه را ارایه می‌کنند و سپس برای پوشش نیاز مخاطبان بعدی خود از همان صنف و حوزه کسب و کار، نرم‌افزار‌های تخصصی و بهینه‌سازی شده‌ای دارند که حاصل تجربه قبلی آن شرکت با مشتری تخصصی مربوطه بوده و اینگونه می‌شود که برای مشتریان بعدی سرعت استقرار بیشتر و بهبود عملکرد نرم‌افزار را به ارمغان می‌آورد.

به همین دلیل شرکت‌هایی که در حوزه‌های تخصصی فعالیت دارند و برای آن حوزه نرم‌افزار جامع ارائه می‌دهند، در صورت داشتن رزومه قوی‌تر، مشتریان سرشناس و شاخص در آن حوزه، قطعا قابل اعتمادتر بوده و بیشتر می‌توان به تجربه و سابقه آنها اعتماد کرد؛ همچنین می‌توان با بررسی سابقه عملکرد این نوع شرکت‌ها، مشاهده شکست‌ها، موفقیت‌های آن و بررسی مشتریان، مناسب‌ترین شرکت و نرم‌افزار را انتخاب کرد.

تفاوت سیستم یکپارچه و نرم‌افزار یکپارچه

اگر امکان مدیریت فرآیندها و سیستم گردش کار در یک نرم‌افزار یکپارچه قابل پیاده‌سازی باشد و با کمک نرم‌افزار بتوان برخی فرآیندها را به‌صورت هوشمند به‌نحوی پیاده سازی کرد که سرعت کار افزایش یابد و از تعداد کارهای دستی و وابسته به نیروی انسانی کاسته شود، می‎توان از عبارت سیستم یکپارچه به جای نرم‌افزار یکپارچه استفاده کرد.

برای مثال شرکتی را در نظر بگیرید که کارشناسان حسابداری آن شرکت صرفا داده‌ها را در نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری خود وارد می‌کنند و آن نرم‌افزار، کلیه گزارشات مورد نیاز واحدهایی مختلف درون سازمان و خارج سازمان را به‌صورت اتوماتیک و لحظه‌ای از داده‌های ثبت شده ایجاد و آماده استفاده می‌کند.

گزارش صورت معاملات فصلی برای اداره امور مالیاتی یا گزارش حقوق و دستمزد پرسنل برای هیات مدیره بخشی از این نوع گزارشات هستند که در دوره‌های زمانی مختلف طی سال بر اساس پارامترهای و فیلترهای مختلف بارها و بارها مورد نیاز و استفاده قرار می‌گیرند و اگر این نوع گزارشات به‌صورت اتوماتیک توسط نرم‌افزار تولید نشده و نیاز به اختصاص حداقل یک نفر برای این منظور باشد، علاوه بر طولانی شدن پروسه تهیه گزارشات، خطای انسانی و هزینه سربار نیروی انسانی نیز به شرکت تحمیل می‌شود؛ در صورت وجود چنین خطای بزرگی در محاسبات، تصمیم سازی هیات مدیره یا کارشناسی امور مالیاتی بر اساس آن داده‌های غلط، آینده شرکت به مخاطره می افتد و ممکن است تا مدتی نسبتا طولانی کسی متوجه اشتباه پیش آمده نشود. این موضوع در مورد شهرداری‌ها که سیستم جامع شهرداری نیاز دارند نیز صدق می‌کند.

البته این مثال و مشکل ایجاد شده ناشی از خطای انسانی در مقیاس یک شرکت کوچک و خصوصی، ممکن است عمق فاجعه را نشان ندهد و حتی پس از یک زمان نسبتا طولانی این مشکل شناسایی و داخل شرکت قابل حل و فصل باشد؛ اما در سطح یک سازمان بزرگ مانند شهرداری، اداره دولتی یا یک شرکت تولیدی صنعتی که درصد قابل توجهی از نیاز روز بازار یک منطقه یا یک کشور را پوشش میدهد، این نوع اشتباهات ممکن است فاجعه ایجاد کرده و حتی منجر به ورشکستگی شوند یا توسعه و پیشرفت را مدت‌ها عقب بیاندازند و در عین حال پیامدهای اقتصادی قابل توجهی برای ذی‌نفعان آن سازمان یا شرکت به وجود آورد که جبران آن به سادگی میسر نباشد.

