سیستم حسابداری

اولین سوابق کشف شده درباره حسابداری، به حدود ۷۰۰۰ هزار سال پیش برمیگردد. اطلاع از مخارج، درآمد ها و همچنین افزایش سودآوری دلیل اصلی ایجاد سیستم های حسابداری اولیه بودند. سیستم حسابداری را میتوان فرآیند استخراج، ثبت، نگهداری و انتشار گزارش های مالی تعریف کرد. اهمیت سیستم حسابداری برای کسب و کارها در سازمان دهی و گزارش دهی اطلاعات مالی نمایان می شود . تصمیم گیران سازمان ها با تجزیه و تحلیل این گزارشات روند سازمان ها را تعیین می کنند.

شرکت ها و سازمان ها در پروژه سیستم حسابداری خود به دنبال ردیابی جریان پول ورودی و خروجی کسب و کار هستند تا بتوانند دارایی ها، بدهی ها، هزینه ها و درآمدها را مدیریت کنند. ما در این مقاله سعی داریم تا اهمیت سیستم حسابداری را به صورت کامل و جامع بیان کنیم.

اجزای یک سیستم حسابداری

پنج جزء اصلی و دارای اهمیت سیستم حسابداری که هر بخش شامل وظایف متفاوتی است و مراحل مختلفی را انجام می دهد، به شرح زیر است:

1. منبع اسناد و اطلاعات
2. سیستم ورودی
3. پردازشگرهای اطلاعات
4. ذخیره سازی اطلاعات
5. سیستم خروجی

ویژگی های سیستم حسابداری

یک نرم افزار حسابداری کارآمد باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• درلحظه باشد: زمان منبعی است که هرگز نباید تلف شود، زیرا هرگز نمی توان آن را بازیابی کرد. میتوان گفت اهمیت سیستم حسابداری ارائه اطلاعات و گزارشات به روز و سریع است.
• مقرون به صرفه باشد: هنگام اجرای یک سیستم حسابداری، هزینه عملیاتی آن نباید بیشتر از مزایایی باشد که ارائه می دهد. بنابراین ضروری است که سیستم حسابداری با نیازهای خاص شرکت تنظیم شود.
• حاوی اطلاعات مفید باشد: مدیریت، هیئت مدیره و سایر استفاده کنندگان صورت های مالی، اطلاعات کافی و لازم را برای تصمیم گیری آگاهانه بدست بیاورند.
• قابل اطمینان باشد: یک سیستم حسابداری قابل اعتماد اطلاعاتی را تولید می کند که عاری از سوگیری باشد همچنین باید خروجی ها را به صورت صادقانه و دقیق نمایش بدهد.

اهمیت سیستم حسابداری یکپارچه

سیستم حسابداری یکپارچه، بخش های کلی حسابداری را با هم ترکیب و یکدست میکند. در واقع نرم افزار حسابداری یکپارچه، جایگزینی چندین سیستم یا برنامه با یک نرم افزار کلی است. مهم ترین مزیت این یکپارچگی، افزایش دقت و سرعت می باشد. نرم افزار حسابداری یکپارچه تکرار را کاهش می دهد، کنترل بر دارایی ها و بدهی ها را تسهیل می کند.

اهداف سیستم حسابداری

گرفتن تصمیمات تجاری آگاهانه بدون اطلاعات مالی دقیق که به شما کمک کند تا بدانید کجا هستید، کجا بوده اید و به کجا می روید، دشوار است. همین موضوع است که اهمیت سیستم حسابداری را برای یک کسب و کار روشن می نماید. هدف یک سیستم اطلاعات حسابداری، ارائه اطلاعات به تصمیم گیرندگان به صورت قابل درک می باشد. با تحلیل این اطلاعات میتوان در حوزه های زیر تصمیم گیری نمود:

• تعیین استراتژی و برنامه ریزی بلندمدت
• چگونگی تخصیص منابع
• برنامه ریزی و کنترل

انواع سیستم حسابداری

سیستم حسابداری شرکت ها و سازمان ها از نظر نوع پلتفرم به سه دسته کلی تقسیم می شوند، که عبارتند از سیستم حسابداری تحت ویندوز، تحت وب و ابری که هرکدام را به اختصار برای شما توضیح می دهیم.

سیستم حسابداری تحت ویندوز

نرم افزار حسابداری تحت ویندوز یک نرم افزار حسابداری لوکال و یا محلی است که بر بستر یک شبکه داخلی نصب می گردد. در این حالت، کاربران نرم افزار حسابداری می توانند هم به صورت آفلاین از طریق شبکه و با دستگاه های خود ثبت و پردازش اطلاعات را انجام دهند و هم به صورت برخط البته با داشتن یک آی پی اختصاصی.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری تحت ویندوز

• امکان استفاده و متمرکز همزمان کاربران از سیستم حسابداری
• بالا رفتن سرعت ثبت و پردازش اطلاعات مالی
• بالا رفتن بهروری کار و کاربران سیستم حسابداری
• حذف خطاهای احتمالی در ثبت و پردازش اطلاعات
• حذف دوباره کاری ثبت اطلاعات مالی
• امکان دسترسی هر کاربر به نرم افزار حسابداری با حق دسترسی تعریف شده از جانب مدیریت

سیستم حسابداری تحت وب

سیستم حسابداری تحت وب از جمله ابزارهایی است که برای کار کردن با آن نیاز است تا نرم افزار حسابداری را روی سیستم سرور شرکت داشته باشیم. برای استفاده از این نرم افزار کافیست به اینترنت متصل باشیم و تمامی کارهای مربوط به حسابداری و مالی را در آن ها ذخیره و محاسبات لازم را انجام دهیم.

