نرم افزار حسابداری خوب

آیا به دنبال خرید نرم افزار حسابداری و مالی هستید؟ آیا می‌دانید نرم افزارهای حسابداری و مالی چه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند و کدام نرم افزار حسابداری مناسب شماست؟ کدام معیار مناسب انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری است؟ اگر تازه شروع کردید به جستجو و مقایسه برای اینکه متوجه شوید چه نرم افزاری مالی و حسابداری مناسبی وجود دارد! با ما همراه باشید تا در ادامه جواب پاسخ‌هایتان را بیابید؛

نرم افزارهای حسابداری و مالی زیادی تا به حال تولید و به صنعت نرم افزارهای مالی و اداری معرفی شده‌اند، بسیاری از این نرم افزارها اصول و پایه حسابداری را به خوبی رعایت کرده‌اند اما تفاوت اصلی این همه نرم افزار حسابداری و مالی در چیست؟ سوالی که ذهن هر مدیر یا صاحب کسب و کار را درگیر می‌کند چون تهیه نرم افزار حسابداری و مالی از اقدامات اساسی برای هر سازمان یا کسب و کاری محسوب می‌شود که جای هیچ‌گونه خطا و بازگشتی ندارد زیرا در صورت انتخاب اشتباه، سرمایه و زمان زیادی از دست می‌رود.

تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری و مالی خوب با یکدیگر

تصور کنید قصد خرید یک ساعت مچی ساده دارید که صرفا زمان را به شما نشان دهد، شال و کلاه می‌کنید و به سراغ یک مغازه ساعت فروشی می‌روید تا اولین ساعت ساده‌ای را که دیدید خریداری کنید اما زمانی که به مغازه ساعت فروشی رسیدید و چند نمونه زیباتر و مجهزتر را پشت ویترین می‌بینید، خارج از بحث قیمت و پولی که قرار است پرداخت کنید این حس در شما به وجود می‌آید که حالا که این همه زمان و انرژی صرف کردم، چه بهتر که ساعت مچی مجهزتر، با کیفیت‌تر و دارای گارانتی خریداری کنم. در اصل هر دو مدل ساعت ساده و مجهز یک کار مهم که همان «نمایش زمان» است را انجام می‌دهند اما تفاوت اصلی در امکانات، ویژگی‌ها و گارانتی ساعت مجهزتر است که شما را ترغیب می‌کند بیشتر هزینه کنید تا کالایی با کیفیت‌تر خریداری کنید.

نرم افزار حسابداری نیز ابزاری نوین برای حسابداران و مدیران مالی است تا بتوانند اسناد مالی و اطلاعات مهم مالی را پردازش کنند و گزارشات جامعی بعد از پردازش این اطلاعات به دست آورند.

تفاوت نرم افزارهای مالی و اداری از نظر پارامترهای فنی در مبحثی جداگانه می‌گنجد اما همانطور که پیش‌تر گفتیم، تفاوت نرم افزارهای مالی و حسابداری در اصول پایه و مفاهیم حسابداری نیست، بلکه در امکانات و ویژگی‌هایی است که شرکت تولیدکننده آن نرم افزار حسابداری بر اساس تجربیات قبلی و همینطور احترامی که برای مشتری خود قائل است در اختیار مصرف کننده قرار می‌دهد. ما در ادامه به بعضی از این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:

1. یکپارچگی و تعامل با سایر نرم افزارهایکی از مهم‌ترین تفاوت‌های نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار، یکپارچگی و ارتباط آن با دیگر نرم افزارهای مالی و اداری است؛ یک نرم افزار حسابداری خوب زمانی کارآمد و با ارزش است که بتواند اسناد مالی و حسابداری را از دیگر نرم افزارهای مرتبط مالی و اداری مثل نرم افزار خزانه داری، نرم افزار فروش، نرم افزار انبارداری و... دریافت کند و اطلاعاتی سازمان یافته در اختیار ذی‌نفعان قرار دهد. اگر بنا بر این باشد که تمامی این اطلاعات را در هر نرم افزار به صورت جداگانه و دستی وارد نماییم که چه چیزی به غیر از اتلاف وقت و سرمایه نصیب ما می‌شود.با این تفاسیر حتما به یکپارچگی و ارتباط نرم افزار حسابداری و مالی با دیگر نرم افزارهای مرتبط دقت کنید.
2. خدمات پشتیبانی مناسبیک فروشنده خوب کسی است که حتی بعد از فروش محصول خود، ارتباطش را با مشتری قطع نکند و در ادامه مسیر، با خدمات پشتیبانی قوی، رضایت حداکثری مشتری را جلب کند. اینکه تولید کننده نرم افزار مالی و اداری، خدمات پشتیبانی با کیفیت به مشتری خود ارائه دهد، به شکل ضمنی از اطمینانی که خودش به کیفیت نرم افزاری که ساخته است خبر می‌دهد و همین موضوع می‌تواند قوت قلبی برای مشتری باشد که بعد از خرید نرم افزار حسابداری، در صورت برور مشکلات احتمالی از سوی تولید کننده نرم افزار حمایت می‌شود.
3. امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابداریهمانطور که با گذر زمان همه چیز دستخوش تغییر و تحول می‌شوند، تکنولوژی نرم افزارهای مالی و حسابداری هم پیشرفته‌تر تکامل یافته‌تر می‌شوند. به همین دلیل امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابدار در طی زمان با استفاده از خدمات پشتیبانی شرکت تولیدکننده، یک مزیت رقابتی به شمار می‌رود. ممکن است زمان خرید نرم افزار حسابداری با گزینه‌های ارزان‌تر مواجه شوید اما این ارزانی می‌تواند به بهای از دست دادن توسعه و ارتقا نرم افزار حسابداری شما در آینده‌ای نزدیک تمام شود؛ پس حتما به این نکته توجه کنید.
4. کاربری آسانهدف اصلی استفاده از نرم افزار مالی و حسابداری، تسهیل امور مالی و کاهش خطای انسانی در این حوزه است. حسابداری و بازی با اعداد و ارقام به خودی خود دارای چالش و پیچیدگی‌های زیادی است، حالا اگر استفاده از این نرم افزار دچار پیچیدگی و مشکلات دسترسی باشد، همین نرم افزار می‌تواند عامل اصلی بروز خطاهای جبران ناپذیر شود.به همین دلیل باید رابط کاربری نرم افزار ساده و قابل فهم و در عین حال جذاب  باشد تا کاربران نرم افزار حسابداری با خیال آسوده و بدون اینکه گمراه یا چشمانشان خسته شوند از آن استفاده کنند.
5. قابلیت گزارش‌گیری با تعیین سطوح دسترسیدر اختیار قرار دادن سطوح دسترسی و شناوری‌های مختلف یکی از توانایی‌های مهم نرم افزار مالی و حسابداری خوب است که می‌تواند در اختیار کاربران آن مخصوصا مدیران ارشد قرار دهد، زیرا همین گزارش‌ها هستند که امکان تحلیل کسب و کار و سازمان را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.از طرفی گزارشات بی نقص یک نرم افزار حسابداری خوب می‌تواند در جلوگیری از جریمه‌های احتمالی مراجع ذی‌صلاح مانند سازمان امور مالیاتی تاثیرگذار باشد. هیچ مدیر و مسئولی دوست ندارد سازمان یا کسب و کار تحت هدایت او دچار پیچیدگی و دردسر جریمه‌های مالی و مالیاتی شود زیرا خارج شدن از آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار زیادی است.پس چه بهتر که پیشگیری کنید و به جای صرف هزینه برای جریمه، همان هزینه را برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی با کیفیت‌تر خرج کنید. البته مشاوره خدمات مالی و مالیاتی که توسط شرکت‌های معتبر ارائه می‌شود نیز می‌تواند در این زمینه گره گشای کار باشد.
6. امنیت اطلاعاتنرم افزارهای حسابداری و مالی، حساس‌ترین و مهم‌ترین اطلاعات یک شرکت، کسب و کار یا یک سازمان بزرگ را در اختیار دارند که گاهی اوقات حتی محرمانه تلقی می‌شوند. علاوه بر این با توجه به فراگیر شدن بستر اینترنت و تبدیل اکثر نرم افزارهای تحت ویندوز به نرم افزارهای مالی تحت وب، جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به این اطلاعات در سطح وب نیز اهمیت این موضوع را دوچندان کرده است. بنابراین در انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی که ضامن امنیت اطلاعات شما باشد بسیار دقت کنید.درست است که ما پارامتر امنیت را به عنوان گزینه آخر مطرح کردیم اما باید بگوییم که امنیت نرم افزار حسابداری، مهم‌ترین المان برای خرید این نرم افزارهاست.