بنابراین نقش مهم یک سیستم جامع نرم‌افزاری که براساس سوابق و تجربیات چند ساله یک شرکت، تولید و پشتیبانی شده باشد در موفقیت سازمان‌ها کاملا مشهود است و می‌تواند به مدیران آن سازمان اطمینان خاطر دهد تا با اعتماد به فعالیت و خروجی‌های آن سیستم بدون ترس و دغدغه روی آینده کسب و کار خود تصمیم گیری و برنامه‌ریزی کنند.

انواع نرم‌افزار‌های یکپارچه از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت

نرم‌افزارهای مالی و اداری را می‌توان به چند شکل و روش مختلف دسته‌بندی کرد و هرکدام از این دسته‌بندی‌ها در جایگاه خود ارزشمند و مورد استفاده هستند و در تصمیم‌گیری برای خرید نرم‌افزار توسط کسب و کارها یا سازمان‌ها نقش دارند. اما دسته‌بندی نرم‌افزارها از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت شاید یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین انواع دسته‌بندی باشد که در دنیای امروز با توسعه و فراگیر شدن بستر وب و پلتفرم‌های موبایل بیشتر مورد توجه و نیاز است.

بنابراین می‌توان نرم‌افزارها را از یک نظر بر اساس تکنولوژی و زبان تولید شده دسته‌بندی کرد که عبارتند از:

• فریم ورک دات نت مایکروسافت و بانک اطلاعاتی SQL Server
• زبان جاوا (Java) و بانک اطلاعاتی اوراکل (Oracle)
• زبان پایتون (Python) و بانک‌های اطلاعاتی NoSQL و SQL Based
• سایر زبان‌ها و تکنولوژی‌های مرتبط

همچنین می‌توان بر اساس بستری که امکان نصب و اجرا دارند دسته‌بندی کرد که عبارتند از:

• قابلیت نصب روی سیستم مشتری
• قابلیت نصب و اجرا تحت وب
• قابلیت اجرا به‌صورت ابری (Cloud)
• قابلیت نصب و اجرا روی موبایل و تبلت (اپلیکیشن)

البته هر یک از دسته‌بندی‌های بالا صرفا به عنوان نمونه بوده و در حقیقت نوع و تعداد دسته‌ها بسیار بیشتر و متنوع‌تر از نمونه‌های ذکر شده است. اما مشتریان مختلف بر اساس گستردگی و ساختار سازمانی خود به روش‌های مختلف، شرکت‌ها را طبقه‌بندی می‌کنند و علاوه بر طبقه‌بندی، موارد مهم دیگری نظیر سابقه فعالیت و عمر شرکت، گستردگی فعالیت شرکت در سطح کشور، تعداد دفاتر و نمایندگی‌ها در شهرهای مختلف، گستردگی و توانمندی‌های مرتبط با خدمات پس از فروش و پشتیبانی، کیفیت مواجهه با بازخوردهای مثبت و منفی مشتری و برخورداری از واحد صدای مشتری، اعتبار شرکت نزد متولیان حوزه‌های مختلف نظیر شورای عالی انفورماتیک کشور، گواهینامه‌های فنی و امنیتی و افتخارات کسب شده در حوزه‌های مختلف و پارامترهای متعدد دیگری که برای مشتریان از درجه اهمیت متفاوتی برخوردار است، در تصمیم‌گیری نهایی آنها نقش دارد.

با در نظر گرفتن کلیه مواردی که ذکر شد، مشتریان سازمانی بزرگ با تحقیق و بررسی کامل نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری مورد نظر خود را انتخاب می‌کنند و پس از برگزاری جلسات دمو و مشاهده محیط و امکانات نرم افزار، با در نظر گرفتن ملاحظات سازمانی، نرم‌افزار یا سیستم را تهیه کرده و معمولا برای چند سال و یا برای همیشه کاربر آن سیستم خواهند بود. به همین دلیل شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزارهای جامع مالی و اداری معمولا در رده شرکت‌های متوسط و بزرگ محسوب می‌شوند و در صورتی‌که پارامترهای ذکر شده را داشته باشند، شریک دائمی مشتری خود خواهند شد.