نرم افزار حسابداری تحت وب، علاوه بر مزیتهایی که نرم افزار حسابداری تحت ویندوز دارد مزایای زیر را نیز داراست:

• یکپارچگی و به روز رسانی
• کاربران نامحدود
• دسترسی
• امنیت و پشتیبان گیری

سیستم حسابداری ابری

نرم افزار حسابداری ابری از ابزارهایی هست که برای کار کردن با آن نیاز به سیستم و نصب آن در محل کار نداریم. تنها باید به اینترنت متصل باشیم و تمامی حساب ها، درآمد ها، هزینه ها و … را در آن ها ثبت و محاسبات تجاری لازم را روی آن ها پیاده سازی کنیم. بخاطر همین موضوع می توانیم مستقل از زمان و مکان به حساب های خود با یک دستگاه و مرورگر وب دسترسی داشته باشیم و کارهای خود را سریع و بی دردسر انجام دهیم.

مزایای سیستم حسابداری ابری:

• بی نیاز از نصب
• بی نیازاز قفل سخت افزاری
• بی نیاز از خرید تجهیزات گران قیمت
• امنیت بالا
• استفاده در هر زمان و هر مکان با هر دستگاهی

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری:

اهمیت سیستم حسابداری در تسهیل انجام فعالیت های حسابداری و بر طرف نمودن بسیاری از ابهامات مالی کسب و کار ها نمایان می شود. در روش های سنتی حسابداری که با استفاده از کاغذ و برنامه هایی مانند اکسل انجام می شد، عملیات مالی دشوار، زمان بر، پرهزینه و گاها با خطا مواجه بود. استفاده از یک سیستم حسابداری این مشکلات را برطرف می کند. از جمله مزایای نرم افزار حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاهش خطا در ثبت، پردازش اطلاعات مالی
• ارائه یک راه حل مالی خوب برای هر کسب و کار
• ارائه گزارشات دقیق حسابداری و مالی
• کاهش و مدیریت هزینه های کسب و کار
• کاربری آسان برای حسابداران، مدیران مالی، مدیران کسب و کارها و ...
• پردازش سریع و دقیق اطلاعات
• امنیت بالا
• صرفه جویی در زمان
• سازماندهی و طبقه بندی اطلاعات مالی
• اهمیت سیستم حسابداری برای حوزه های مختلف، صنایع و سازمان ها

علاوه بر مزایای فنی و ویژگی های مختلفی که در مورد انواع نرم افزار های حسابداری بیان شد، اهمیت یک سیستم حسابداری خوب برای حوزه های مختلف نظیر انواع کسب و کارها، صنایع، اصناف، نهادها و سازمان ها به دلیل وجود حساسیت های خاص این گروه از مشتریان به مراتب مهم تر است و یک سیستم حسابداری خوب با انعطاف پذیری بالا در عین حفظ کلی ویژگی ها فنی و پایداری در عملکرد اصلی خود، باید برای حوزه های مختلف نیز قابلیت پیاده سازی و استفاده داشته باشد. در ادامه به برخی از این حوزه ها اشاره می کنیم.

اهمیت سیستم حسابداری پیمانکاری

فعالیت حسابداری پروژه های پیمانکاری از قبل از عقد قرارداد بین پیمانکار و کارفرما، با برآورد مقدار هزینه و سود پروژه شروع میشود. اهمیت سیستم حسابداری برای پیمانکاران زمانی برجسته می شود که باید چندین پروژه متنوع که هرکدام در مراحل مختلف، هزینه های متغیر و قراردادهای متنوع هستند را، از لحاظ مالی، مدیریت کند. در واقع نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید بتواند در لحظه اطلاعات مرتبط با اقلام مصرفی، حقوق و دستمزد، قیمت تمام شده به تفکیک هر پروژه، صورت وضعیت و... را به پیمانکاران ارائه دهد.

اهمیت سیستم حسابداری بازرگانی

در فضای رقابتی شرکت های تجاری و بازرگانی، نرم افزار حسابداری بازرگانی باید بتواند با بررسی فاکتور قراردادهای خرید و فروش و مسیر حرکت کالا و... سودآوری کسب و کار را افزایش دهد. چالش شرکت های بازرگانی انتخاب پرسودترین بازار و محصول است. بهترین سیستم حسابداری بازرگانی سیستمی هست که با ارائه گزارشات دقیق این چالش را به فرصت تبدیل می نماید.

اهمیت سیستم حسابداری خدماتی

موضوعی که در حسابداری شرکت های خدماتی نادیده گرفته میشود، بهره وری دارایی و مدیریت فروش خدمات است. این مسئله شامل برآورد هزینه ها، تعیین حقوق و دستمزد، تعیین قیمت، بررسی سود تحقق یافته و تطبیق آن با سود مورد انتظار است. اهمیت سیستم حسابداری خدماتی در بررسی بهره وری مالی این فرآیند می باشد تا بتواند بازدهی کسب و کار را افزایش دهد.