برای خرید نرم افزار حسابداری و مالی خوب، چطور اقدام کنیم؟

همانطور که در مثال ساعت مچی بیان کردیم، ممکن است هر دو کالا یک کار را انجام دهند، اما تفاوت هنگامی مشخص می‌شود که در طی زمان نیاز به ویژگی‌های خاصی داشته باشید. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم زمانی که قصد خرید یک نرم افزار حسابداری خوب داشتید، حتما به تمامی مواردی که ذکر کردیم توجه کنید و  بهتر است که خودتان هم بیشتر هم تحقیق کنید، البته ممکن است شما به دلیل مشغله کاری، زمان و فرصت کافی برای تحقیق نداشته باشید.

اما هستند افرادی که بتوانند به شما در این زمینه راهنمایی کنند یا اصلا می‌توانید با شرکت‌های معتبر تولیدکننده نرم افزارهای مالی و اداری مانند شرکت حساب رایان پارس تماس بگیرید و درخواست مشاوره ارائه دهید. مطمئن باشید افرادی که در این حوزه سالیان طولانی فعالیت داشتند، نیازهای شما را به خوبی می‌سنجند و بهتر از هر شخص دیگر می‌‌توانند در خرید نرم افزار مالی و حاسبداری مناسب و دیگر نرم افزارهای مرتبط که همان نرم افزارهای مالی و اداری یکپارچه هستند به شما یاری برسانند.

تا به حال برایتان پیش آمده که قبل از خرید یک محصول، با جستجو در منابع مختلف و کسب اطلاعات درمورد آن به تصمیم‌گیری بپردازید؟ در واقع همه به دنبال آن هستیم که در هنگام خرید یک محصول، بهترین گزینه را انتخاب کنیم و برای آن هم به هر منبع معتبری سر می‌زنیم؛ پس چرا برای موضوع مهمی مثل خرید سیستم حسابداری خوب هم همین رفتار  را انجام ندهیم؟

مثلا تصور کنید قصد خرید یک گوشی موبایل دارید، اگر به روش‌های مدرن امروزی عادت کرده باشید احتمالا اولین کاری که می‌کنید این است که سایت‌ها و فروشگاه‌های آنلاین را جستجو می‌کنید و در مورد قیمت و امکانات آن بررسی‌ها لازم را انجام می‌دهید.

واقعیت این است که اگر نگاهی به روش زندگی امروزی خودمان بی‌اندازیم، به‌سادگی متوجه می‌شویم که تمامی کارهای پیچیده و حساب کتاب‌ها را به ابزارها سپرده‌ایم و کمتر ذهن خودمان را درگیر محاسبات اعداد و ارقام می‌کنیم.

این موضوع درمورد تمام کسب‌و‌کارها هم صدق می‌کند؛ دیگر کمتر کسب‌و‌کاری هست که هنوز هم از روش‌های سنتی حسابداری استفاده کند و خواه ناخواه همگی به‌سمت استفاده از سیستم‌های حسابداری رفته‌اند. برای اینکه بتوانید یک سیستم حسابداری خوب تهیه کنید، باید به مانند تمامی خریدهای مهم دیگرتان، چند فاکتور مهم برایش در نظر بگیرید و قدم به قدم کنار این فاکتورها تیک بزنید.

قبل از اینکه این فاکتورها را برای شما معرفی کنیم، تعریفی از اینکه اصلا سیستم حسابداری خوب چیست داشته باشیم؛

اصلا سیستم حسابداری خوب چیست؟

سیستم حسابداری مجموعه‌ای از برنامه‌های به‌هم پیوسته است که با استفاده از مفاهیم حسابداری، توسط متخصصان حوزه حسابداری و برنامه نویسی ساخته شده تا کاربران بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن و با بیش‌ترین دقت، جمع آوری، ذخیره، پردازش و به‌طورکلی مدیریت امور مالی خود را انجام دهند. البته سیستم حسابداری برای هر کسب و کاری می‌تواند دارای دسته بندی‌های گوناگون باشد. مثلا یک سیستم حسابداری خوب برای صنعت پیمانکاری تفاوت‌های مهمی با سیستم حسابداری مناسب برای صنعت کاشی و سرامیک خواهد بود

روش کار سیستم حسابداری

سیستم حسابداری نیز مانند تمامی سیستم‌های دیگر سه مرحله اساسی دارد و با استفاده از ورود داده‌های مالی، پردازش این داده‌ها و در نهایت ارسال خروجی کار می‌کند.