آیا به دنبال خرید نرم افزار حسابداری و مالی هستید؟ آیا می‌دانید نرم افزارهای حسابداری و مالی چه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند و کدام نرم افزار حسابداری مناسب شماست؟ کدام معیار مناسب انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری است؟ اگر تازه شروع کردید به جستجو و مقایسه برای اینکه متوجه شوید چه نرم افزاری مالی و حسابداری مناسبی وجود دارد! با ما همراه باشید تا در ادامه جواب پاسخ‌هایتان را بیابید؛

نرم افزارهای حسابداری و مالی زیادی تا به حال تولید و به صنعت نرم افزارهای مالی و اداری معرفی شده‌اند، بسیاری از این نرم افزارها اصول و پایه حسابداری را به خوبی رعایت کرده‌اند اما تفاوت اصلی این همه نرم افزار حسابداری و مالی در چیست؟ سوالی که ذهن هر مدیر یا صاحب کسب و کار را درگیر می‌کند چون تهیه نرم افزار حسابداری و مالی از اقدامات اساسی برای هر سازمان یا کسب و کاری محسوب می‌شود که جای هیچ‌گونه خطا و بازگشتی ندارد زیرا در صورت انتخاب اشتباه، سرمایه و زمان زیادی از دست می‌رود.

تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری و مالی خوب با یکدیگر

تصور کنید قصد خرید یک ساعت مچی ساده دارید که صرفا زمان را به شما نشان دهد، شال و کلاه می‌کنید و به سراغ یک مغازه ساعت فروشی می‌روید تا اولین ساعت ساده‌ای را که دیدید خریداری کنید اما زمانی که به مغازه ساعت فروشی رسیدید و چند نمونه زیباتر و مجهزتر را پشت ویترین می‌بینید، خارج از بحث قیمت و پولی که قرار است پرداخت کنید این حس در شما به وجود می‌آید که حالا که این همه زمان و انرژی صرف کردم، چه بهتر که ساعت مچی مجهزتر، با کیفیت‌تر و دارای گارانتی خریداری کنم. در اصل هر دو مدل ساعت ساده و مجهز یک کار مهم که همان «نمایش زمان» است را انجام می‌دهند اما تفاوت اصلی در امکانات، ویژگی‌ها و گارانتی ساعت مجهزتر است که شما را ترغیب می‌کند بیشتر هزینه کنید تا کالایی با کیفیت‌تر خریداری کنید.

نرم افزار حسابداری نیز ابزاری نوین برای حسابداران و مدیران مالی است تا بتوانند اسناد مالی و اطلاعات مهم مالی را پردازش کنند و گزارشات جامعی بعد از پردازش این اطلاعات به دست آورند.

تفاوت نرم افزارهای مالی و اداری از نظر پارامترهای فنی در مبحثی جداگانه می‌گنجد اما همانطور که پیش‌تر گفتیم، تفاوت نرم افزارهای مالی و حسابداری در اصول پایه و مفاهیم حسابداری نیست، بلکه در امکانات و ویژگی‌هایی است که شرکت تولیدکننده آن نرم افزار حسابداری بر اساس تجربیات قبلی و همینطور احترامی که برای مشتری خود قائل است در اختیار مصرف کننده قرار می‌دهد. ما در ادامه به بعضی از این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:

1. یکپارچگی و تعامل با سایر نرم افزارهایکی از مهم‌ترین تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار، یکپارچگی و ارتباط آن با دیگر نرم افزارهای مالی و اداری است؛ یک نرم افزار حسابداری خوب زمانی کارآمد و با ارزش است که بتواند اسناد مالی و حسابداری را از دیگر نرم افزارهای مرتبط مالی و اداری مثل نرم افزار خزانه داری، نرم افزار فروش، نرم افزار انبارداری و... دریافت کند و اطلاعاتی سازمان یافته در اختیار ذی‌نفعان قرار دهد. اگر بنا بر این باشد که تمامی این اطلاعات را در هر نرم افزار به صورت جداگانه و دستی وارد نماییم که چه چیزی به غیر از اتلاف وقت و سرمایه نصیب ما می‌شود.با این تفاسیر حتما به یکپارچگی و ارتباط نرم افزار حسابداری و مالی با دیگر نرم افزارهای مرتبط دقت کنید.
2. خدمات پشتیبانی مناسبیک فروشنده خوب کسی است که حتی بعد از فروش محصول خود، ارتباطش را با مشتری قطع نکند و در ادامه مسیر، با خدمات پشتیبانی قوی، رضایت حداکثری مشتری را جلب کند. اینکه تولید کننده نرم افزار مالی و اداری، خدمات پشتیبانی با کیفیت به مشتری خود ارائه دهد، به شکل ضمنی از اطمینانی که خودش به کیفیت نرم افزاری که ساخته است خبر می‌دهد و همین موضوع می‌تواند قوت قلبی برای مشتری باشد که بعد از خرید نرم افزار حسابداری، در صورت برور مشکلات احتمالی از سوی تولید کننده نرم افزار حمایت می‌شود.
3. امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابداریهمانطور که با گذر زمان همه چیز دستخوش تغییر و تحول می‌شوند، تکنولوژی نرم افزارهای مالی و حسابداری هم پیشرفته‌تر تکامل یافته‌تر می‌شوند. به همین دلیل امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابدار در طی زمان با استفاده از خدمات پشتیبانی شرکت تولیدکننده، یک مزیت رقابتی به شمار می‌رود. ممکن است زمان خرید نرم افزار حسابداری با گزینه‌های ارزان‌تر مواجه شوید اما این ارزانی می‌تواند به بهای از دست دادن توسعه و ارتقا نرم افزار حسابداری شما در آینده‌ای نزدیک تمام شود؛ پس حتما به این نکته توجه کنید.
4. کاربری آسانهدف اصلی استفاده از نرم افزار مالی و حسابداری، تسهیل امور مالی و کاهش خطای انسانی در این حوزه است. حسابداری و بازی با اعداد و ارقام به خودی خود دارای چالش و پیچیدگی‌های زیادی است، حالا اگر استفاده از این نرم افزار دچار پیچیدگی و مشکلات دسترسی باشد، همین نرم افزار می‌تواند عامل اصلی بروز خطاهای جبران ناپذیر شود.به همین دلیل باید رابط کاربری نرم افزار ساده و قابل فهم و در عین حال جذاب  باشد تا کاربران نرم افزار حسابداری با خیال آسوده و بدون اینکه گمراه یا چشمانشان خسته شوند از آن استفاده کنند.
5. قابلیت گزارش‌گیری با تعیین سطوح دسترسیدر اختیار قرار دادن سطوح دسترسی و شناوری‌های مختلف یکی از توانایی‌های مهم نرم افزار مالی و حسابداری خوب است که می‌تواند در اختیار کاربران آن مخصوصا مدیران ارشد قرار دهد، زیرا همین گزارش‌ها هستند که امکان تحلیل کسب و کار و سازمان را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.از طرفی گزارشات بی نقص یک نرم افزار حسابداری خوب می‌تواند در جلوگیری از جریمه‌های احتمالی مراجع ذی‌صلاح مانند سازمان امور مالیاتی تاثیرگذار باشد. هیچ مدیر و مسئولی دوست ندارد سازمان یا کسب و کار تحت هدایت او دچار پیچیدگی و دردسر جریمه‌های مالی و مالیاتی شود زیرا خارج شدن از آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار زیادی است.پس چه بهتر که پیشگیری کنید و به جای صرف هزینه برای جریمه، همان هزینه را برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی با کیفیت‌تر خرج کنید. البته مشاوره خدمات مالی و مالیاتی که توسط شرکت‌های معتبر ارائه می‌شود نیز می‌تواند در این زمینه گره گشای کار باشد.
6. امنیت اطلاعاتنرم افزارهای حسابداری و مالی، حساس‌ترین و مهم‌ترین اطلاعات یک شرکت، کسب و کار یا یک سازمان بزرگ را در اختیار دارند که گاهی اوقات حتی محرمانه تلقی می‌شوند. علاوه بر این با توجه به فراگیر شدن بستر اینترنت و تبدیل اکثر نرم افزارهای تحت ویندوز به نرم افزارهای مالی تحت وب، جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به این اطلاعات در سطح وب نیز اهمیت این موضوع را دوچندان کرده است. بنابراین در انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی که ضامن امنیت اطلاعات شما باشد بسیار دقت کنید.درست است که ما پارامتر امنیت را به عنوان گزینه آخر مطرح کردیم اما باید بگوییم که امنیت نرم افزار حسابداری، مهم‌ترین المان برای خرید این نرم افزارهاست.

برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی خوب، چطور اقدام کنیم؟

همانطور که در مثال ساعت مچی بیان کردیم، ممکن است هر دو کالا یک کار را انجام دهند، اما تفاوت هنگامی مشخص می‌شود که در طی زمان نیاز به ویژگی‌های خاصی داشته باشید. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم زمانی که قصد خرید یک نرم افزار حسابداری خوب داشتید، حتما به تمامی مواردی که ذکر کردیم توجه کنید و  بهتر است که خودتان هم بیشتر هم تحقیق کنید، البته ممکن است شما به دلیل مشغله کاری، زمان و فرصت کافی برای تحقیق نداشته باشید.

اما هستند افرادی که بتوانند به شما در این زمینه راهنمایی کنند یا اصلا می‌توانید با شرکت‌های معتبر تولیدکننده نرم افزارهای مالی و اداری مانند شرکت حساب رایان پارس تماس بگیرید و درخواست مشاوره ارائه دهید. مطمئن باشید افرادی که در این حوزه سالیان طولانی فعالیت داشتند، نیازهای شما را به خوبی می‌سنجند و بهتر از هر شخص دیگر می‌‌توانند در خرید نرم افزار مالی و حاسبداری مناسب و دیگر نرم افزارهای مرتبط که همان نرم افزارهای مالی و اداری یکپارچه هستند به شما یاری برسانند.

بررسی بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری از نگاه مشتری نرم افزار

مشتری به‌عنوان استفاده کننده نرم افزار یکپارچه مالی و اداری و عاملی که نقش اصلی و تعیین‌کننده در مشخص کردن کیفیت نرم افزار را بر عهده دارد، علاوه بر پارامترهایی که از نگاه تولید کننده نرم افزار مطرح شده و برای وی نیز حائز اهمیت است، پارامترها و عوامل مهم دیگری مد نظر دارد که درجایگاه خود بسیار مهم و قابل توجه است.

هر مشتری بر اساس صنعتی که در آن فعالیت دارد، مقیاس کسب و کار، نوع فعالیت و خدمات، تعداد و گستره دفاتر و نیروی انسانی و ده‌ها ویژگی دیگر، نیاز به تعداد زیادی نرم افزار عمومی و تخصصی دارد که فارغ از زمینه فعالیت شرکت و نوع نرم افزارهای مربوط به آن حوزه، نرم افزار یکپارچه مالی و اداری جزو تفکیک ناپذیر و یکی از نیازهای اصلی و مهم است و حتی شاید بتوان آن را قلب نرم افزارهای شرکت دانست.

هر جا که تبادلات مالی وجود داشته باشد، قطعا اطلاعات طرفین این تبادلات نیز وجود دارد و حتما علاوه بر اطلاعات مالی، اطلاعات نیروی انسانی و اموال و دارایی‌ها نیز وجود دارد. بنابراین همه چالش‌ها و دغدغه‌های مربوط به این موضوعات نیز دارای اهمیت بوده و باید مورد توجه قرار گیرد. اما اولویت‌های کاربر و مشتری نرم افزار با توجه به شرایط اقتصادی و مالی، نوع نیاز و میزان دانش مدیران آن متفاوت است؛ به همین دلیل می‌توان به جرات بیان کرد بین کلیه کسب و کارها این اولویت‌ها تفاوت دارد. ما به برخی از این اولویت‌های مشترک اشاره می‌کنیم تا شما هم دید بهتری پیدا کنید.