اهمیت سیستم حسابداری تولیدی

محاسبه بهای تمام شده کالا و تعیین هزینه فرصت برای مجموعه های تولیدی و صنعتی بسیار حائز اهمیت می باشد. اهمیت سیستم حسابداری کسب و کارهای تولیدی در برنامه ریزی تولید، فروش، انبار داری، خرید و برنامه ریزی دقیق مواد اولیه نمایان می شود. با توجه به اینکه هر کدام از موارد ذکر شده نیاز به ابزار مدیریتی متفاوتی دارند، با استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه میتوان به کلیه اهداف سیستم حسابداری دست یافت.

اهمیت سیستم حسابداری در شهرداری ها

نحوه گزارش گیری بر مبنای حسابداری تعهدی در کنار ثبت های حسابداری نقدی، بیانگر اهمیت سیستم حسابداری در شهرداری ها میباشد. از این رو نرم افزار حسابداری در شهرداری ها باید امکان بهره مندی همزمان از ثبت های حسابداری نقدی و گزارشات حسابداری تعهدی را دارا باشد.

اهمیت سیستم حسابداری در سازمان های دولتی

سازمان های دولتی با توجه به دریافت بودجه سالانه از سوی دولت، نیاز به ابزار و راهکاری جامع دارند. اهمیت سیستم حسابداری سازمان ها، ادارات و نهادهای دولتی در بخش های حسابداری تعهدی، بودجه و اعتبارات، بودجه ریزی، حسابداری و مالی، پشتیبانی، تشکیلات و... مشخص میشود. برای اینکه خون در رگ های این سازمان ها جریان یابد، توصیه میشود از نرم افزارهای یکپارچه حسابداری ویژه سازمان های دولتی استفاده شود.

نرم افزار حسابداری خوب

امروزه با توجه به پیشرفت و توسعه کسب و کارها، اهمیت داشتن یک سیستم حسابداری خوب بیش از پیش احساس می شود. بهتر است که به چند نکته در مورد نرم افزار حسابداری خوب قبل از تهیه آن اشاره کنیم:

• سرعت بالا در ثبت و پردازش اطلاعات
• سرعت بالا در انتقال اطلاعات
• نصب راحت
• امکان حق دسترسی تا جزئی ترین موارد برای کاربران
• کارایی راحت
• امکان استفاده در هر مکان و هر زمان
• بروز و دارای بهترین امکانات برای کاربران
• امنیت بالا
• ارائه گزارشات دقیق
• یکپارچه و جامع
• قیمت مناسب
• تیم پشتیبانی خوب و قوی
• اعتبار شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری
• بک آپ گیری در هر زمان
• ظاهری مناسب برای کار حسابداری
• مناسب و ارائه دهنده راهکار برای انواع شرکت ها
• امکان ارتقا و بروز رسانی
• امکان اصلاح و بازسازی
• نرم افزار حسابداری محاسبان

شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد. شرکت حساب رایان پارس در ارائه نرم افزار حسابداری محاسبان بیش از ۴۰۰۰ مشتری در سراسر کشور دارد.

افتخارات شرکت حساب رایان پارس

• • دارای رتبه یک شورای عالی انفورماتیک کشور در ۳ حوزه
• • قیمت بسیار مناسب فروش نرم افزار و بهای خدمات آموزش و استقرار، بومی سازی و خدمات پشتیبانی
• • دریافت تندیس و کسب گواهی نامه ملی رعایت حقوق مصرف کننده در شش سال پیاپی از 1395 تا 1400 از سازمان حمایت از مصرف کنندگان و تولید کنندگان
• • دریافت تندیس و کسب گواهی نامه شرکت برتر نرم افزاری در سال های ۱۳۹۳ و ۱۳۹۶ از وزارت صنعت و معدن و تجارت
• • بهره گیری از توان تخصصی کارشناسان مجرب IT و امور مالی کسب کارهای مختلف درجهت شناخت وضعیت موجود و اتخاذ مناسب ترین روش برای رفع مشکلات قبلی، کانورت اطلاعات، راه اندازی و استقرار کامل نرم افزار در کوتاه ترین زمان ممکن
• • دارای مجوز از دیوان محاسبات کشور و وزارت امور اقتصادی و دارایی
• • طراحی 35 محصول متفاوت در حوزه های مالی، لجستیک، اداری، منابع انسانی جهت کسب کارهای متنوع
• • دارای پروانه بهره برداری تولید نرم افزار از وزارت صنعت، معدن و تجارت
• • بیش از ۳۸۵۰۰۰ کلاینت و کاربر در سراسر کشور
• • بیش از ۶۰۰ پایگاه شهری در سراسر کشور

کلیه شرکت ها می توانند با تکمیل فرم درخواست دمو، جلسه ای را با دپارتمان فروش در خصوص قابلیت ها و امکانات محاسبان داشته باشند.

شماره تماس دپارتمان فروش: ۸۷۷۶۰ (داخلی ۲۲۵) و یا شماره همراه (۰۹۱۹۹۹۸۷۱۳۸)

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان، از جمله کلیدی ترین تصمیمات کسب و کار محسوب می‌شود. این راهنما ، اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری در این خصوص فراهم می سازد. بسیاری از سازمان‌ها برای مدت طولانی از سیستم‌ های سنتی فعلی حسابداری خود بهره می برند. واضح است چیزی که برای مدت مدیدی استفاده شود به عادت تبدیل خواهد شد و جدا شدن از آن و پوست اندازی کاری بس دشوار خواهد شد.