1. ورودی داده
   رویدادها و داده‌های مالی مانند صورت‌حساب خرید و فروش، دریافت و پرداخت‌ها و...  به عنوان خوراک سیستم توسط کاربر در سیستم حسابداری وارد می‌شوند تا مرحله پردازش شروع شود.
2. پردازش داده
   پس از ورود داده‌ها که همان اسناد و مدارک مالی و حسابداری هستند، سیستم حسابداری این داده‌ها را به ترتیب پردازش می‌کند؛ اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیری که بر دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها و درآمدها و...  دارند به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.ثبت‌های انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حساب‌های مربوطه در دفترکل منتقل می‌شوند. زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفترکل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی‌تر و تفضیلی از حساب‌های دفتر کل، از دفاتر  معین استفاده می‌شود.البته همانطور که گفتیم این فرآیند در مورد صنایع مختلف می‌تواند دارای تفاوت‌هایی باشد که نیازهای آن صنعت خاص را برطرف کند.
3. خروجی داده
   حاصل این پردازش‌ها در سیستم حسابداری، صورت‌ها و گزارش‌های مالی است که در پایان هرماه، با تهیه تراز آزمایشی صحت‌سنجی می‌شود. گزارشاتی که بعد از پردازش داده استخراج می‌شوند اهمیت فر اوانی در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و افق پیش روی شرکت یا سازمان می‌گذارد، اهمیت پردازش داده‌ها در صنایع مختلف در این مرحله به وضوح قابل لمس خواهد بود.

سیستم حسابداری خوب چه مزایایی دارد؟

افزایش سرعت

همانطور که می‌دانید، شرایط اقتصادی به سمتی می‌رود که سرعت و چابکی، موضوعی مهم در موفقیت هر کسب و کار محسوب اگر می‌خواهید خیلی زود از دور رقابت بیرون نروید، باید بتوانید به سرعت و با چابکی به تغییر شرایط واکنش نشان دهید. با استفاده از سیستم حسابداری خوب به راحتی می‌توانید سرعت واکنشتان نسبت به شرایط اقتصادی را بالا ببرید.

افزایش دقت

اگر کاری به‌سرعت انجام شود اما دقت در آن رعایت نشود، هیچ ارزشی نخواهد داشت. انسان‌ها هم می‌توانند به خوبی محاسبات اعداد و ارقام در حسابداری را انجام دهند اما ممکن است دقت کافی در حساب و کتاب را از دست بدهند، پس در مقابل اطلاعاتی که می‌تواند در سرنوشت یه کسب و کار یا سازمان تاثیرگذار باشد، اصلا نباید ریسک کرد.

ارائه انواع گزارش

یک سیستم حسابداری خوب می‌تواند گزارش‌های جامع و کاملی ارائه دهد تا صاحبان کسب‌وکار بتوانند تصمیم مناسب اتخاذ کنند. هرچه این گزارشات کامل‌تر و دقیق‌تر باشند، افق دید بهتری به مدیران خواهند داد که نتایج بهتری با تصمیمات خود کسب کنند.

کاهش هزینه‌ها

ترکیب سرعت، دقت و گزارش جامع در کنار هم یک فرمول طلایی می‌سازد که در کاهش هزینه‌های مازاد و سربار سازمان یا کسب و کارتان اثر فوق‌العاده زیادی می‌گذارد.

هدف اجرای سیستم حسابداری در کسب و کار چیست؟

سیستم حسابداری باهدف افزایش دقت و سرعت حساب و کتاب کسب و کارها تولید شده است که البته ویژگی‌های  مهم دیگری هم دارد؛ سیستم حسابداری، به‌عنوان بخشی از سیستم مالی‌و اداری، همواره بیش‌ترین بار اطلاعاتی برای تجزیه‌و‌تحلیل را به‌دوش می‌کشدو  اطلاعات مهمی را بعد از سنجش و پردازش به تصمیم‌گیرندگان سازمان یا کسب‌وکار انتقال می‌دهد. بنابراین اگر یک سیستم حسابداری به‌خوبی طراحی شده باشد می‌تواند اطلاعات مفیدی برای «عملیات و نیازهای قانونی» و «تصمیم‌گیری» ارائه دهد.