1. هزینه و قیمت نرم افزار و خدمات پس از فروش
   اولین معیار تصمیم گیری شرکت‌ها و کسب و کارها برای خرید یک محصول یا خدمت، بودجه در اختیار برای آن است. کسب و کارهایی که به این میزان از بالندگی و بلوغ رسیده‌اند که در صدد پیاده سازی اتوماسیون اداری هستند، معمولا دارای مدیرانی با تجربه و با ادراک بالای ساختار سازمانی هستند، این مدیران عموما از سازمانی دیگر به سازمان جدید منتقل شده‌اند و تجربه‌های ارزنده‌ای همراه خود دارند.بر اساس تجارب مدیران و شناختی که از قیمت و هزینه‌های نهان نرم افزارهای مطرح موجود در بازار دارند، شرکت‌ها بودجه‌ای برای تهیه نرم افزار در نظر می‌گیرند که این بودجه معمولا تعیین کننده عناوین موجود در فهرست شرکت‌های مورد نظر جهت خرید نرم افزار است.اما بعضی از مدیران پا را فراتر نهاده و بودجه را از پارامتر اول حذف می‌کنند و در اسرع وقت از شرکت باسابقه‌ای که از قبل نسبت به آن شناخت و تجربه دارند نرم افزار خرید می‌کنند. قیمت خرید اولیه نرم افزار ممکن است بالا به نظر برسد، اما تجربه مدیری که در این خصوص اقدام کرده، شامل هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی نیز بوده و در واقع مدیر خریدار نرم افزار، هزینه تمام شده نرم افزار را در یک دوره چند ساله در نظر گرفته است.بنابراین اگر شما هم با فهرستی از چند شرکت روبرو هستید که از نظر فنی بر اساس معیارهای شما مورد قبول واقع شده‌اند، اما با طیف وسیع و متنوعی از قیمت نرم افزار روبرو هستید، بهتر است جزئیات هزینه‌های پنهان نرم افزار شامل نگهداری، پشتیبانی و ارتقا را هم بررسی و به قیمت‌های فوق اضافه کنید، به این ترتیب امکان تصمیم‌گیری برای شما راحت‌تر خواهد بود و شرکت‌های باسابقه و موفق در این زمینه، قیمت‌های شفافی برای میزان خدمات بر اساس ساعت یا بازه‌های زمانی دارند که به راحتی تغییر نخواهد کرد.
2. سابقه، عملکرد و نتایج استفاده از نرم افزار
   خوشبختانه در عصری زندگی می کنیم که دسترسی به اطلاعات بسیار راحت و سریع شده است، به‌خصوص در حوزه نرم افزار می‌توان اطلاعات جامعی از شرکت‌های تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری به‌دست آورد. در بین این اطلاعات، فهرست مشتریان راضی و ناراضی شرکت‌ها نیز معمولا پیدا می‌شود و می‌توان با مشاهده تعداد زیاد شرکت‌ها یا سازمان‌های فعال در یک حوزه یا صنعت خاص، متوجه موفقیت و توانمندی فعالیت شرکت نرم افزاری در آن حوزه شد.پس از انتخاب برخی مشتریان که دارای ویژگی‌های مد نظر شما هستند، می‌توانید با آنها تماس گرفته و بابت سابقه نرم افزار، چالش‌ها و راهکارها از مدیران راهنمایی بگیرید و در این بین به اطلاعات با ارزشی از شرکت تولید کننده نرم افزار و محصول آن دست پیدا کنید. برای مثال وقتی شرکتی، نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری بیش از نیمی از شهرداری‌های کل کشور را تامین کرده است که در بین آنها مراکز استان‌ها نیز مشاهده می‌شوند، بدون شک می‌توان به سابقه آن شرکت در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری شهرداری‌ها اعتماد و با خیال راحت از آن شرکت خرید کرد.
3. سابقه و ویژگی‌های شرکت تولیدکننده نرم افزار