به‌علاوه برای تغییر سیستم و یادگیری سیستم جدید ، نیاز به صرف هزینه و زمان زیادی خواهد بود. سیستم جدید برای اینکه پاسخگوی نیازهای کسب و کار باشد باید با فعالیت های فعلی کسب و کار هماهنگ بوده و با نوآوری های فناوری سازگار باشد. به عبارت دیگر، در حالت ایده آل، ما نیازمند نرم افزاری هستیم که ساده و هوشمند بوده و به راحتی با اقداماتی که پیشتر در کسب و کار انجام می پذیرفت سازگار باشد.

منافع حاصل از یک سیستم حسابداری خوب

یک نرم افزار حسابداری که به طور صحیح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زیادی را برای سازمان حاصل نماید، که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• قابلیت‌های بهتر در تصمیم گیری
• بهبود جریان نقدینگی:یکپارچه سازی صورت حساب‌ها، موجودی انبار، حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختنی این امکان را برای مدیران و کارشناسان مربوطه فرآهم می سازد تا نقدینگی ارزشمند شرکت را به سادگی و بطور کارا مدیریت نمایند.
• اطلاعات صحیح تر:با دراختیار داشتن نرم افزار کاملا یکپارچه حسابداری، نه تنها دارای اطلاعات بیشتر خواهیم بود بلکه از اطلاعات صحیح تری هم برخوردار خواهیم شد.
• کنترل بیشتر اطلاعات:نرم افزار یکپارچه حسابداری امکان دسترسی به اطلاعات مهم مالی را در زمان مورد نیاز فراهم می سازد.
• مبنایی برای رشد و توسعه:نرم افزار حسابداری مناسب، با رشد و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه سازمانی، چه افزایش تعداد بخش ها و دپارتمان‌ها و چه افزای تعداد کاربران) نیز قادر است خود را سازگار نماید.

به‌طور کلی در مسیر انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش های فراوانی وجود دارد. اما از سوی دیگر به واسطه نصب و راه‌اندازی این نرم افزار، فرصت های فراوانی برای سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال می توان کنترل بیشتری بر امور مالی سازمان داشت، تصمیمات بهتری اتخاذ کرد و جریان نقدینگی را بهبود بخشید.

در ادامه این مطالعه شش گام ذیل را برای انتخاب موفقیت آمیز نرم افزار حسابداری تشریح می نماییم:

• درگیر ساختن افراد شایسته و کاردان
• تعریف چالش‌ها
• تخصیص مدیر پروژه به فرآیند
• ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی
• انتخاب یکی از فروشندگان نرم افزار
• اجرای سیستم، از طریق توسعه برنامه آموزشی و برنامه اجرایی فاز 1

در اصل نرم افزار حسابداری، اطلاعاتی را فراهم می سازد که برای اغلب بخش های سازمان قابل استفاده و بهره برداری است. بخاطر همین است که انتخاب نرم افزار جدید نباید صرفا به دپارتمان یا مدیر خاصی محول گردد. بلکه گروه های میان وظیفه ای در سازمان (که متشکل از افراد متخصصی از دپارتمان‌های گوناگون هستند) هستند که وظیفه انتخاب، اجرا و بهره برداری از این نرم افزار را بر عهده دارند.

در فرآیند انتخاب نرم افزار حسابداری خوب برای سازمان‌ها و کسب و کارها، افراد زیر باید حضور داشته باشند:

1. کاربران سیستم
2. مدیران سیستم
3. مشتریان سیستم
4. تصمیم گیران و امضاء کنندگان نهایی سیستم
5. کارکنان سیستم‌های اطلاعاتی

2) تعریف چالش‌ ها

شناخت توانمندی‌ ها و نقاط ضعف اطلاعات مالی کسب و کار برای انتخاب راه حل نرم‌افزاری مناسب حسابداری، ضروری است. هرچه فرد با چالش های کسب و کاری که توسط این نرم افزار قابل حل است، بیشتر آشنا باشد، تصمیمات آگاهانه تری می تواند در مسیر انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نماید.

سوالاتی که در این میان پیش می‌آید به شرح ذیل است:

1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هایی را از سوی سیستم حسابداری خود تجربه می‌کند ؟ برای پاسخ به این سوال لازم است در وهله نخست، فهرستی از چالش‌هایی که سازمان در حال حاضر مواجه است، تهیه شود. سپس بایستی فهرست دومی متشکل از کارهایی که باید انجام بگیرد اما سیستم فعلی قادر به انجام آن نیست، تهیه شود. این اطلاعات، فهرست اصلی نیازمندی‌ها را تشکیل خواهد داد و هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری جدید، قابل استفاده می باشند.
2) با اجرای نرم افزار جدید حسابداری چه مقداری برای TCO و TVO پیش بینی می کنید ؟ فضای فعلی و جدید کسب و کار ایجاب می کند که سازمان‌ها بر هزینه های مربوط به سرمایه‌گذاری های فناوری خود تاکید و دقت نظر نمایند. برای این منظور لازم است به محض آنکه بررسی راه حل‌های نرم‌افزار حسابداری را آغاز می نماییم، مقدار هزینه کل مالکیت (TCO) و ارزش کل مالکیت (TVO) را برآورد کنیم. TCO، برآوردی مالی برای کمک به ارزیابی هزینه های مستقیم و غیرمستقیم نرم افزار انتخابی است. در مقابل، TVO بر درک اینکه چطور سیستم می تواند بر سازمان اثرگذاشته و آن را جهت دستیابی به اهداف راهبردی کمک نماید.