حالا بریم سراغ اینکه چطور سیستم حسابداری خوب تهیه کنیم؟

خرید یک سیستم حسابداری خوب، تصمیمی مهم و چالش برانگیز است که نیاز دارد تمام جوانب و زوایای آن بررسی شود تا جلوی ضرر وزیان احتمالی در فرآیندهای کاری را بگیرد. برای اینکه یک سیستم حسابداری خوب انتخاب کنید باید بررسی کنید که آیا یک سری ویژگی مهم را دارد یا خیر که به نظر موضوعی سخت می‌رسد اما این بررسی ارزشش را دارد تا خیالتان راحت باشد.

به تازگی شرکت‌های زیادی به وجود آمدند که در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری و سیستم حسابداری کار می‌کنند اما یک سیستم حسابداری خوب  علاوه بر پارامترهای فنی، باید ازشرکتی معتبر که سابقه طولانی در زمینه نرم افزارهای مالی‌واداری داشته باشد تهیه شود چون این شرکت‌ها باتوجه به تجربه‌ای که طی سال‌های طولانی در حوزه‌های مختلف صنعتی پیدا کرده‌اند، زیر و بم هر کسب و کار را می‌شناسند و علاوه بر این از لحاظ پشتیبانی نیز برای رضایت مشتریان تمام تلاش خود را می‌کنند.

برای اینکه بتوانید تشخیص دهید که کدام شرکت می‌تواند سیستم حسابداری مناسب شما را ارائه دهد باید چند موضوع را درنظر بگیرید:

سابقه فعالیت

همانطور که گفتیم سابقه در هر کاری بسیار مهم است و این موضوع درمورد شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار هم صدق می‌کند. یکی از راه‌های تشخیص سابقه فعالیت، وب‌سایت آن شرکت است. مسلما شرکت تولیدکننده نرم افزار مالی و اداری که سابقه فعالیت طولانی داشته باشد، تجربیات گران‌بهایی از پروژه‌ها و محصولات قبلی خود به دست آورده که در محصولات جدید اعمال می‌کند و نتیجه آن نرم افزار مالی جامع‌تر و کاراتر خواهد بود.

خدمات پشتیبانی

پشتیبانی نرم افزار حسابداری یکی از مهم‌ترین موضوعات بعد از خرید سیستم حسابداری است، زیرا اگر دچار مشکل در هنگام کار با سیستم حسابداری شوید و کسی برای رفع مشکل شما وجود نداشته باشد در فرآیند کسب‌وکار اختلال وارد می‌شود.

جامعیت

یک سیستم حسابداری مناسب باید بتواند تمامی صنایع و حوزه‌های کسب‌وکاری را پوشش دهد و برای هر کدام راهکار متناسب ارائه دهد. همانطور که پیش‌تر گفتیم مزیت یک سیستم حسابداری خوب این است که بتواند برای کسب و کارها، صنایع و سازمان‌های متفاوت، اطلاعات را به خوبی و دقت تمام پردازش کند و گزارشات مورد نیاز آنها را ارائه دهد.

سخن آخر

همانطور که گفتیم احتمالا در نگاه اول، انتخاب سیستم حسابداری خوب سخت به‌نظر برسد؛ اما اگر خوب توجه کنید می‌بینید که شرکت‌های معتبر  و با سابقه‌ای مثل شرکت حساب رایان پارس وجود دارند که از هر لحاظ بتوانند نیاز شما را برطرف سازند.

برای اطمینان بیشتر می‌توانید درخواست دمو یا مشاوره خودتان را ثبت کنید تا مشاوران ما در اولین فرصت برای شما نیازسنجی کنند و اطلاعات تکمیل در اختیار شما قرار دهند.

حتی اگر خودتان نتوانستید به اطمینان کامل دست یابید، می‌توانید با پرس‌وجو از افرادی که در زمینه نرم‌افزار مالی‌واداری سابقه فعالیت دارند به اطمینان کامل درمورد این شرکت برسید تا چشم‌اندازی شفاف در این زمینه پیدا کنید.