   همانطور که برای رفع بسیاری از نیازهای زندگی از محصولات و خدمات برندهای خوش نام و خوش سابقه استفاده می‌کنیم و اعتماد ما به نام برند گاهی موجب خرید محصولات جدید آن برند بدون نگرانی و دغدغه می‌شود، خرید نرم افزار نیز شامل همین قاعده می‌شود و شناخت از سوابق یک شرکت و برند می‌تواند در مسیر خرید نرم افزار مالی اداری به ما کمک شایانی کند.برای شناخت بهتر از یک برند به‌خصوص در حوزه نرم افزار، خوشبختانه تاییدیه‌ها و گواهی‌نامه‌هایی وجود دارند که به‌صورت آنلاین امکان استعلام آنها برای عموم فراهم است. شرکت‌هایی که دارای این گواهی‌نامه‌ها و مجوزها هستند، در حقیقت استانداردهای بالایی را پاس کرده‌اند و نمره قبولی به‌دست آورده‌اند. برخی از این مراجع ارائه کننده گواهینامه یا رتبه عبارتند از: شورای عالی انفورماتیک کشور، معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری، وزارت صنعت، معدن و تجارت، سازمان حمایت مصرف کنندگان و تولیدکنندگان،  سازمان نظام صنفی رایانه‌ای، مرکز توسعه تجارت الکترونیکی، اتحادیه کشوری کسب و کارهای مجازی و...در صورت نیاز به استعلام کافیست به سایت مجموعه‌های معرفی شده مراجعه شود و با جستجوی نام شرکت در بخش مربوطه نسبت به بررسی و اعتبارسنجی گواهینامه‌ها و مجوزهای شرکت‌ها اقدام کرد. برای مثال اگر در سامانه ساجار متعلق به شورای عالی انفورماتیک کشور نام شرکت حساب رایان پارس را جستجو کنید، اطلاعات مربوط به سه رتبه یک در سه حئزه مختلف از شورای عالی انفورماتیک و چند رتبه و اعتبار دیگر شرکت قابل مشاهده است.
4. امکان گسترش و توسعه نرم افزار
   بسیاری از شرکت‌ها و کسب و کارهای موفق که اقدام به گسترش حوزه فعالیت خود می‌کنند، ضمن توسعه سطح خدمات و افزایش تعداد محصولات، با تاسیس دفاتر و کارخانه‌ها در نقاط مختلف کشور، موجب توسعه همه جانبه کسب و کار می‌شوند. در چنین شرایطی که همزمان با توسعه، تعداد نیروی انسانی و گردش مالی رو به افزایش است، همراهی نرم افزار و امکان توسعه آن جهت پوشش گستردگی شرکت بسیار اهمیت دارد و اولویت مالک کسب و کار در چنین شرایطی در درجه اول استفاده از نرم افزار موجود و ارتقا ظرفیت‌های آن است.بنابراین شرکت‌های تولید کننده نرم افزار یکپارچه مالی و اداری که محصولات نرم افزاری با قابلیت پوشش نیازهای شرکت‌های در حال توسعه داشته باشند در چنین شرایطی می‌توانند با تامین نیازهای مشتری، ضمن ارتقا نرم افزار فعلی، سایر نرم افزارهای مرتبط با نیاز مشتری را در اختیار وی قرار دهند.با تمام این تفاسیر بهتر است هنگام انتخاب بهترین نرم افزار یکپارچه مالی اداری، این پارامتر بسیار مهم را در نظر بگیرید که شرکتی را انتخاب کنید که امکان همراهی شما در فرآیند توسعه و پیشرفت را داشته باشد و در رزومه آن شرکت، سازمان‌های بزرگ با گستره مشابه وجود داشته باشد. برای مثال شهرداری‌های کلان‌شهرها نمونه‌ای از این سازمان‌های بزرگ هستند که علاوه بر شهرداری مرکز و  شهرداری‌های مناطق، سازمان‌های زیرمجموعه مستقلی هم دارند که همگی دارای گردش بالای اطلاعات اداری و مالی هستند و در عین استقال عملکرد، از یک سیستم یکپارچه مالی و اداری استفاده می‌کنند.
5. امنیت اطلاعات