اکثر سازمان‌ها، کسب و کارشان را به ترتیب زیر مکانیزه می کنند:

• پردازش کلمه و صفحه گسترده
• دفتر کل (معین عام)
• صدور صورتحساب / حساب‌ های دریافتنی
• حساب‌ های پرداختنی
• موجودی انبار
• سفارش فروش
• سفارش خرید
• لیست حقوق / منابع انسانی
• هزینه شغل / تولید
• گزارش های متعارف مدیریتی

سایر سوالاتی که می بایست پرسیده شوند به شرح ذیل است:
3- مزایای سیستم و فرآیندهای فعلی سازمان چیست ؟
4- برای تصمیم گیری راهبردی به چه داده ها و اطلاعاتی نیاز است ؟
5- برای پیش‌بینی و کنترل جریان نقدینگی سازمان به چه چیزهایی نیاز است ؟
6- برای مدیریت دارایی های به چه اطلاعاتی نیاز است ؟
7- برای رشد و توسعه سازمان، چه چیزهایی باید مکانیزه شود ؟
8- چقدر می بایست انعطاف‌ پذیر بود ؟

3) انتخاب یک مشاور معتمد و یک مدیر پروژه

این امکان وجود دارد که در بین کارکنان سازمان، افراد شایسته و متخصصی باشند که قادر به اجرای موفقیت آمیز سیستم حسابداری هستند. اما امکان اینکه افراد متخصص و زمان کافی جهت تحلیل، خرید، نصب و راه‌اندازی و نگهداری این سیستم وجود نداشته باشد، بیشتر است. در این میان یک مشاور شایسته و معتمد می تواند بطور قابل توجهی کمک کند. مشاوران، متخصصانی هستند که دارای دانش و تجربه کافی در فرآیندهای خرید و اجرای این سیستم ها هستند. به منظور یافتن یک مشاور متعهد و شایسته برای خرید و اجرای نرم افزار جدید حسابداری راهکارهای خاصی وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می شود:
درخواست از دپارتمان سیستم‌های اطلاعاتی برای ارایه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
درخواست از همکاران برای اعمال نقطه نظرات خود در این خصوص
شرکت در سمینار یا برنامه‌های تجاری صنعتی
مرور نشریات حسابداری
گفتگو با شرکای تجاری بویژه افراد فعال در صنعت مربوطه


برای یافتن مشاور یا تامین کننده اصلح نرم افزار حسابداری می بایست پرسش‌های زیر را مطرح ساخت:
آیا این تامین کننده دارای سوابق اجرایی بوده و بک گراند کاریش به چه صورت است ؟
آیا این مشاور، پکیج کاملی از خدمات ارایه می نماید ؟
آیا این تامین کننده به نقطه نظرات ما توجه می کند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد ؟
آیا این تامین کننده ارتباط شفافی با ما خواهد داشت ؟
آیا فکر می کنید قادر به همکاری با این تامین کننده هستید ؟

4) ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی

زمانی که تامین کننده یا مشاوری برای همکاری برگزیده می شود، بررسی کارکردهای خاص نرم‌افزاری زمان زیادی را می گیرد. در ادامه به موردی اشاره خواهد شد که اغلب شرکت‌های ارایه دهنده نرم افزارهای حسابداری آن را مطرح نمی کنند. این موضوع عبارت است از اینکه " اکثر برنامه های کاربردی اساسا وظایف و کارکردهای مشابهی دارند اما ماهیتا روش انجام کار در آنها با یکدیگر تفاوت دارد ".
در ادامه به برخی از نکات کلیدی در هنگام بررسی راهکارهای گوناگون نرم افزار حسابداری اشاره می شود.

• شرکت:چقدر با شرکتی که از آن نرم افزار را تهیه می کنید آشنا هستید و از سوابث اجرایی آن باخبر هستید ؟
• مقیاس پذیری نرم افزار:یعنی آن نرم افزار چقدر قادر است با رشد و توسعه سازمان سازگار باشد؟
• استقرار سیستم براساس نیاز یا فرضیات اولیه مشتریان:تا بحال، سازمان‌ها مجبور بودند نخست مجوز نرم افزار را تهیه، رایانه هایی را خریداری و برنامه های کاربردی را بر روی آن نصب و اجرا می کردند. با پیشرفت فناوری‌های شبکه ای و دسترسی گسترده به فضای اینترنت، روش های جدیدی پدیدار شده است. امروزه به منظور ارزیابی نرم افزار باید به این سوال پاسخ داد که آیا اجرای راه حل های نرم افزاری باید براساس نیاز مشتری باشد یا براساس پیش فرض‌های آنها.
• سرعت نصب و راه اندازی:یکی از تعهدات فروشنده نرم افزار حسابداری، نصب و راه اندازی این سیستم برای مشتری (سازمان) می باشد. حال نکته ای که در این خلال حایز اهمیت جلوه می نماید، این است که کارایی و سرعت نصب و راه‌اندازی این نرم افزار جدید چقدر است. بطور کلی هرچه زمان بیشتری صرف نصب و راه اندازی این نرم افزار شود، هزینه بیشتری به سازمان تحمیل خواهد شد.
• سهولت استفاده:به‌طور کلی، کسب و کار و به طور اخص حسابداری، می تواند پیچیده باشد. لذا سازمان‌ها نیازمند راه‌حل های حسابداری هستند که ساده، منطقی بوده و راحت قابل یادگیری و استفاده باشند.
• روشن شدن زوایای مواردی که ممکن است نادیده انگاشته شود:از تامین کنندگان درخواست شود که دقیقا بخش های مختلف نرم افزار را برای سازمان تشریح کرده و مشخص نماید که هریک از کارکردهای (فانکشن‌ های) اختیاری، چه هزینه ای را به سازمان تحمیل می‌نماید.
• ظرفیت:مشخص شود که آیا در نرم افزار، محدودیت‌های فنی (مثلا: در حداکثر تعداد مشتریان، فروشندگان، آیتم‌های موجودی و ...) برای هندل کردن وجود دارد؟
• قابلیت‌ های گزارش گیری:آیا نرم افزار جدید قابلیت ارایه گزارش‌های مورد نیاز سازمان را دارد؟
• سهولت ورود داده‌ها:مشخص شود که آیا اطلاعات به راحتی و به سرعت قابل ورود و ویرایش در سیستم هست یا خیر؟
• معتبرسازی داده‌ها:مشخص شود که سیستم انتخاب شده چقدر قادر به شناسایی و رفع اشتباهات داده های ورودی است؟
• رسیدگی به خطاها:مشخص شود که سیستم چقدر قادر به ممانعت از بروز تراکنش‌های ناموفق بوده و چقدر از حذف داده ها و اطلاعات کلیدی در سیستم از سوی کاربران جلوگیری می شود.
• امنیت:میزان حفاظت از گزارش‌ها و وظایف حساس از طریق پسوردها (گذرواژه‌ها) به‌طور مستقیم وابسته به میزان امنیت در برنامه است. لذا باید مشخص شود سیستم جدید از این بعد در چه وضعیتی قرار دارد.

5) انتخاب فروشنده نرم افزار

پس از شناخت قابلیت‌های گوناگون نرم افزار حسابداری حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردی را که می بایست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشریح می‌شود.

• تعداد نمایندگی ها و دفاتر فروش سازمان فروشنده: که هرچه بیشتر باشد بیانگر استقبال از آن فروشنده خواهد بود.
• به‌روزرسانی مستمر نرم افزار: تامین کننده خوب نرم افزار حسابداری، تامین کننده ای است که نرم افزار را بطور مستمر بروزرسانی نموده و ایرادات و باگ های نرم افزار را بطور دائم اصلاح و رفع می کند.
• مسیر تکامل و ارایه نسخه های جدید نرم افزار (Upgrade): شرکت خوب تامین کننده نرم افزار، شرکتی است که سرمایه گذاری هنگفتی بر مهندسی و توسعه طرح های جدید محصول خود نموده و آن را بطور منظم بهبود بخشد.
• تیم پشتیبانی فنی خوب: شرکت ارایه دهنده نرم افزار باید بطور مستمر و متعهدانه، پس از فروش نرم افزار، اقدامات پشتیبانی از نرم افزار را به خوبی انجام داده و پاسخگوی سوالات و مشکلات سازمان و کاربران باشد.

6) اجرای سیستم

زمانی که فروشنده و نرم‌افزار موردنظر انتخاب و خریداری شد، حال موقع نصب و اجرای نرم افزار است. این فرآیند از جمله جذاب ترین فرآیندها بوده و برای انجام موفقیت آمیز آن می بایست موارد ذیل را دنبال کرد:

• اصلاح و تکمیل نرم افزار را به زمان دیگری موکول کرد: یعنی در وهله نخست لازم است ساختارهای بنیادین نرم افزار در سازمان مستقر شده، سپس برای تکمیل، شخصی سازی و اضافه کردن ماژول های خاص به آن اقدام کرد.
• فرآهم کردن بستری مناسب جهت آموزش سیستم به کاربران.
• آگاه ساختن کارکنان و تمامی افراد درگیر در سیستم جدید با کارکردهای سیستم جدید.
• در فرآیند اجرا باید آهسته و پیوسته گام برداشت. عجله در اجرای نرم‌افزار منجر به بروز مشکلات عدیده ای خواهد شد.
• از آنجاکه ورود یک سیستم جدید و برچیدن سیستم های سنتی نیازمند تعریف شغل‌ها و پست های جدیدی برای سازمان است با دقت در این امر میزان تعهد کاربران را افزایش دهید.
• برنامه ریزی برای بررسی و ارزیابی مستمر نرم افزار (سیستم جدید)

پنج اشتباه رایجی که افراد هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری با آن مواجه می شوند به شرح ذیل است:

1. پیش از انتخاب سیستم جدید، بررسی دقیق و تحلیلی بر کارکردهای موردنیاز سیستم و انتظارات و نیازمندی های خود از سیستم انجام نمی دهند.
2. سوء برداشت از مزایای مکانیزه سازی فرآیندهای سازمان.
3. نادیده انگاشتن منافعی که کمی نبوده و محاسبه آنها دشوار است (مثل : بهره وری، تصمیم گیری بهتر و صحیح‌ تر و ... )
4. درگیر نشدن مدیران و کارکنان سازمان در فرآیند انتخاب و واگذاری کامل آن به مشاور.
5. استنباط اینکه نرم افزار حسابداری تنها به درد حسابداران خورده و سایر افراد و دپارتمان‌ها بهره‌ای از آن نمی برند.