   موضوع امنیت اطلاعات از دیدگاه مشتری با دیدگاه شرکت تولیدکننده کاملا متفاوت است. مشتری علاوه بر موارد زیرمجموعه امنیت که مورد نظر شرکت بوده و در همین مقاله مورد بحث و بررسی قرار گرفت، برای بحث محرمانگی داده ها و اطلاعات خود نیز اهمیت ویژه‌ای قائل است و این پارامتر برای برخی کسب و کارهای حساس دارای اولویت بسیار بالاتری است.ممکن است به‌دلیل اینکه یکی از رقبای مطرح و خوب شما از نرم افزار شرکت خاصی استفاده کرده و طی چند سال همچنان به استفاده از آن ادامه می‌دهد، تصمیم به خرید همان نرم افزار گرفته باشید و اصلی‌ترین دلیل شما همان شرکت رقیب باشد. اما از طرفی نگرانی بابت دسترسی همان رقیب به اطلاعات شما از طریق شرکت تولیدکننده نرم افزار مشترک مورد استفاده، یکی از مواردی است که نمی‌توان از آن چشم پوشی کرده و به آن توجه نکرد.در چنین شرایطی چند راه پیشنهاد می‌کنیم که به شما کمک می‌کند تا این دغدغه برای همیشه حل شود و حتی برای اقدامات بعدی به شما برای تصمیم‌گیری بهتر کمک کند.راه اول و ساده‌ترین راه برای الزام تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری، امضای توافقنامه و قرارداد منع افشای اطلاعات محرمانه (NDA) است و مشتری می تواند NDA را به دلخواه خود تهیه و در اختیار شرکت قرار دهد.قراردادهای منع افشای اطلاعات محرمانه یا پیمان عدم افشای اطلاعات یا قرارداد محرمانگی (CA) نوعی از قرارداد هستند که شرکت‌های باسابقه در حوزه تولید نرم افزار و به‌خصوص نرم افزارهای حاوی اطلاعات محرمانه و مهم نظیر نرم افزارهای یکپارچه و جامع مالی و اداری، به‌خوبی با آن آشنایی دارند و در صورت مطرح کردن درخواست امضای NDA یا CA، ضمن استقبال از آن، می‌توانند جهت اطمینان خاطر مشتری، نمونه‌های کامل‌تری از موارد مشابه امضا شده با سایر مشتریان را در اختیارتان قرار دهند تا ضمن اطمینان بخشی به مشتری، حسن نیت خود را هم نشان دهند.برای همین معمولا شرکت‌های موفق نرم افزاری، چندین مشتری از یک صنعت خاص را دارند و هم‌زمان ضمن جلب اعتماد همه آنها، بدون هیچ مشکل و چالشی خدمات مختلف و متفاوتی به آنها ارائه می‌کنند. این شرکت ها علاوه بر تعهد خود به مشتری، تعهدات مشابهی با همکاران و پرسنل خود در قالب NDA یا CA دارند و در مواردی که پرسنل مستقر در محل مشتری داشته باشند، بندهای تعهدی زمان دار نیز امضا می‌کنند تا خیال مشتری بابت استفاده‌های بعدی از داده‌ها تا مدت زمان مشخصی آسوده باشد.سخن آخردر این مقاله سعی کردیم به دور از مسائل فنی، از دو زاویه مختلف و از نگاه تولیدکننده و مشتری، برخی ویژگی‌های کاربردی جهت انتخاب بهترین نرم افزار یکپارچه مالی و اداری را برای شما مطرح کنیم تا برای تصمیم‌گیری و انتخاب نرم افزار مناسب مسیر صحیح را طی کنید و با در نظر گرفته دغدغه‌هایی که شاید همگی فنی نباشند، نرم افزار و شرکت مناسب انتخاب کنید.

کلیه شرکت ها و سازمان ها می توانند جهت برگزاری جلسه و دریافت اطلاعات بیشتر و دمو نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری محاسبان با ما در تماس باشند. همچنین می توانند با ورود به سایت شرکت حساب رایان پارس و تکمیل فرم درخواست دمو، جلسه ای را با دپارتمان فروش در خصوص قابلیت ها و امکانات محاسبان داشته باشند.
شماره تماس دپارتمان فروش: ۸۷۷۶۰ (داخلی ۲۲۴ و ۲۲۵) و یا شماره همراه (۰۹۱۹۹۹۸۷۱۳۸)