تا به حال برایتان پیش آمده که قبل از خرید یک محصول، با جستجو در منابع مختلف و کسب اطلاعات درمورد آن به تصمیم‌گیری بپردازید؟ در واقع همه به دنبال آن هستیم که در هنگام خرید یک محصول، بهترین گزینه را انتخاب کنیم و برای آن هم به هر منبع معتبری سر می‌زنیم؛ پس چرا برای موضوع مهمی مثل خرید سیستم حسابداری خوب هم همین رفتار  را انجام ندهیم؟

مثلا تصور کنید قصد خرید یک گوشی موبایل دارید، اگر به روش‌های مدرن امروزی عادت کرده باشید احتمالا اولین کاری که می‌کنید این است که سایت‌ها و فروشگاه‌های آنلاین را جستجو می‌کنید و در مورد قیمت و امکانات آن بررسی‌ها لازم را انجام می‌دهید.

واقعیت این است که اگر نگاهی به روش زندگی امروزی خودمان بی‌اندازیم، به‌سادگی متوجه می‌شویم که تمامی کارهای پیچیده و حساب کتاب‌ها را به ابزارها سپرده‌ایم و کمتر ذهن خودمان را درگیر محاسبات اعداد و ارقام می‌کنیم.

این موضوع درمورد تمام کسب‌و‌کارها هم صدق می‌کند؛ دیگر کمتر کسب‌و‌کاری هست که هنوز هم از روش‌های سنتی حسابداری استفاده کند و خواه ناخواه همگی به‌سمت استفاده از سیستم‌های حسابداری رفته‌اند. برای اینکه بتوانید یک سیستم حسابداری خوب تهیه کنید، باید به مانند تمامی خریدهای مهم دیگرتان، چند فاکتور مهم برایش در نظر بگیرید و قدم به قدم کنار این فاکتورها تیک بزنید.

قبل از اینکه این فاکتورها را برای شما معرفی کنیم، تعریفی از اینکه اصلا سیستم حسابداری خوب چیست داشته باشیم؛

اصلا سیستم حسابداری خوب چیست؟

سیستم حسابداری مجموعه‌ای از برنامه‌های به‌هم پیوسته است که با استفاده از مفاهیم حسابداری، توسط متخصصان حوزه حسابداری و برنامه نویسی ساخته شده تا کاربران بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن و با بیش‌ترین دقت، جمع آوری، ذخیره، پردازش و به‌طورکلی مدیریت امور مالی خود را انجام دهند. البته سیستم حسابداری برای هر کسب و کاری می‌تواند دارای دسته بندی‌های گوناگون باشد. مثلا یک سیستم حسابداری خوب برای صنعت پیمانکاری تفاوت‌های مهمی با سیستم حسابداری مناسب برای صنعت کاشی و سرامیک خواهد بود

روش کار سیستم حسابداری

سیستم حسابداری نیز مانند تمامی سیستم‌های دیگر سه مرحله اساسی دارد و با استفاده از ورود داده‌های مالی، پردازش این داده‌ها و در نهایت ارسال خروجی کار می‌کند.

1. ورودی داده
   رویدادها و داده‌های مالی مانند صورت‌حساب خرید و فروش، دریافت و پرداخت‌ها و...  به عنوان خوراک سیستم توسط کاربر در سیستم حسابداری وارد می‌شوند تا مرحله پردازش شروع شود.
2. پردازش داده
   پس از ورود داده‌ها که همان اسناد و مدارک مالی و حسابداری هستند، سیستم حسابداری این داده‌ها را به ترتیب پردازش می‌کند؛ اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیری که بر دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها و درآمدها و...  دارند به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.ثبت‌های انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حساب‌های مربوطه در دفترکل منتقل می‌شوند. زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفترکل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی‌تر و تفضیلی از حساب‌های دفتر کل، از دفاتر  معین استفاده می‌شود.البته همانطور که گفتیم این فرآیند در مورد صنایع مختلف می‌تواند دارای تفاوت‌هایی باشد که نیازهای آن صنعت خاص را برطرف کند.
3. خروجی داده
   حاصل این پردازش‌ها در سیستم حسابداری، صورت‌ها و گزارش‌های مالی است که در پایان هرماه، با تهیه تراز آزمایشی صحت‌سنجی می‌شود. گزارشاتی که بعد از پردازش داده استخراج می‌شوند اهمیت فر اوانی در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و افق پیش روی شرکت یا سازمان می‌گذارد، اهمیت پردازش داده‌ها در صنایع مختلف در این مرحله به وضوح قابل لمس خواهد بود.

سیستم حسابداری خوب چه مزایایی دارد؟

افزایش سرعت

همانطور که می‌دانید، شرایط اقتصادی به سمتی می‌رود که سرعت و چابکی، موضوعی مهم در موفقیت هر کسب و کار محسوب اگر می‌خواهید خیلی زود از دور رقابت بیرون نروید، باید بتوانید به سرعت و با چابکی به تغییر شرایط واکنش نشان دهید. با استفاده از سیستم حسابداری خوب به راحتی می‌توانید سرعت واکنشتان نسبت به شرایط اقتصادی را بالا ببرید.

افزایش دقت

اگر کاری به‌سرعت انجام شود اما دقت در آن رعایت نشود، هیچ ارزشی نخواهد داشت. انسان‌ها هم می‌توانند به خوبی محاسبات اعداد و ارقام در حسابداری را انجام دهند اما ممکن است دقت کافی در حساب و کتاب را از دست بدهند، پس در مقابل اطلاعاتی که می‌تواند در سرنوشت یه کسب و کار یا سازمان تاثیرگذار باشد، اصلا نباید ریسک کرد.

ارائه انواع گزارش

یک سیستم حسابداری خوب می‌تواند گزارش‌های جامع و کاملی ارائه دهد تا صاحبان کسب‌وکار بتوانند تصمیم مناسب اتخاذ کنند. هرچه این گزارشات کامل‌تر و دقیق‌تر باشند، افق دید بهتری به مدیران خواهند داد که نتایج بهتری با تصمیمات خود کسب کنند.

کاهش هزینه‌ها

ترکیب سرعت، دقت و گزارش جامع در کنار هم یک فرمول طلایی می‌سازد که در کاهش هزینه‌های مازاد و سربار سازمان یا کسب و کارتان اثر فوق‌العاده زیادی می‌گذارد.

هدف اجرای سیستم حسابداری در کسب و کار چیست؟

سیستم حسابداری باهدف افزایش دقت و سرعت حساب و کتاب کسب و کارها تولید شده است که البته ویژگی‌های  مهم دیگری هم دارد؛ سیستم حسابداری، به‌عنوان بخشی از سیستم مالی‌و اداری، همواره بیش‌ترین بار اطلاعاتی برای تجزیه‌و‌تحلیل را به‌دوش می‌کشدو  اطلاعات مهمی را بعد از سنجش و پردازش به تصمیم‌گیرندگان سازمان یا کسب‌وکار انتقال می‌دهد. بنابراین اگر یک سیستم حسابداری به‌خوبی طراحی شده باشد می‌تواند اطلاعات مفیدی برای «عملیات و نیازهای قانونی» و «تصمیم‌گیری» ارائه دهد.

حالا بریم سراغ اینکه چطور سیستم حسابداری خوب تهیه کنیم؟

خرید یک سیستم حسابداری خوب، تصمیمی مهم و چالش برانگیز است که نیاز دارد تمام جوانب و زوایای آن بررسی شود تا جلوی ضرر وزیان احتمالی در فرآیندهای کاری را بگیرد. برای اینکه یک سیستم حسابداری خوب انتخاب کنید باید بررسی کنید که آیا یک سری ویژگی مهم را دارد یا خیر که به نظر موضوعی سخت می‌رسد اما این بررسی ارزشش را دارد تا خیالتان راحت باشد.

به تازگی شرکت‌های زیادی به وجود آمدند که در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری و سیستم حسابداری کار می‌کنند اما یک سیستم حسابداری خوب  علاوه بر پارامترهای فنی، باید ازشرکتی معتبر که سابقه طولانی در زمینه نرم افزارهای مالی‌واداری داشته باشد تهیه شود چون این شرکت‌ها باتوجه به تجربه‌ای که طی سال‌های طولانی در حوزه‌های مختلف صنعتی پیدا کرده‌اند، زیر و بم هر کسب و کار را می‌شناسند و علاوه بر این از لحاظ پشتیبانی نیز برای رضایت مشتریان تمام تلاش خود را می‌کنند.

برای اینکه بتوانید تشخیص دهید که کدام شرکت می‌تواند سیستم حسابداری مناسب شما را ارائه دهد باید چند موضوع را درنظر بگیرید:

سابقه فعالیت

همانطور که گفتیم سابقه در هر کاری بسیار مهم است و این موضوع درمورد شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار هم صدق می‌کند. یکی از راه‌های تشخیص سابقه فعالیت، وب‌سایت آن شرکت است. مسلما شرکت تولیدکننده نرم افزار مالی و اداری که سابقه فعالیت طولانی داشته باشد، تجربیات گران‌بهایی از پروژه‌ها و محصولات قبلی خود به دست آورده که در محصولات جدید اعمال می‌کند و نتیجه آن نرم افزار مالی جامع‌تر و کاراتر خواهد بود.

خدمات پشتیبانی

پشتیبانی نرم افزار حسابداری یکی از مهم‌ترین موضوعات بعد از خرید سیستم حسابداری است، زیرا اگر دچار مشکل در هنگام کار با سیستم حسابداری شوید و کسی برای رفع مشکل شما وجود نداشته باشد در فرآیند کسب‌وکار اختلال وارد می‌شود.

جامعیت

یک سیستم حسابداری مناسب باید بتواند تمامی صنایع و حوزه‌های کسب‌وکاری را پوشش دهد و برای هر کدام راهکار متناسب ارائه دهد. همانطور که پیش‌تر گفتیم مزیت یک سیستم حسابداری خوب این است که بتواند برای کسب و کارها، صنایع و سازمان‌های متفاوت، اطلاعات را به خوبی و دقت تمام پردازش کند و گزارشات مورد نیاز آنها را ارائه دهد.

سخن آخر

همانطور که گفتیم احتمالا در نگاه اول، انتخاب سیستم حسابداری خوب سخت به‌نظر برسد؛ اما اگر خوب توجه کنید می‌بینید که شرکت‌های معتبر  و با سابقه‌ای مثل شرکت حساب رایان پارس وجود دارند که از هر لحاظ بتوانند نیاز شما را برطرف سازند.

برای اطمینان بیشتر می‌توانید درخواست دمو یا مشاوره خودتان را ثبت کنید تا مشاوران ما در اولین فرصت برای شما نیازسنجی کنند و اطلاعات تکمیل در اختیار شما قرار دهند.

حتی اگر خودتان نتوانستید به اطمینان کامل دست یابید، می‌توانید با پرس‌وجو از افرادی که در زمینه نرم‌افزار مالی‌واداری سابقه فعالیت دارند به اطمینان کامل درمورد این شرکت برسید تا چشم‌اندازی شفاف در این زمینه پیدا کنید.